Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладного программного обеспечения АРМ экономиста, что  связано с его функциональными  возможностями.

Табличный процессор позволяет  автоматизировать процесс обработки  экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать  их и представлять в наглядном  виде (графики, диаграммы). В настоящее  время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность  предоставляемой информации, а для  экономистов все важнее становится обработка и хранение больших  объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление  списков, сводных таблиц, возможность  использования формул, копирование  данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Глава 2. Обзор  наиболее популярных табличных процессоров

 

2.1 Microsoft Excel

Документ, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Рабочая  книга состоит из набора рабочих  листов. Листов в книге Excel может  быть до 255. Каждый рабочий лист имеет  имя, по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3. Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков, на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими листами, входящими в рабочую  книгу. Чтобы переименовать рабочий  лист, надо дважды щёлкнуть на его ярлычке, либо нажать правой кнопкой мыши на ярлычке и выбрать пункт Переименовать. Листам можно давать произвольные имена  длиной до 31 символа, исключая символы * : / \  ? [ ].

Чтобы переместить рабочий  лист в другую позицию в той  же рабочей книге, нужно мышью  перетащить его ярлычок в соответствующее  место.

Если пользователю необходимо добавить новый рабочий лист, он может сделать это, выполнив команду  Вставка / Лист. Для удаления листа  следует выполнить команду Правка / Удалить лист, при этом необходимо помнить о том, что удалённый  лист восстановить невозможно.

Пространство рабочего листа  состоит из строк и столбцов. По умолчанию каждый рабочий лист имеет 256 столбцов, (каждый столбец имеет  имя, озаглавленное латинской буквой) и 65536 строк (нумерация от 1 до 65536), таким  образом, всего на листе имеется 16777216 ячеек.

На пересечении строк  и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка – это минимально адресуемый элемент рабочего листа.  Имя ячейки (адрес) состоит из имени столбца  и номера строки, например, A10 или D23. Адресация ячеек используется при  записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней  производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных  в противоположных углах, например: А5:C20.

Разные таблицы могут  содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые – числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.

Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие  данные точно в том виде, в каком  они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может  интерпретировать данные в ячейке как  число или как формулу, программа  считает, что это текстовые данные.

Числовые данные – это  отдельное число, введенное в  ячейку. Excel рассматривает данные как  число, если формат данных позволяет  это сделать. Как числа рассматриваются  данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.

Формулы в ячейках таблицы  не отображаются. Вместо формулы воспроизводится  результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую  ячейку надо выбрать. Указатель текущей  ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и  такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

 

Для ввода данных в текущую  ячейку не требуется никакой специальной  команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

В некоторых операциях  могут одновременно участвовать  несколько ячеек. Для того чтобы  произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная  группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

1. Проще всего выбрать  прямоугольную область, то есть  ячейки, попадающие в определенную  область столбцов и строк. Для  этого надо перевести указатель  на ячейку в одном из углов  выбираемой области, нажать кнопку  мыши и, не отпуская ее, протянуть  указатель в противоположный  угол области. После отпускания  кнопки мыши все ячейки в  прямоугольнике выделяются инвертированным  цветом. Цвет первой ячейки остается  неинвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для  обозначения группы ячеек используется  термин диапазон.

Протягивание можно производить  в любом направлении. Например, если надо выбрать ячейки от В3 до D8, то можно  проводить протягивание не только от ВЗ к D8, но и от D3 к В8, от В8 к D3 или  от D8 к ВЗ. Если теперь щелкнуть на любой  ячейке, выделение отменяется.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув  на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя  ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после  прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

2. Для выбора целых  столбцов или строк можно использовать  маркеры строк и столбцов по  краям рабочей области. 

3. Щелчок на кнопке  в левом верхнем углу рабочей  области позволяет выбрать весь  рабочий лист целиком. 

4. Если при выборе ячеек  удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны  к уже выбранному. Этим приемом  можно создавать даже несвязанные  диапазоны. [2]

С выбранным диапазоном в  программе Excel можно работать так  же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word Ячейки можно  удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

 

1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона  ячеек, а к его очистке, то  есть к удалению содержимого  выбранных ячеек. 

2. Для того чтобы реально  удалить ячейки выбранного диапазона  (что сопровождается изменением  структуры таблицы), надо выбрать  диапазон и дать команду Правка > Удалить. При этом открывается  диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных, нельзя.

3. По команде Правка > Копировать или Правка > Вырезать  ячейки выбранного диапазона  обводятся пунктирной рамкой.

Даже при вырезании  ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.

4. Для вставки ячеек,  копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку  в верхнем левом углу области  вставки и дать команду Правка > Вставить. Ячейки из буфера  обмена вставляются в указанное  место. Если выполняется операция  перемещения, то после вставки  ячейки, из которых перемещаются  данные, очищаются. 

5. Копирование и перемещение  ячеек можно также производить  методом перетаскивания. Для этого  надо установить указатель мыши  на границу текущей ячейки  или выбранного диапазона. После  того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

Как уже говорилось, таблица  может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство  электронных таблиц заключается  в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных  данных. Для этой цели в ячейках  таблицы используют формулы.

Программа Excel рассматривает  содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы  в ячейку, достаточно нажать клавишу  «=«. Однако вводить формулы более  удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу. В этом случае непосредственно под строкой  формул открывается Палитра формул, содержащая вычисленное значение указанной  формулы.

Не стоит пугаться слова  «формула». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками  математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в  формуле ее имя. Это можно сделать  вручную или щелчком на соответствующей  ячейке по ходу ввода формулы.

По окончании ввода  формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается  вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в  строке формул.

При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

Абсолютные и относительные  адреса ячеек 

1. У каждой ячейки есть  свой адрес. Он однозначно определяется  номерами столбца и строки, то  есть, именем ячейки. Когда в пре­дыдущем  примере мы вычисляли значение D7 как произведение В7 и С7, мы  использовали адреса ячеек, входящих  в формулу. 

2. Но если нам захочется  подсчитать значение в следующей  ячейке D8, то опять придется записывать  формулу D8=B8*C8. Это неудобно для  больших таблиц, и процесс можно  автоматизировать.

3. Гораздо удобнее было  бы записать формулу для всех  ячеек столбца D, чтобы в них  автоматически записывалось произведение  соответствующих ячеек столбцов  В и С. Формула тогда выглядела  бы так: Умножить значение, находящееся  на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в  ячейке слева от данной. Адресация  по методу «левее», «правее», «ниже»  и т. п. не требует абсолютного  указания адресов ячеек, входящих  в формулу, и называется относительной  адресацией.

4. Оказывается, по умолчанию  программа Excel рассматривает адреса  ячеек как относительные, то  есть именно таким образом.  Это позволяет копировать формулы  методом заполнения.

5. Однако иногда возникают  ситуации, когда при заполнении  ячеек формулой необходимо сохранить  абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое  при последующих вычислениях  в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку  на ячейку как абсолютную, надо  задать перед обозначением номера  столбца или номера строки  символ «$». 

6. Таким образом, ссылка  на ячейку, например А1, может быть  записана в формуле четырьмя  способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При  заполнении ячеек формулой как  относительная рассматривается  только та часть адреса, перед  которой нет символа «$». 

7. Если же ссылка на  ячейку была внесена в формулу  методом щелчка на соответствующей  ячейке, то выбрать один из  четырех возможных вариантов  абсолютной и относительной адресации  можно нажатием клавиши F4. [2]

Вычисления, которые позволяет  производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных  функций и способна выполнять  весьма сложные вычисления.

1. Если начать ввод  формулы щелчком на кнопке  Изменить формулу или нажатием  клавиши «=», то поле Имя  в строке формул заменяется  раскрывающимся списком стандартных  функций. Этот список содержит  десять функций, использовавшихся  последними, а также пункт Другие  функции, с помощью которого  можно открыть диалоговое окно  Мастер функций. 

2. Это диалоговое окно  позволяет выбрать любую стандартную  функцию из имеющихся в программе  Excel. В списке Категория выбирают  ту категорию, к которой относится  нужная функция, а в списке  Функция – конкретную функцию. 

После того как нужная функция  выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы  функции.

3. В верхней части палитры  размещаются поля, предназначенные  для ввода аргументов, а в нижней  части располагается справочная  информация. Здесь указывается общее  описание назначения функции,  а также сведения о задаваемом  аргументе. Если аргумент указан  полужирным шрифтом, значит, он  является обязательным, а если  обычным шрифтом, то его можно  опустить.

Задавать аргументы функции  можно в числовом виде (вручную) или  как ссылки на ячейки (вручную или  щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать  в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и  относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых  формул.