Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Мая 2012 в 03:37, лекция
Работа содержит лекцию по дисциплине "Информатика"
1. Структура и содержание информационного обеспечения. Классификаторы и коды.
2. Технология ведения электронного документооборота.
-
движение документальных
-
используемые программные
- имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.
Направления автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота предусматривает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются [2]:
- системы обработки изображений документов;
-
системы оптического
-
системы управления
- системы автоматизации деловых процедур;
- программное обеспечение для рабочих групп.
Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применяются в организациях с большим объемом документооборота.
Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.
Системы, управления документами обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документами выполняют функции индексирования, поиска по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов.
Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения документов исполнитель может определить сам.
Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.
СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Наиболее известными в настоящее время системами автоматизации документооборота являются:
-
система «Босс-Референт»
-
система «Дело» компании «
- система «Optima-WorkFlow», компании «Оптима». Цена — 3350 долларов США;
-
система «Евфрат-
Функциональные возможности систем
Все названные системы:
-
осуществляют регистрацию
-
обеспечивают разработку
-
поддерживают все форматы
-
реализуют функции
- обладают функциями встроенного сканирования и учета бумажных документов без наличия электронного представления документа;
-
обеспечивают контроль
-
поддерживают совместную
-
обеспечивают возможности
-
располагают средствами и
-
обеспечивают поддержку
-
располагают средствами
Для организации работы с документами предназначена программа «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Гарант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
- повысить эффективность работы офиса — унифицированный внутренний документооборот организации сократит время на выполнение поставленных задач;
-
усилить уровень контроля за
работой персонала —
-
снизить издержки на
При
внедрении системы вначале
Другие системы для работы с документами. Система Microsoft Office for Windows включает в себя СУБД Access, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и технику для презентаций Power Point и многое другое. Программные средства Microsoft Office обеспечивают весь комплекс работ по обработке информации, созданию, редактированию и хранению документов.
Интегрированная система Team Office — это полная офисная открытая информационная система, поддерживающая работу со многими текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных. Система имеет программы, организующие свою библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур, маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Названные программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, предназначенного для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей. В таких системах компьютер превращается в мощное средство управления электронными документами и коммуникационное средство, он может быть подключен к абонентской телефонной сети, получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.
Системы передачи и управления электронными документами. Системы передачи недокументированной информации:
- телефонная связь — это самый распространенный вид оперативной административно-управленческой связи.
Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия;
-
внутриучрежденческие
- радиотелефонная связь;
- видеотелефонная связь;
-
радиопоисковая связь
- пейджинговая связь.
Системы передачи документированной информации:
- телеграфная связь предназначена для передачи на расстояние по электрическим проводным каналам связи алфавитно-цифровой информации, как правило, коротких текстовых документированных сообщений;
- дейтефонная связь использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемами, так и специальная аппаратура;
-
факсимильная связь