Контрольна робота по «Інформатика та комп’ютерна техніка»

МІНІСТЕРСТВО  ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ

ІНСТИТУТ  ПІДГОТОВКИ КАДРІВ ДЕРЖАВНОЇ

СЛУЖБИ  ЗАЙНЯТОСТІ УКРАЇНИ 

Кафедра менеджменту та маркетингу 
 
 
 

Контрольна  робота

з дисципліни «Інформатика та комп’ютерна техніка»

Варіант №14 
 

Студента 2 курсу М-22 групи

факультету економіки та управління

спеціальності менеджмент

Перевірив: кандидат фізико-математичних наук,

доцент  Ю.А. Тарнавський 
 
 
 
 
 
 
 
 

Київ  – 2010

     Зміст

Вступ....................................................................................................................... 3

Спільна робота з файлами  робочих книг MS Excel....................................... 4

Розділ 1. Спільне використання робочих книг MS Excel............................. 4

      1.1. Надання робочої книги у спільне використання.......................... 4

      1.2. Відстеження змін  в робочій книзі..................................................... 7

      1.3. Злиття робочих  книг......................................................................... 10

Розділ 2. Приклад спільного використання робочих книг........................ 12

      2.1. Постановка задачі............................................................................. 12

      2.2. Розв’язок задачі................................................................................. 13

Висновки.............................................................................................................. 15

Список  використаних джерел.......................................................................... 16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВСТУП

      Структурування  як спосіб збереження різноманітних  об’єктів, є основним принципом  в багатьох сферах людської діяльності. Цей принцип можна примінити  і для комп’ютерних систем, які  працюють з даними, системами управління базами даних (СУБД) і системами електронних таблиць.

      Для створення структури даних необхідно  затратити певні зусилля. При  цьому чим тонша структура, тим  вона цінніша. Microsoft Excel – це програма призначена для роботи з системою електронних таблиць. Рядки і стовбці електронної таблиці складають структуру робочого листка. Комірка є найменшою структурною одиницею для розміщення даних всередині робочого листка. Кожна комірка може мати дані у вигляді тексту, числових значень, формул і параметрів форматування.

      При вводі даних Excel автоматично розпізнає тип даних і опреділяє перелік операцій, які можуть з ними проводитися. Документ створений в Excel, називається книгою. Книга складається із листків різних типів і є хорошим організаційним засобом, який дозволяє зібрати в одному файлі всі документи, які відносяться до одного проекту або ведуться одним користувачем. Книга MS Excel має листки чотирьох типів: робочі, діаграми, діалогу і макросів.

      З моменту своєї появи (1985) MS Excel є лідером серед аналогічних програм. MS Excel – система в деякій мірі універсальна, оскільки може зберігати текстову інформацію і виконувати функції текстового редактора, крім того, виконувати функції СУБД і системи математичної обробки даних.

Excel – це потужна і зручна в роботі система, яку в даний час широко використовують студенти, інженери, економісти, бухгалтера, управлінський персонал.  
 
 

Спільна робота з файлами робочих книг MS Excel

РОЗДІЛ 1. Спільне використання робочих книг MS Excel

1.1. Надання  робочої книги у спільне використання.

        

     Коли  ви хочете зробити книгу для спільного  використання, то можна вибрати деякі  опції. Необхідно дозволити спільний доступ користувачів і вказати, коли і як зберігати загальну робочу книгу. Щоб дозволити спільний доступ до робочої книги необхідно виконати наступні дії:

     1. Виберіть команду „Сервис” → „Доступ к книге”. Появиться діалогове вікно „Управление доступом к файлу” (рис 1.1)

        

Рис 1.1. В діалоговому вікні перераховані користувачі.

      2. У вкладці „Правка” встановіть  прапорець „Разрешить совместный доступ”.

     3. Клацніть на вкладці „Подробнее” в цьому діалоговому вікні (рис 1.2) і встановіть інші необхідні параметри для спільної робочої книги.

     

Рис 1.2. Параметри цієї вкладки вказують,

як будуть рішатись можливі протиріччя в даних. 

      В розділі „Регистрация изменений” необхідно встановити скільки днів Excel повинен зберігати журнал змін, які є в цій робочій книзі. Журнал змін зберігає інформацію про те, як користувачі рішали спірні зміни в робочій книзі а також змінені дані, які були видалені.

      В розділі „Обновлять изменения” можна  вибрати коли будуть обновлятись  зміни різних користувачів: при збереженні файла, або автоматично через  деякий час.

      В розділі „Для противоречивых изменений” можна встановити, щоб ваші зміни  приймались автоматично, незалежно від змін, внесених іншими користувачами, або щоб Excel виясняв, які зміни необхідно зберегти.

      4. Встановіть необхідні параметри у вкладці „Подробнее”.

     5. Клацніть по кнопці ОК для  закриття діалогового вікна.

     6. Клацніть по кнопці „Сохранить” в діалоговому вікні що появиться. Для того щоб активізувати загальний доступ до робочої книги, необхідно зберегти файл Excel.

     Можна створити спільну книгу. Книга, налаштована для одночасного перегляду та зміни кількома користувачами в мережі. Кожний користувач, який зберігає таку книгу, бачить зміни, внесені іншими користувачами, та помістити її в мережному розташуванні, де кілька користувачів матимуть змогу одночасно працювати з книгою. Наприклад, якщо члени робочої групи займаються кількома проектами та їм потрібно дізнатися про перебіг виконання проектів колег, група може використати спільну книгу для відстеження стану проектів. Всі користувачі можуть додавати відомості про свій проект до однієї книги. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Відстеження  змін в робочій книзі

      Засіб відстеження змін може тримати вас в курсі любих змін, внесених в таблицю, незалежно від того, хто їх вніс. Цей засіб відстежує зміни тільки у вмісті комірок. Зміни форматування, наприклад напівжирний шрифт, тип шрифту або ширина стовпця, не відстежується.

      Для включення засобу відстеження змін необхідно виконати наступні дії:

      1. Вибрати команду „Сервис” → „Исправления” → „Выделить исправления”.

      2. Появиться діалогове вікно „Исправления”. (рис 1.3) 

      Рис 1.3. Засіб реєстрації змін.

      3. Встановіть прапорець „Отслеживать  исправления (книга становится  общей)”.

      4. В розділі „Отслеживать исправления”  пропонується три способи фільтрування  відстежуваної інформації.

• По часу. Можна відстежити зміни, виконані тільки після того, як в останній раз зберігався файл.
• Користувачем. Можна відстежити зміни зроблені окремим користувачем.
• В діапазоні. Можна відстежити зміни в певному діапазоні комірок.

      5. Якщо ні один з прапорців не встановлений, Excel буде відстежувати всі зміни, зроблені всіма користувачами в любий час. В даному випадку треба зняти прапорець по часу.

      6. Після цього необхідно рішити, де відображати зміни. 

• Якщо встановити прапорець виділяти зміни на екрані, то в верхньому лівому куті зміненої комірки з’явиться маленький кольоровий трикутник. Змінена комірка також буде мати кольорову рамку.
• Якщо встановити прапорець вносити зміни на окремий листок, то в книгу буде добавлений новий лист Журнал. В цей листок будуть заноситись всі зміни з показом того, хто вніс ці зміни, в якому діапазоні вони були зроблені і яке значення було до і після зміни.

      7. Встановіть прапорець виділяти  зміни на екрані.

      8. Клацніть по кнопці ОК для закриття діалогового вікна.

        Тепер всі комірки, в яких були внесені зміни, будуть виділені на екрані. Коли покажчик миші буде знаходитись над кольоровим трикутником, з’явиться повідомлення про те, хто вніс зміни, коли це було зроблено і в чому воно виражається. На рис 1.4 наведений приклад такого повідомлення.

     Трикутники  виправлень не виводяться на друк при  роздруковуванні листка, а рамка  виводиться. Якщо ви не бажаєте бачити ці рамки при друці, необхідно  відключити опцію виділення виправлень.

     Для відключення опції виділення  змін необхідно виконати наступні  дії:

      1. Вибрати команду „Сервис” → „Исправления” → „Выделить исправления”.

     2. Зняти прапорець виділяти виправлення  на екрані в діалоговому вікні  виправлення.

     3. Клацніть по кнопці ОК для  закриття діалогового вікна. 

Рис. 1.4. У вікні примітка показана інформація про зміни в комірці. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Злиття  робочих книг

      Ще  один спосіб спільного ведення робочих  книг зводиться до пересилки копій  іншим користувачам. Після того як кожен користувач внесе свої зміни, копії зі всіма змінами можна об’єднати в один файл.

      В Excel необхідно виконати декілька вимог перед об’єднанням копій робочих книг:

• Перед створенням копій до оригінала робочої книги повинен бути відкритий загальний доступ.
• В початковій робочій книзі повинен бути активований засіб відстеження змін, і об’єднання книги повинно бути виконано до закінчення дати збереження журналу змін.
• Кожна копія робочої книги повинна бути зроблена з оригінала.
• Кожна копія робочої книги повинна мати інше ім’я файла і не повинна мати пароль для відкриття файла.

      Для об’єднання змін, внесених в робочу книгу необхідно виконати наступні дії:

      1. Відкрити загальну робочу книгу,  яка буде головною копією для  всіх об’єднуваних в ній змінах.

      2. Вибрати  команду „Сервис” →  „Объеденить книги”.

Рис. 1.5. Можна об’єднати декілька копій  робочої книги в одну головну  копію.

      3. Якщо в робочій книзі є не збережені зміни, то буде запропоновано зберегти цю книгу. Клацніть по кнопці ОК для збереження.