Организация Web-сайта для работы с документами по контрагентам в ОАО «Волжский подводник»

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Нижегородский государственный лингвистический университет

им. Н.А. Добролюбова

Факультет очно-заочного (вечернего) обучения

Кафедра математики и информатики

Горбунова Екатерина Анатольевна

Организация Web-сайта для работы с документами по контрагентам в ОАО «Волжский подводник»

              Выпускная квалификационная работа

Специальность 350800 – Документоведение и документационное обеспечение управления

Нижний Новгород 2008

Работа выполнена на кафедре математики и  информатики

Нижегородского государственного лингвистического университета

им. Н.А. Добролюбова

Научный руководитель_______________________________________________

Официальный рецензент__________________________________________________

Работа допущена к защите

Заведующий кафедрой ________________________________И.О. Фамилия

                                                                                                  “__________________” 200 г.

Защита состоится “______________________________________” 200  г.

Оценка защиты выпускной квалификационной работы

Государственной аттестационной комиссией _________________

“__________________” 200  г.

Председатель ГАК______________________________________________________

Аннотация

Тема дипломной работы – «Организация Web-сайта для работы с документами по контрагентам в организации  ОАО «Волжский подводник».

Целью данной работы являлось создание системы автоматизации работы с документами в отделе инженерных изысканий и ее внедрение на реально существующем предприятии.

Данная дипломная работа представлена на 88 страницах, включая введение, 1 главу, состоящую из 4 разделов и 2 подразделов, 2 главу, состоящую из 4 разделов, 3 главу, состоящую из 6 разделов, заключение, список использованных источников, содержащий 20 наименований. Работа содержит 18 рисунков, 1 схему и 2 приложения на 8 страницах.

В рамках темы была проанализирована информационно-документационная деятельность работы предприятия в целом и отдела инженерных изысканий в частности, была выявлена необходимость автоматизации работы с документами в данном отделе,  а также разработана модель автоматизации деятельности данного отдела с помощью Web-технологий.

Результаты исследования могут быть использованы при разработке аналогичных моделей автоматизации деятельности применительно к предприятиям со сложным структурным распределением, для оптимизации работы с  документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот в отделах.

Содержание

Введение ………………………………………………………………………..... 6

Глава 1 Анализ информационно-документационной деятельности

ОАО «Волжский подводник»……………………………………………..….. 10

1.1 История создания предприятия……..…………………………..……… 10

1.2 Общее описание предприятия……………….…….…………………... 24

1.3 Организационная структура на предприятии…………………………25

1.4 Деятельность отдела инженерных изысканий…………………………25

1.4.1 Цели и задачи отдел инженерных изысканий на предприятии..26

1.4.2 Информационные потоки отдела инженерных изысканий…….28

Глава 2 Обзор способов организации Web-сайтов………………………....... 32

2.1 Общий взгляд на методы организации Web-сайтов.............................. 32

2.2 Язык серверных сценариев PHP .............................................................. 37

2.3  PHP и система управления базами данных MySQL............................... 39

2.4 Утилита phpMyAdmin в MySQL...............................................................40

Глава 3 Организация Web-сайта для работы с документами........................... 45

3.1 Главная страница сайта.............................................................................. 45

3.2 Раздел «О предприятии»............................................................................ 46

3.3 Раздел «Производство».............................................................................. 48

3.4 Раздел для клиентов ................................................................................. 50

3.5 Раздел для сотрудников ............................................................................ 65

3.6 Раздел «Общение» ..................................................................................... 73

Заключение............................................................................................................ 85

Список использованных источников ................................................................. 87

Приложения ......................................................................................................... 89

Введение

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Ресурсом, без которого невозможна деловая, управленческая, любая социально значимая деятельность, является информация. Важнейшей организационной формой представления информации является документированная информация. Наряду с традиционным бумажным документом все активнее используются документы электронные.

Также необходимо отметить, что документы и материалы, представленные в информационных продуктах, постоянно обновляются, и изменения предоставляются пользователям в установленный период времени. Таким образом, пользователи получают возможность знакомиться с новыми документами и работать с актуальной информацией.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, большую часть рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Решение проблемы рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы была изучена и проанализирована организация работы в компании ОАО «Волжский подводник», в частности в отделе инженерных изысканий, а также методы и технологии его совершенствования.

Объектом исследования дипломной работы является документационное обеспечение управления на конкретном предприятии, в рамках которого реализуется процесс разработки и внедрения системы автоматизации работы с документами.

Предметом исследования являются процессы, методы и технологии, используемые в ходе разработки и внедрения эффективной автоматизированной системы управления документацией в отделе инженерных изысканий данной организации.

Целью дипломной работы является создание Web-сайта для работы с документами в отделе инженерных изысканий и ее внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- общий анализ информационно-документационной деятельности предприятия;

- изучение особенностей информационно-документационной деятельности отдела логистики на предприятии;

- выявление необходимости автоматизации работы отдела инженерных изысканий;

- исследование технологий организации Web-сайта как средства разработки;

- решение проблемы отдела инженерных изысканий предприятия, нуждающегося в автоматизации работы с документами с помощью Web-сайта;

- разработка необходимой для данного отдела предприятия информационной базы на Web-сайте,

- внедрение разработанной системы в рамках данного отдела предприятия.

Задачи исследования решаются на базе предприятия ОАО «Волжский подводник». Данное исследование подготовлено на основе описаний системы документооборота в организации в отделе инженерных изысканий, а также на основе описания подробных действий по созданию сайта.

Научная новизна дипломной работы состоит в разработке эффективной автоматизированной базы данных с использованием Web-технологий, которая позволяет максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенный способ организации работы с документами создает ускоренный доступ к стратегической информации  со   значительной
экономией средств, а также может обеспечить важные конкурентные преимущества. Результаты исследования могут быть использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным структурным распределением, для оптимизации работы с документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот в подобных отделах.

Методологической основой анализа документационного обеспечения управления на предприятии являются работы таких авторов, как Павлюк Л.В., Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М.,  Басаков М.И., Городнова А.А. Информационные потоки на предприятии рассмотрены в трудах Андреева Г.И., Живаевой О.В., Быковой А.. Роль отдела логистики в организации и информационные технологии в логистике исследовались Гайдаенко А.А.и Гайдаенко О.В.. В работах Кашаева С.М.,  Габец А., Гончарова Д., Козырева Д., Кухлевского Д., Радченко М. тщательным образом рассмотрены особенности работы с системой «1С: Предприятие 8». Также в процессе работы были использованы многочисленные электронные ресурсы, такие как http://www.termika.ru, http://www.logistics.ru, http://v8.1c.ru/ и другие.

Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении представлены ак­туальность выбранной темы, цель и содержание поставленных задач, объект и предмет исследования, теоретическая значимость и прикладная ценность полученных результатов.

В первой главе описывается информационно-документационное обеспечение управления в ОАО «Волжский подводник»,  информационные потоки на предприятии, применение информационных технологий, особенности работы отдела инженерных изысканий, а также выявляется необходимость автоматизации работы с документами в данном отделе.

Вторая глава посвящена характеристике методов организации Web-сайтов.

В третьей главе разработана и представлена информационная база по автоматизации работы с документами с использованием Web-сайта в данном отделе, в котором производилось ее внедрение с учетом специфики, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.

Заключение содержит выводы, сделанные по результатам всей работы, соотнесение полученных выводов с целями и задачами, по­ставленными во введении, соединение в единое целое извлеченных вы­водов, оценку успешности данной работы.

Глава 1 Анализ информационно-документационной деятельности ОАО «Волжский подводник»

1.1 История создания предприятия

              В июле 1988 г. на базе участка №4 Экспедиционного отряда подводно-технических работ Главтранснефти было создано Волго-Камское специализированное управление диагностики и восстановления подводных трубопроводов (СУ «Волгокамподводтрубопровод») с местом нахождения в с.Безводное Кстовского района Нижегородской области. Позднее, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17.11.1992 г.