Лекций по "Информатике"

       Назначение  кодов заключается в обеспечении  группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах. Они находят широкое применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации; значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

       Кодирование информации производится по определенной системе — совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования управленческой информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

       При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров. Это код малозначный, простой по построению, однако в нем учтен только младший признак, что затрудняет автоматическое получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток данной системы — отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

       Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры, т.е. имеющие два и более признаков. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Эта система удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает автоматическое кодирование всех старших признаков и получение сводных итогов по всем группировочным признакам. Серийная система выполняется в такой последовательности:

       • определяется число группировочных признаков;

       • устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

       • дается серия номеров старшим признакам с учетом резерва;

       • производится порядковое кодирование младших признаков в пределах серий номеров старших признаков с учетом резерва;

       • составляется классификатор.

       При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

       Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении управленческих задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

       Последовательность  разработки позиционных  и комбинированных систем кодирования следующая:

       • определяется число группировочных признаков и их соподчиненность;

       • устанавливается число позиций в каждом группировочном признаке;

       • производится кодирование порядковыми номерами сначала старшего признака, затем следующих признаков внутри старших, каждый раз начиная с 1, 01, 001 в зависимости от значности младшего признака в пределах его старшего признака;

       • составляется классификатор.

       Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная  система, имеющие ограниченное применение. В качестве кода повторения выступают номера каких-то номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в вице таблицы и напоминает позиционную систему. 
 

      2. Технология ведения  электронного документооборота 

       ДОКУМЕНТАЦИЯ  И ТЕХНОЛОГИЯ ЕЕ ФОРМИРОВАНИЯ

       Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и  выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и Центробанком РФ. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества организационных показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием; в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

       Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

       • по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

       • по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

       • по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

       • по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

       • по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

       • по способу использования — разовые и накопительные;

       • по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

       • по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

       Развитие  систем автоматизированной обработки  управленческой информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения управленческой информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД). Она включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

       Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

       По  ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

       Документация, действующая в органах управления, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

       Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

       Требования  к унифицированной  документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. рис. 1).

       Заголовочная  часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

       • наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

       • характеристика документа (индекс, код по ОКУД – общероссийский классификатор управленческой деятельности);

       • наименование документа;

       • зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

       В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой — от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

       Содержательная  часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

       Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа. 

       На  предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо организационно-управленческой задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т. е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно пользователями.

       ТЕХНОЛОГИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

       И НАПРАВЛЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

       Увеличение  числа обрабатываемых документов требует  внедрения новых технологий работы с ними и совершенствования системы документооборота [2].

       Особенности российской технологии работы с документами:

       - на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности — канцелярии, экспедиции и другие;

       - функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструкциями и стандартами;

       - для отслеживания потоков документов  в службах документационного  обеспечения ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;

       - движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали — от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям;

       - функции руководителей и исполнителей  состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;

       - бухгалтерские документы в силу  своей специфичности не подлежат  централизованной регистрации, а  сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;

       - поступающие в бухгалтерию документы  подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;

       - используемые программные средства  призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.

       Особенности западной технологии работы с документами:

       - отсутствуют централизованный контроль  за движением документов в  рамках всей организации и соответствующие организационные структуры предприятия;