Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

Информационные  системы специалистов

Информационные системы  этого уровня позволяют специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров  и проектировщиков. Задача подобных информационных систем - интеграция новых  сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все  больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных  систем, наиболее быстро развиваются  сегодня в бизнесе.

В этом классе информационных систем можно выделить две группы:

• информационные системы офисной автоматизации;
• информационные системы обработки знаний.

Информационные системы офисной автоматизации вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, секретари, клерки. Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

ИС офисной автоматизации  связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции:

• обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;
• производство высококачественной печатной продукции;
• архивация документов;
• электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;
• электронная и аудио почта;
• видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания. Так, например, существующие специализированные рабочие станции по инженерному и научному проектированию позволяют обеспечить высокий уровень технических разработок.

Информационные  системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы  уровня менеджмента используются работниками  среднего управленческого звена  для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

Некоторые ИС обеспечивают принятие нетривиальных решений. В  случае, когда требования к информационному  обеспечению определены не строго, они способны отвечать на вопрос: "что  будет, если …?"

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки  принятия решений.

Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки  принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки  принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические  информационные системы

Развитие и успех любой  организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.

В этом контексте можно  воспринимать и понятия "стратегический метод", "стратегическое средство", "стратегическая система" и т.п. В настоящее время в связи  с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и  поведения формы стали уделять  большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали  расцениваться как стратегически  важные системы, которые влияют на изменение  выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить  конкурентов, а также наладить более  тесное взаимодействие с потребителем и поставщиками. Появился новый тип  информационных систем - стратегические.

Стратегическая  информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации.

Известны ситуации, когда  новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической  обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов  работ, так как это может поставить  некоторую часть сотрудников  и рабочих под угрозу сокращения.

Рассмотрим качество информационной системы как стратегического  средства деятельности любой организации  на примере фирмы, выпускающей продукцию  аналогичную уже имеющуюся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию  с другими фирмами. Что может  принести использование информационной системы в этой ситуации?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы  с ее внешним окружением. На рис.3 показано воздействие на фирму внешних  факторов:

• конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
• покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;
• поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.
• фирма может обеспечить конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:
• создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;
• отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;
• создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
• снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Рис. 3. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Информационные  системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев  решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.

На  данном организационном уровне ИС играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного представления  менеджеру необходимой информации для принятия решений.

В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости  их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две  точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать  информационную систему к имеющейся  стратегии; вторая - на том, что организация  использует стратегическую ИС при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к  разработке стратегических информационных систем будет методологи синтеза  этих двух точек зрения.

Информационные системы в фирме

В любой фирме желательно иметь  несколько локальных ИС разного  назначения, которые взаимодействуют  между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 4 показан  один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом в аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

Рис. 4. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

На  основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей  в фирме создаются корпоративные  ИС. Подобные ИС предоставляют пользователю возможность работать как в общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим  роль корпоративной ИС в фирме, поддерживая  все стадии выпуска продукции, могут  предоставлять информацию разной степени  подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции, В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Пример. Фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Информационная  система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

 

 

ПРОЧИЕ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Классификация по степени автоматизации

В зависимости от степени автоматизации  информационных процессов в системе  управления фирмой информационные системы  определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 5).

Рис. 5. Классификация информационных систем по разным признакам

 

Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин "информационная система" вкладывается обязательно понятие автоматизируемой системы.

Автоматизированные  ИС, учитывая их широкое использование  в организации процессов управления, имеют различные модификации  и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.  

 

Классификация по характеру использования  информации

Информационно - поисковые системы (см. рис. 5) производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно- поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиа кассах продажи билетов.

Информационно - решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной совместной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.