Применение электронных таблиц в экономических расчётах

     Пример  2. Предположим, что в ячейке находится формула В5 + ( С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.

1.2.3 Функции.

     Функция представляет собой программу с  уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

     Пример  3. Ячейка содержит функцию вычисления корня из числа, находящегося в ячейке В8. в следующем виде:

     

1.2.4 Даты.

     Особым  типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат.

     

     Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:

• если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
• если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
• ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @;
• если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.

     Логические  данные используются в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия клавиши в этой ячейке будет выведено «Истина». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».

     Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Одна служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль). [8]

1.2.5 Форматирование числовых данных в ячейках

     Вы  можете использовать различные форматы  представления числовых данных в  рамках одной и той же электронной  таблицы. По умолчанию числа располагаются  в клетке, выравниваясь по правому  краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.

     Основной  формат используется по умолчанию, обеспечивая  запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

     Формат  с фиксированным количеством  десятичных знаков обеспечивает представление  чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 – как .12.

     Процентный  формат обеспечивает представление  введенных данных в форме процентов  со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%, а при вводе 123 - 12300.0%.

     Денежный  формат обеспечивает такое представление  чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345-00 (с точностью до двух десятичных знаков).

     Научный формат, используемый для представления  очень больших или очень маленьких  чисел, обеспечивает представление  вводимых чисел в виде двух компонентов:

     - мантиссы, имеющей один десятичный  разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;

     - порядка числа.

     Пример  4. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число .0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.

1.3 Используемые типы  функций

     В Excel имеется большое количество встроенных функций. Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам и в указанном порядке. Запись каждой функции состоит из трех элементов:

     a) Знака равенства "=";

     b) Названия функции, например СУММ, SIN;

     c) Аргумента. Тип аргумента зависит  от функции и может состоять  из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, ссылок, формул и т.д.

     Каждая  функция имеет свой синтаксис, который  необходимо строго соблюдать, в противном случае вычисления могут содержать ошибки. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Структура функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с запятыми, а затем - закрывающая скобка.

     Для задания функции можно использовать пиктограммы на панели инструментов (Автосуммирование), (Мастер функций) или кнопку "=" в строке формул. При вводе функции перед ее именем автоматически вводится знак "=".

     Вычисления  в таблицах производятся с помощью  формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.

     При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

     Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

     В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:

     + сложение,

     - вычитание,

     * умножение,

     / деление,

     ^ возведение в степень.

     Каждая  формула в электронной таблице  содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательность выполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень, затем - умножение и деление и только после этого – вычитание и сложение. Если вы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

     Арифметические  формулы могут также содержать  операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (>).

     Как уже говорилось, таблица может  содержать как основные, так и  производные данные. Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы используют формулы.

1.4 Области применения  табличных процессоров

     Электронная таблица – это широко распространенная и мощная информационная технология, предназначенная для профессиональной работы с данными. Это – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

     Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.

     Особенностью  программ данного типа является то, что в них структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных, так как они привязываются к структурным элементам таблиц – ячейкам. Главное их достоинство – возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных с формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах. Сфера применения их значительно шире.

     Электронные таблицы используются для:

• подготовки табличных документов, обработки сводок, составления реестров и прочих документов;
• проведения анализа с использованием механизма поиска и сортирования данных;
• проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
• создания баз данных;
• автоматизации итоговых вычислений;
• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.

     Для работы с табличными данными используются программные средства, называемые электронными таблицами или табличными процессорами:

• Excel,
• Multiplan,
• Lotus 1-2-3,
• Quatro Pro,
• SuperCalc,
• VisiCalc.

     Первая  программа электронной таблицы VisiCalc была разработана в 1979 г. Д. Бриклином. В последствии эта программа (и ей подобные) получила "кличку" Killer - Apps (Убийцы приложений). Термин Killer - Apps обозначает программные продукты, появление которых на рынке благодаря наличию новых возможностей или совершенно новых и ясных идей по сравнению с уже известными программными продуктами приводит к вытеснению конкурентов с рынка. В ее основе лежала электронная модель обычной таблицы. Причем каждая ячейка таблицы имела уникальный адрес (имя) благодаря чему, можно было использовать данные из этой ячейки в других. Все программы такого рода предназначены для ввода формул которые обрабатывают введенные данные. Концепция электронной таблицы была подхвачена рядом фирм, но только в 1982 г. была представлена прикладная программа Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, которая превзошла VisiCalc по своей популярности. Табличный процессор (Та6П) Multiplan фирмы Microsoft превосходил Lotus 1-2-3 по своим возможностям и уровню сервиса, но работал приблизительно в 10 раз медленнее, поэтому оказался неконкурентноспособным на мировом рынке прикладных программных продуктов для ПК.

     С табличным процессором Lotus 1-2-3 успешно  конкурировал ТабП SuperCalc, разработанный  фирмой Computer Associates International. Они имели  одинаковые функции, были сравнимы по своим возможностям и сервису. Но в нашей стране, начиная с 1985 г., отдавали предпочтение семейству SuperCalc. Это было связано с отсутствием проблем по использованию алфавита "кириллица" при вводе текста в таблицы на русском языке и выводе ее на печать, а также отсутствием защиты от копирования.

     Был даже разработан ряд русифицированных адаптированных пакетов: АБАК (адаптация  на русский язык версии SuperCalc 2 - для  микроэвм "ЕС 1840, 1841"), ВАРИТАБ-86 (адаптированная на русский язык версия SuperCalc 3 - для ПК "Роботрон 1715), которые, однако, уступали по своим возможностям оригиналу.

     Несмотря  на неудачу с ТабП Multiplan, фирма Microsoft добилась успеха, создав ТабП Excel после разработки в 1985 г. операционной оболочки Windows, в среде которой можно было создавать ЭТ.

     Дальнейшее  совершенствование табличных процессоров  осуществлялось в направлении увеличения объема или размера (количества строк и столбцов) ЭТ, создания более удобного для пользователя сервиса, интерпретации статистических результатов в виде графических построений, а также макрокоманд, средств организации баз данных с возможностью выборки данных по требуемым критериям поиска.