Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Программа Excel допускает  вложение функций, то есть в качестве параметра одной функции может  быть указано значение другой функции.

Электронные таблицы Excel часто  используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких  баз заметно меньше, чем у баз  данных, разработанных в программе Access, но многие предпочитают не тратить время на освоение новой системы, а использовать подручные средства.

1. Таблица, используемая  в качестве базы данных, обычно  состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную  запись. Если данные представлены  в таком виде, программа Excel позволяет  производить сортировку и фильтрацию.

2. Сортировка – это  упорядочение данных по возрастанию  или по убыванию. Проще всего  произвести такую сортировку, выбрав  одну из ячеек и щелкнув  на кнопке Сортировка по возрастанию  или Сортировка по убыванию.

3. Параметры сортировки  задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое  окно Сортировка диапазона. В  нем можно выбрать от одного  до трех полей сортировки, а  также задать порядок сортировки  по каждому полю.

4. При фильтрации базы  отображаются только записи, обладающие  нужными свойствами. Простейшее  средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

5. По команде Автофильтр  в ячейках, содержащих заголовки  полей, появляются раскрывающие  кнопки. Щелчок на такой кнопке  открывает доступ к списку  вариантов фильтрации. Записи, не  удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

6. Чтобы создать произвольный  фильтр, следует в раскрывшемся  списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Пользовательский  автофильтр позволяет задать  более сложное условие фильтрации  по данному полю.

7. Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить  все записи. Чтобы, отменить использование  автофильтра, надо повторно дать  команду Данные > Фильтр > Автофильтр.

Для более наглядного представления  табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной  таблицы, и разместить ее в той  же самой рабочей книге.

1. Для создания диаграмм  и графиков удобно использовать  электронные таблицы, оформленные  в виде базы данных. Перед построением  диаграммы следует выбрать диапазон  данных, которые будут на ней  отображаться. Если включить в  диапазон ячейки, содержащие заголовки  полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

2. Мастер диаграмм подготавливает  создание диаграммы и работает  в несколько этапов. Переход от  этапа к этапу выполняется  щелчком на кнопке Далее. На  первом этапе работы мастера  выбирают тип диаграммы. Программа  Excel предоставляет возможность создания  нескольких десятков различных  типов и видов диаграмм.

3. Если диаграмма создается  на основе записей, имеющих  структуру базы данных, то вся  информация, необходимая на следующем  этапе работы мастера, вносится  в соответствующие поля автоматически.  После этого выбирают параметры  оформления различных частей  диаграммы. 

4. На последнем этапе  работы мастера выбирают рабочий  лист для размещения готовой  диаграммы. После щелчка на  кнопке Готово диаграмма создается  и размещается на рабочем листе. 

ечать готового документа  на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Как и во многих других программах, щелчок на кнопке Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами  настройки принтера, заданными по умолчанию. Если эти параметры надо изменить, можно использовать команду  файл > Печать, которая открывает  диалоговое окно Печать.

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому, если не требуется  печатать весь рабочий лист, можно  определить область печати. Область  печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл > Область  печати > Задать.

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих  командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей  книге может иметь свою область  печати, но только одну. Если повторно дать команду Файл > Область печати > Задать, то заданная область печати сбрасывается.

Размер печатной страницы ограничен размерами листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной области печати не всегда позволяет  разместить целый документ на одной  печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии. [ REF _Ref167012456 \r \h  \* MERGEFORMAT 5]

 

2.2 OpenOffice Calc

Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими  возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного  класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого  продукта Microsoft Office, и практически  неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки  позволяют пользователю быстро освоить  все особенности работы с данным программным продуктом.

 

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы  в меню Файл следует выбрать пункт  Открыть, если вы собираетесь редактировать  уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга  по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или  их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или  переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги  приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии  правой кнопки мыши, связаны с определенными  объектами программы, такими как  ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически  идентичен процессу работы с уже  рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать  в ячейках своих таблиц числа  (используя запятую для отделения  дробной части), формулы и текст.  К каждой ячейке может быть  добавлен комментарий (меню Вставка,  пункт Примечания), который автоматически  отображается при подведении  курсора к ячейке (если в меню  Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

Форматирование данных и  ячеек 

При создании практически  любого документа в той или  иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа  для их создания поддерживает возможности  форматирования. Особенностью этой программы  является как возможность использования  изначально заданных форматов, так  и создания своих собственных  стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек  их следует выделить, затем с помощью  пункта Ячейка... из меню Формат или  пункта Формат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое  содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке  Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно  установить тип, размер и цвет шрифта.

Рассмотрим несколько  поподробнее вкладку Выравнивание. Она предназначена для управления выравниванием содержимого ячейки. Кроме того, здесь устанавливается  расстояние от линий сетки и направление  письма. Переключатели По горизонтали  и По вертикали позволяют задать выравнивание содержимого ячейки в  горизонтальном и вертикальном направлении.

Если переключатель По горизонтали установлен в режим  Стандарт, то используются стандартные  правила выравнивания: числа выравниваются  по правому краю, а текст –  по левому.

Круглая кнопка позволяет  при помощи мыши плавно изменять угол наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает отображение содержимого  ячейки по вертикали, как бы в столбик.

Если указана опция  Разрыв строки, то будет разрешен автоматический разрыв строки на краю ячейки. Отметим, что нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также  приведет к разрыву строки.

При работе с ячейками электронной  таблицы, также как и с текстовыми документами, можно использовать как  жесткое, так и мягкое форматирование: либо непосредственно в ячейке задать определенный размер шрифта, либо создать стиль с необходимым размером шрифта и применить его к ячейке. Для документов, с которыми приходится работать часто, и которые при этом должны выглядеть одинаково, рекомендуется применять мягкое форматирование, т. е. воспользоваться стилем, а при работе с документами, которые необходимо только быстро напечатать, допустимо применение жесткого форматирования. Стили ячеек обеспечивают особое удобство и позволяют получать некоторые интересные эффекты.

OpenOffice Calc позволяет применять  стили ячеек как в ручном  режиме, так и автоматически –  в зависимости от определенных  условий. Если вы хотите особым  образом выделить некоторые данные  в таблице, например, все значения  выше среднего выделить зеленым  цветом, а значения ниже среднего  – красным, то желаемого результата  довольно просто достичь при  помощи условного форматирования. Есть две возможности связать  автоматическое присвоение формата  ячейки с некоторыми условиями. 

Первая из них – присвоение формата формулой. Функция СТИЛЬ  может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией ТЕКУЩ вы можете задать, например, цвет ячейки в зависимости  от значения. Использование формулы =...+СТИЛЬ( ЕСЛИ( ТЕКУЩ() >3; «красный»; «зеленый»)) вызывает окрашивание ячейки в красный  цвет, если значение больше 3, и назначает  стиль с именем «зеленый» в  ином случае (разумеется, если указанные  стили определены).

Другая возможность –  использование условного формата. При помощи пункта Условное форматирование из меню Формат в диалоге допускается  задание до трех условий, которые  должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. При изменении  данных стили форматирования будут  изменяться автоматически.

Формулы

При задании формул наряду с основными арифметическими  операциями, OpenOffice Calc предоставляет  множество специальных функций, которые можно ввести в интерактивном  режиме при помощи Автопилота функций. OpenOffice Calc поддерживает, в частности, многие статистические методы: от регрессионных  расчетов до доверительных интервалов. Особенно интересна возможность  изменять отдельные параметры в  вычислениях, зависящих от многих факторов, и прослеживать, как это влияет на результат. Это так называемые расчеты «что было бы, если». Например, при расчете кредита путем простого изменения периода, процентной ставки или сумм выплаты можно сразу же увидеть, как изменяются остальные факторы.

Как и все другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать относительные  и абсолютные ссылки. Перед каждым значением, которое должно использоваться как абсолютное, ставится знак доллара $. Для превращения текущей ссылки, в которой находится курсор в  строке ввода, из относительной в  абсолютную и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Практически все функции (за исключением математических и  некоторых статистических) в программе OpenOffice Calc локализованы, т. е. используют русскоязычные имена. К таковым  относятся и все функции из раздела Дата&Время (однако функция  ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ() определяет дату католической, а не православной Пасхи).

Для ввода функций в  ячейку можно воспользоваться мастером функций. Выберите ячейку, в которую  надо ввести функцию, и нажмите кнопку , которая находится на панели инструментов, или выберите команду Функция... из меню Вставка. Перед вами появится окно Автопилот функций, в котором  надо выделить функцию и нажать кнопку Далее>>  или OK, после чего появится окно ввода аргументов выбранной  функции. Функцию можно вводить  не только с помощью мастера функций, но и вручную, если вы помните, как  она называется и сколько у  нее параметров.

Для задания суммы чисел, находящихся в столбце или  строке следует использовать кнопку . В ячейке появится формула вида =СУММ(...). Программа пытается догадаться, каков интервал суммирования. Если вас не устраивает предложенный диапазон, то выделите левой кнопкой мыши требуемую  область ячеек так, чтобы вокруг нее появилась красная рамка. То же самое можно сделать и  вручную, указав диапазон ячеек в  строке формул. Отметим, что пустые ячейки при суммировании трактуются как содержащие нулевые значения.

Познакомимся поподробнее  с функцией ДАТА, обеспечивающей ввод дат в электронную таблицу. OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате  даты, выравнивая их (аналогично числам) по правому краю. Конечно, можно отформатировать  ячейку, содержащую дату, и в числовом формате. Синтаксис функции –  ДАТА(Год; Месяц; День). Год – целое  число от 1600 до 3000, при вводе от 0 до 29 добавляется 2000, а при вводе  числа от 30 до 99 – 1900. Месяц – число  от 1 до 12, задающее номер месяца. День – число от 1 до 31, которое устанавливает день месяца. Когда значения месяца и дня больше допустимых, они пересчитываются на следующую позицию (год, месяц) с переполнением. Формула =ДАТА(00;12;31) дает 31.12.2000, а при вводе =ДАТА(00;13;31) получится дата 31.01.2001.