На небольших предприятиях некоторые  участки работы бухгалтеры автоматизируют своими силами. Если для хранения информации используются базы данных, то их удобно создавать с помощью программы Access. Освоить Access на пользовательском уровне можно самостоятельно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.4 MICROSOFT  OUTLOOK

Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы. Так, для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки, для планирования ежедневных встреч и дел – еженедельники, для временных записей – блокноты для заметок. Помимо перечисленных видов блокнотов составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

        Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.

        Информация, с которой работает  пользователь в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны своим бумажным предшественникам. Удобные способы представления информации, её поиска, средства напоминания, предлагаемые средой  Outlook , могут помочь эффективно организовать работу пользователя. Среду Outlook может использовать и руководитель, и секретарь, и другие сотрудники.

       Основными элементами информации, с которыми работает среда  Outlook, являются папки Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник.

        Папка Контакты является хранилищем  сведений и данных о людях,  с которыми поддерживаются деловые  и личные отношения.

        В среде Outlook для планирования встреч, собраний и событий и установления времени их проведения предназначена папка Календарь.

        Для описания сведений о задаче (задача - дело, которое надо выполнить) и организации решения задач используется папка Задачи.

        Телефонные звонки, а также вся работа по созданию и обработке различных документов на компьютере фиксируется в папке Дневник.

        Основными действиями, которые можно  выполнять над элементами в среде Outlook, являются:

• создать;
• установить и изменить параметры;
• выделить, скопировать, вставить копию, удалить;
• пометить как выполненный;
• переслать другому лицу;
• прикрепить документ;
• связать с контактом.

       Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого пользователя, так и групповую работу (если это необходимо для группы сотрудников организации). Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.

       Для организации групповой работы  сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник – администратор сети. 

4. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

4.1 Общая характеристика задачи

 

     Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицы по приведенным ниже формам (рис. 1, 2, 3). Для получения значений итоговых граф в таблицах на рис. 7 и 8 используйте расчетную формулу: гр.5 = гр.3 - гр.4.

     Заполнить таблицу (рис. 3) числовыми данными, выполнив консолидацию по расположению.

     Ввести текущее значение между таблицей и ее названием.

     По  данным таблицы на рис. 3 построить гистограмму с заголовком, названием осей координат и легендой.

Рис. 1. Свод лицевых счетов пенсионеров за январь

Рис. 2. Свод лицевых счетов пенсионеров за февраль 

Рис. 3. Свод лицевых счетов пенсионеров за январь февраль

4.2 Описание алгоритма решения задачи

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 4. Инфологическая модель решения задачи

i, j – коды месяцев (январь и февраль);

S_i, S_j – суммы причитающихся пенсий (руб.) за месяц «i» и «j»;

U_i, U_j – удержания по исполнит. документам (руб.) за месяц «i» и «j»;

P_i, P_j – выплачено за месяц «i» и «j»;

P_Σ – выплачено пенсионеру (руб.) за 2 месяца.

4.3 Выбор ППП

 

     Для решения данной экономической задачи была выбрана среда табличного процессора MS Excel.

     Microsoft Office Excel является средством для создания электронных таблиц, которые обладают возможностями для проведения простых расчетов, как с использованием арифметических действий, так и с помощью встроенных функций; для построения разных типов диаграмм; для оформления полученных таблиц и т.д.

4.4 Проектирование форм выходных документов и графическое представление данных по выбранной задаче

Заполним столбец 5 (Выплачено пенсионеру, руб.) по формуле:  Сумма причитающейся пенсии минус Удержания по исполнительным документам

Рис. 5. Свод лицевых счетов пенсионеров за январь 
 
 
 

Заполним столбец 5 (Выплачено пенсионеру, руб.) по формуле:  Сумма причитающейся пенсии минус Удержания по исполнительным документам

Рис. 6. Свод лицевых счетов пенсионеров за февраль

Консолидация  это объединение значений из нескольких диапазонов в один новый диапазон.

Выполним консолидацию лицевых счетов за январь и февраль.