Часто табличные процессоры причисляют к  интегрированным пакетам, так как  они предоставляют четыре группы возможностей:

     1) работа с электронными таблицами;

     2) ведение баз данных, сформированных в табличной форме;

     3) отображение данных в графической  форме; 

     4) коммуникативные средства для  работы в вычислительной сети.

     При этом первая группа возможностей является главенствующей, а остальные полностью подчинены первой.

     Табличные процессоры являются одним из основных компонентов интегрированных пакетов: Simphony, Open Access, Framework, Works и др.

     Основные  функции табличных процессоров, как правило, заключаются в том, чтобы:

• создавать таблицы на экране монитора ПК;
• оперативно изменять структуру таблицы без потери ранее введенной информации;
• редактировать введенные ранее данные в экранном режиме;
• осуществлять немедленный пересчет большого объема заданных вычислений при изменении исходных данных;
• записывать таблицы на диск, сохраняя их для последующей работы;
• распечатывать таблицы;
• изображать статистические данные в виде графиков и различного рода диаграмм, распечатывать эти графические отображения;
• управлять данными, создавать и использовать небольшие по объему и структуре базы данных;
• осуществлять поиск и сортировку данных, содержащихся в таблицах.

     Кроме того, табличные процессоры дают возможность:

• представлять числа в таблице в различных форматах;
• реализовывать математические, логические, статистические, финансовые функции и функции для работы с датами, генерацию случайных чисел;
• защищать клетки таблицы от несанкционированных действий;
• "прятать" столбцы с данными путем использования специальных команд;
• создавать командные файлы, с помощью которых можно составлять программы на простом языке высокого уровня;
• устанавливать связи с другими программными продуктами, в частности, переносить таблицы в текстовый процессор.

     ТабП  позволяет редактировать одновременно несколько таблиц, каждая из которых может содержать ссылки на клетки других таблиц. В групповом режиме таблиц можно вводить одновременно данные общие для всей группы. Выполнение преобразования, манипулирование и оформление таблицы на одном листе одновременно распространяется на все другие листы группы. Это значительно экономит время.

     В современных ТабП имеется значительное количество образцов плоских и объемных диаграмм, в том числе изображенных даже в полярной системе координат. При этом на одной диаграмме можно отобразить данные, размещенные на нескольких рабочих листах. В ТабП встроен графический редактор, который дает возможность дополнительно редактировать созданные диаграммы для придания им большей выразительности и информативности за счет перемещения или наложения диаграмм, ввода текстов и графических символов. Можно использовать несколько десятков шрифтов.

     Перед печатью в режиме Просмотр пользователь имеет возможность увидеть на экране то, что будет печатать принтер со всеми шрифтами, оттенками и т.д.

     При печати можно накладывать на диаграммы  сетку, выделять полутона, задавать длину  страницы и межстрочного интервала, номера страниц и т.д. Широкие таблицы выводятся на печать с разворотом на 90 градусов и выравниванием правой границы.

     В современных ТабП имеется Мастер функций, в котором значительно расширено количество статистических, математических, финансовых, календарных (они дополнены функциями времени) и других встроенных функций. Поэтому, наряду с построением аналитических таблиц, можно успешно решать задачи корреляционного, регрессионного анализов, прогнозирования, оптимизации (линейного, дробного и целочисленного программирования) и многие другие вопросы.

ГЛАВА 2. ОБЗОР НАИБОЛЕЕ ПОПУЛЯРНЫХ ТАБЛИЧНЫХ  ПРОЦЕССОРОВ

2.1 Microsoft Excel

     Документ Excel называется рабочей книгой, книга представляет собой набор рабочих листов, каждый лист имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Документ Excel сохраняется в виде файла с расширением *.xls. В окне документа отображается только текущий рабочий лист, он называется активным. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа. С помощью ярлычков можно переключаться на другие рабочие листы данной книги. На каждом листе имеются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки.

     Рабочее окно содержит стандартную строку заголовка, панели инструментов и строку, в которой расположены поле имени и строка формул. В нижней части окна расположена строка состояния. На правом конце строки состояния располагается надпись NUM, если на клавиатуре включен режим Num Lock (малая цифровая клавиатура).

     Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами (A, B,… AA,…, IV), строки озаглавлены цифрами. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки таблицы. Обозначение (адрес, ссылка) ячейки составляется из номера столбца и строки. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Рамка активной ячейки играет роль курсора. Заголовки активной ячейки выделяются полужирным шрифтом и рельефно приподняты.

     Используя в формульных выражениях табличную  и страничную адресацию, можно связывать таблицы, создавая и обрабатывая трехмерные таблицы. Трехмерная таблица представляет собой упорядоченную группу двухмерных таблиц одинакового размера. Например, двухмерная таблица характеризует состояние преступности в регионе N за определенный год. Трехмерная таблица как совокупность двухмерных таблиц представляет динамику преступности в этом регионе по годам. Перемещаться по трехмерной таблице можно ускоренно как в плоскости любой двухмерной таблицы, так и в третьем измерении по срезу этих таблиц.

     Помимо  трехмерных таблиц, пользователь может  разбить любую сложную задачу на ряд более простых фрагментов, размещаемых на разных листах.

     В формулах можно задавать двухмерные и трехмерные диапазоны групп клеток. Если в одной из взаимосвязанных таблиц произошло изменение, то ссылки на нее в других таблицах автоматически корректируются. Допускается копирование и перемещение данных из таблицы в таблицу.

     Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=». Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу . В этом случае непосредственно под строкой формул открывается Мастер функций, предлагающий выбрать необходимую функцию.

     Под формулой понимается набор чисел  и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

     По  окончании ввода формула в  таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

     При работе с Excel важно не производить  никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

2.1.1 Абсолютные и относительные адреса ячеек

1. У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и  строки, то есть, именем ячейки. Когда  в примере мы вычисляли значение В10 как корень В8, мы использовали адреса ячеек, входящих в формулу.
2. Но если нам захочется подсчитать значение в следующей ячейке В11, то опять придется записывать формулу В11=КОРЕНЬ(B8). Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизировать.
3. Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца В, чтобы в них автоматически записывался корень соответствующей ячейки столбца В. Формула тогда выглядела бы так: Вычислить корень из числа, находящегося на две ячейки выше данной. Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т. п. не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.
4. Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.
5. Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».
6. Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».
7. Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4. [2]

      Вычисления, которые позволяет производить  программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

1. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу или нажатием клавиши «=», то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью которого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.
2. Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе Excel. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция - конкретную функцию.

После того как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции.

3. В верхней части палитры размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргумент указан полужирным шрифтом, значит, он является обязательным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.

     Задавать  аргументы функции можно в  числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.

     Программа Excel допускает вложение функций, то есть в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

     Электронные таблицы Excel часто используют для  ведения простейших баз данных. Возможности таких баз заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.

1. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.
2. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек, и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
3. Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.
4. При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации - автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.
5. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.
6. Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.
7. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы, отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.