Прикладные программные продукты Microsoft Office

        Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:

• использование разнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, с тенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете и т.п.);
• использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);
• редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);
• автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;
• встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);
• разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);
• введение ступенчатого, многоуровневого оглавления;
• поиск и замена фрагмента текста;
• работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).

       Кроме этого в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;
• автозамена опечаток при вводе;
• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);
• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);
• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;
• возможность создания стилей;
• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);
• наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.

       Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

• символы;
• слова;
• символьные абзацы;
• фрагменты текста 9выделенные блоки).

       Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

       Word предоставляет пользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты из документов, созданных в других программных средах, например в графическом редакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базами данных Access и других.

        Несмотря на то, что документ, созданный таким образом, состоит из разнотипных данных, он ведет себя как целостное образование. Его можно печатать, хранить, пересылать и производить с ним любые другие действия, как с обычным документом. Подобные документы получили название составных ли интегрированных документов. 
 

    3.2 MICROSOFT EXCEL

        С табличным представлением данных мы сталкиваемся во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

        Программное обеспечение, называемое  системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

        В ячейки электронной таблицы  можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

        Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

        Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях  исходных данных;
• построение диаграмм по данным таблиц;
• большой набор встроенных функций;
• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
• возможность работы с внешними базами данных;
• управление параметрами текста;
• вывод таблиц на печать;
• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
• проверка орфографии;
• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

       Следует еще раз подчеркнуть,  что электронная таблица позволяет  не только автоматически выполнять  расчеты, но и является очень  эффективным средством для проведения  численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

        Все эти качества позволяют считать табличный процессор обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

Диаграммы являются наглядным средством представления  данных и облегчают выполнение сравнений  данных, выявление закономерностей и т.д. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе, можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут цены на товар повседневного спроса или сравнить затраты предприятия по различным позициям.

        Чтобы создать диаграмму, следует,  прежде всего, ввести данные в таблицу, а затем выделить в таблице область, по данным которой будет строиться диаграмма. Для пошагового создания диаграммы средой предлагается Мастер диаграмм.

        Диаграмму можно создать на  отдельном листе или поместить  в качестве внедренного объекта на лист с данными. В связи с этим различают два вида диаграмм:

• внедрённые диаграммы;
• диаграммные листы.

        Внедренная диаграмма рассматривается  как графический объект и сохраняется  в качестве части листа, на  котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

        Лист диаграммы – это отдельный  лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется посмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или, когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

        Независимо от способа размещения, диаграмма является связанной  с исходными данными на листе, то есть при обновлении данных обновляется и созданная на их основе диаграмма.

        Основные режимы работы в Excel.

        Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
• редактирование данных при вводе;
• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
• построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

 

        Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально. 

       Рассмотрев наиболее распространенные  среди пользователей программы  нельзя не остановиться на  других программах, входящих в пакет MS Office. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3.3 MICROSOFT ACCESS

Человеку  свойственно систематизировать  информацию обо всем, что его окружает – о растениях, животных, химических элементах, механизмах. Созданы многотомные справочники по самым разным областям человеческого знания.

        Современные компьютерные технологии  позволяют организовать хранение  разнообразной информации на  компьютере в электронном виде. Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных (СУБД).

        Под базой данных следует понимать  некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Важно то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе.

        Данные, находящиеся в одной базе  данных, должны быть связаны между  собой по смыслу, логически. Это  достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте. Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя.

        Для организации работы базы  данных создан специальный комплекс программ, получивший название СУБД (система управления базами данных). Она предоставляет пользователю различные возможности поиска, сортировки, модификации и редактирования данных. Прикладные программы СУБД достаточно разнообразны. Рассмотрим работу СУБД Access, входящей в состав комплекса прикладных программ Microsoft Office.

       Из всех творений компании Microsoft бухгалтерам более всего знакомы текстовый редактор Word и табличный процессор Excel. С помощью последнего некоторые даже ухитряются автоматизировать учет на предприятии. А одно приложение из популярного пакета Microsoft Office большинством пользователей незаслуженно забыто. Речь идет о системе управления базами данных (СУБД) под названием Access.

       Что такое база данных? Говоря  просто, это огромное (или не очень)  количество информации, в котором  тем не менее удобно ориентироваться и искать то, что нужно. Поскольку с большинством регистров бухгалтерского учета удобнее работать в электронном виде, бухгалтер вполне может вести, скажем, журнал регистрации счетов-фактур или Главную книгу в созданной для этого базе данных. Бесспорно, можно обойтись и таблицами Excel, но в этой программе отсутствуют такие возможности, как построение запросов, работа со списками и многие другие, реализованные Access.

       К инструментам СУБД можно  отнести:

• главное окно базы данных;
• инструменты для создания таблиц;
• инструменты управления видом представления базы данных;
• инструменты обработки данных;
• инструменты вывода данных.

       Работа с базой данных начинается  с создания таблиц. Их может  быть несколько. Таблицы являются  основным хранилищем информации.

       На всех этапах работ можно  проводить редактирование таблицы,  которое подразумевает:

• изменение структуры: добавление и удаление полей;
• изменение типов и свойств полей;
• редактирование данных: исправление неточных данных, добавление записей.

Таблица характеризуется именем, структурой и количеством записей.

       Панель инструментов в Access аналогична той, что имеется в программе Word. Однако на этом сходство заканчивается. В отличие от текстового документа базу данных (БД) надо сначала назвать, сохранить на диске, а потом уже наполнять содержанием.