Принципы разработки информационных технологий управления персоналом

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Принципы  разработки информационных технологий управления персоналом 

Реферат по информационным технология управления

студентки 2 курса заочной сокращенной формы  обучения

специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление» 
 
 
 
 
 
 
 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение………………………………………………………………………………...3

1. Технология управления

I.1. Понятие информационных технологии управления..............................................5

II. Современные информационные технологии

II.1. Автоматизация офиса………………………………………………………….....8

Заключение……………………………………………………………………………13

Список  использованных источников и литературы………………………………..15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

   Актуальность темы: главным направлением перестройки менеджмента  и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным  условиям стало массовое использование новейшей  компьютерной  и  телекоммуникационной техники,  формирование  на  ее   основе   высокоэффективных   информационно- управленческих  технологий.  Средства  и   методы   прикладной   информатики используются в менеджменте и маркетинге.  Новые  технологии,  основанные  на компьютерной  технике,   требуют   радикальных   изменений   организационных структур  менеджмента,  его  регламента,   кадрового   потенциала,   системы документации, фиксирования и  передачи  информации.  Особое  значение  имеет внедрение информационного менеджмента, значительно  расширяющее  возможности использования компаниями информационных ресурсов.  Развитие  информационного менеджмента связано  с  организацией  системы  обработки  данных  и  знаний, последовательного их развития до уровня  интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали  и  горизонтали  все  уровни  и звенья производства и сбыта.

        В современных условиях эффективное   управление  представляет  собой ценный   ресурс   организации,   наряду   с   финансовыми,    материальными, человеческими и другими ресурсами.  Следовательно,  повышение  эффективности управленческой    деятельности    становится    одним     из     направлений совершенствования  деятельности  предприятия  в  целом.  Наиболее  очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является  его автоматизация.   Но   то,   что   действительно,    скажем,    для    строго формализованного производственного процесса, отнюдь не  столь  очевидно  для такой изящной сферы, как  управление.  Трудности,  возникающие  при  решении задачи автоматизированной поддержки управленческого  труда,  связаны  с  его спецификой.  Управленческий  труд  отличается  сложностью  и  многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями  с  различными явлениями   и   процессами.   Это,   прежде   всего,   труд   творческий   и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще  не  поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация  управленческой  деятельности изначально связывалась только с  автоматизацией  некоторых  вспомогательных, рутинных  операций.   Но   бурное   развитие   информационных   компьютерных технологий,   совершенствование   технической    платформы    и    появление принципиально новых классов программных  продуктов  привело  в  наши  дни  к изменению подходов к автоматизации управления производством.

      Цель: исследовать принципы,  проблемы,  стратегию внедрения и использования ИТ в управлении персоналом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Технология  управления

I.1. Понятие информационных технологии управления 

    Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

    Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы  управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

    Для принятия решений на уровне управленческого  контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. на этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

- оценка планируемого состояния объекта управления;

- оценка отклонений от планируемого состояния;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

    Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

    Регулярные  отчеты создаются в соответствии с установленным графиком.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

    И те, и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов. В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.¹ 

    Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

    Чрезвычайные  отчеты содержат данные чрезвычайного характера.

    Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления по отклонениям.

    Управление  по отклонениям предполагает, что  главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). 

 

Рис. 1. Основные компоненты ИТ управления. 

    Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

    Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется  в периодические и специальные  отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

- данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

- планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

II. Современные информационные технологии

II.1. Автоматизация офиса 

    Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

    Автоматизация офиса (рис. 2) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. 

Рис. 2. Основные компоненты автоматизации офиса²

    Автоматизированный  офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

    Информационная  технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

    Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями  и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее  время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров  и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации  офиса; текстовый процессор, табличный  процессор, электронная почта, электронный  календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

    Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные  компоненты

    База  данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

    Могут ежедневно по электронной почте  поступать с биржи сведения о  курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций  этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация  из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, компьютерные конференции и  др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

    Полученная  из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного  программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

    Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.³