Мәліметтер базасының негізгі ұғымы. MS Access мәліметтер қоры басқару жүйесі

Содан кейін жұмыс істеу. Ірі кәсіпорында  әрбір қызметкер жайлы мағлұматтары мол Кадрлар атты зор мәліметтер базасы бар делік. Нысанды ақпараттан басқа базада құпия, мәселен, еңбекақы жайлы мәліметтер болуы мүмкін. Барлық ақпарат базалық кестелерде сақталады.

Кадрлар мәліметтер базасымен кәсіпорынның әр түрлі бөлімшелері жұмыс істей  алады және барлығына әр қилы мәлімет-тер  керек. Кәсіпорынның қауіпсіздік қызметі  білуге тиістінің бәрін бас дәрігер  білуі тиіс емес және керісінше. Сондықтан  пайдаланушылардың базалық кестелерге қолы жетуіне тыйым салынады. Мәліметтерге қол жетуі үшін басқадай, неғұрлым икемді және қолайлы құрал-сұраныстар бар. Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың  әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте  қажетті ақпараттың бөлігін, шағын  бөлігін алуына болады. Бухғалтерия  қызметкерлерінің қызметкердің сырқаттануы  себепті жыл бойында қанша  күн жұмыста болмағандығын анықтауға  мүмкіндік беретін сұраныстары  болуы тиіс, бірақ оның сырқаттың  немен ауырғандығын және қайда емделгендігін  білетін сұраныстары болмауы  тиіс, ал бас дәрігерде мұндай сұрау  салу болуы керек.

Жалпы бастапқы базаға сұрау салу жұмысының  нәтижесінде сұрау салуға сәйкес келетін жалпы ақпарат бөлігі бар нәтижелеуші кесте қалыптасады.

Сұраныстарың  әр түрлі типтері болады (жазба  үстеп қосуға, өзгертуге, біріктіруге  арналған). Ең көп тараған түрі - іріктеуге  арналған сұрау салу.

Оқу мақсатымен сұраныстарды қолдан, Конструктордың көмегімен жасалған жақсы. Таблицалармен  болған жағдайдағы-дай бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде арнайы таңбаша  бар. Ол Конструктор режимінде сұрау  салуды жасау деп аталады және Үлгі бойынша сұраныстар бланкісі деп  аталатын арнайы бланкті ашады. Оның көмегімен терезелер арасында

ұрау  салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым  әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады.

Үлгі  бойынша сұрау салу бланкісі екі  ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан.

Контекстік  менюдің көмегімен бланктің жоғарғы  жарты-сында сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында  екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі  бағандар автоматты түрде өздігінен  толтырьшады.

Егер  Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша  сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі  мәлімет-тер осы өріс бойынша  сұрыпталады.

Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды  экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз.

Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік  беретін шартты немесе логикалық  бейнелеулерді көрсетуге болады.

Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі  рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады.

Есептер - басып шығаратын құрылғыларға пішімдеп шығаруға арналған мәліметтерді ұсыңудың ерекше түрі.

Сұраныс жұмысының нәтижелері бойынша алынған  база-лык немесе нәтижелеуші кестелердің  ақпараты бар басылым құжаттарын жасау үшін арнайы объектілер - есептер  қызмет етеді. Есептер экранға емес, басып шығаратын құрылғыға (принтерге) мәліметтер шығару үшін арналғаидығымен  айрық-шаланады.

Принтер болмаған жағдайда да есептер жасауға  болады. Операциялық жұйенің бұйрығы: Іске қосу / Баптау / Принтерлер / Принтерлерді қою бүйрығының комегімен программалық мақсатты орындау жеткілікті, сонан  кейін принтердің драйверін тіркеу, не болмаса оны иілімді дискіден алып, не болмаса операциялық жүйеге тиісті драйверлердің бірін таңдау керек. Формалар туралы айтылғандардың көп бөлігі есептерге қатысты. Мұнда  сонымен қатар автоматты автоматтандырылған және қолдан жобаландыру құралдары  бар.

Есеп  құрылымын редакция л ay Конструктор  режим інде орындалады (режим Мәліметтер базасы терезесінде Конструктор  кнопкасымен іске қосылады. Бұл жағдайда басқарудың элементтері режимдеу (дайындау) элементтерінің функциясын атқарады. Басқару элементтерін орналастыру  Элемеиттер панелі (Түр) /Элементтер панелі) көмегімен атқарылады.

Басқарудың  бірінші элементінде ағымдағы ай-күн, жыл шығарылады. Бұл үшін Now () функциясы  қолданылады. Ол ағымдағы ай-күн, жылды  қайырады және оны өріске орналас-тырады, ал есеп оны басылым кезінде шығарады.

Басқарудың  екінші элементінде парақ нөмірі мен олардың жалпы саны шығарылады. Парақтарды белгілеу үшін Page () және Pages () енгізілген құрамдас функциялар қолданылады.

Есепті  жобалау оның бөліктерінің құрылымын  жасауда және осы бөлімдер ішінде басқару элементтерін орналастыруда, сондай-ақ осы элементтер мен кесте өрістері немесе мәліметтер базасы сұраныстарды арасындагы байланыстарды беруде.

Мәліметтер  базасында диалогтық терезеде Есептер  қосымшасында диалогтық терезесін  тандап, Құру кнопкасын шертіп, автоматты  түрде (автоесеп) жасауға мүмкіндік  беретін Жаңа есеп диалогтық терезесін  аламыз. (Мәліметтер базасы/Құру/Жаңа есеп/Бағандың автоесеп).

Бағандық  автоесептен басқа «ленталық» автоесептер  бар.

Есепті  Автоматтандыруды құрудың құралы Есептер  шебері болып табылады. Ол Мәліметтер базасы терезесінде шебердің көмегімен  Есеп құру таңбашасында екі рет қатарынан  шертумен іске қосылады, Есептер шебері алты кезеңмен жұмыс істейді. Оның жұмысында  есепте көрсетілетін өрістерді таңдау, топтастыру өрістерін таңңау, макет  пен безендіру стилін таңдау негізделетін базалық кестелер немесе сұраныстарды тандау атқарылады.

Есеп  құрылымы бес бөліктен тұрады: есеп тақырыбынан, жоғарыдағы колонтитулдан, мәліметтер аумағынан, томендегі колонтитул дан және есеп ескертуінен:

- тақырып  бөлігі есептің жалпы тақырыбын  басу үшін қызмет атқарады;

- жоғарыдагы  колонтитул бөлігін егер есеп  күрделі құрылымды және көп  паракты алатын болса, тақырыпшаларды  басу үшін қолдануға болады. Егер  төменгі колонтитулда бұл жасалмаған  болса, мұнда колонтитулдарды  (парақ нөмірлері) белгілеуге  де болады;

- мәліметтер  аумағында база кестелері өрісінің  ішін-дегісіне байланысты басқарудың  элементтері орналастырылады. Басқарудың  бұл әлементтеріне принтерде  басу үшін таблицадан берілетін  мәліметтер беріледі;

- төменгі  колонтитулдың бөлігін жоғарыдағы  колонтитул бөлігі мақсаттары  үшін де қолдануға болады;

- ескертулер  бөлігі қосымша ақпаратты орналастыру  үшін қолданылады. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Қолданған әдебиеттер тізімі:

I. «Информатика  негіздері» Г.Ә.Жапаров.

II. «Информатика»  М.Қ. Байжұманов. Л.Қ.Жапсарбаева.