Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

Классификация информационных систем по признаку структурированности  задач

Понятие структурированности задач. При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач.

От степени формализации во многом зависит эффективность  работы всей системы, а также уровень  автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения  на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задач, тем выше возможности  компьютерной обработки данных и  тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), структурированные (не формализуемые) и частично структурированные.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Пример. В информационной системе необходимо реализовать задачу расчета заработной платы.

Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их велик, так как они  должны многократно повторяться  ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Пример. Попробуйте формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью  структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве  задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пример. Требуется принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие.

Пути решения этой задачи могут быть разными, например:

• Выделение дополнительного финансирования на увеличение численности работающих;
• Отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т.д.

Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Типы информационных систем, используемые для решения  частично структурированных задач

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рис. 1):

• создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;
• разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятое решение при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

 

Рис.1. Классификация информационных систем по признаку структурированности  решаемых задач.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты,

обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют  доступ к информации баз данных и  ее частичную обработку. Процедуры  манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие  возможности:

• составление комбинаций баз данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной  информационной системы являются:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;
• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии с которой  часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно  свести к некоторым однородным классам  управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Есль возникающая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив. 

 

Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления

Функциональный признак  определяет назначение подсистемы, а  также ее основные цели, задачи и  функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак  может быть использован при классификации  информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые  определяют функциональный признак  классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических  новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

• анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;
• организацию рекламной кампании по продвижению продукции;
• рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы  на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых  фирме специалистов, а также ведение  служебной документации по различным  аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

• производственные системы;
• системы маркетинга;
• финансовые и учетные системы;
• системы кадров (человеческих ресурсов);
• прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости
• от специфики деятельности фирмы.

В крупных фирмах основная информационная система функционального  назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга  и т. д.

Для лучшего понимания  функционального назначения информационных систем в таблице ниже приведены  по каждому рассмотренному выше виду, решаемые в них типовые задачи.

 

 

 

 

Система маркетинга	Производственные системы	Финансовые и учетные  системы	Система кадров (человеческих ресурсов)	Прочие системы, например ИС руководства
Исследование рынка и  прогнозирование продаж Управление продажами Рекомендации по производству новой продукции Анализ и установление новой цены Учет заказов	Планирование объемов  работ и разработка календарных  планов Оперативный контроль и управление производством Анализ работы оборудования Участие в формировании заказов  поставщикам Управление запасами	Управление портфелем  заказов Управление кредитной  политикой Разработка финансового  плана Финансовый анализ и прогнозирование Контроль бюджета Бухгалтерский учет и расчет зарплаты	Анализ и прогнозирование  потребности в трудовых ресурсах Ведение архивов записей  о персонале Анализ и планирование подготовки кадров	Контроль за деятельностью фирмы Выявление оперативных проблем Анализ управленчес-ких и стратегических ситуаций Обеспечение процесса выработки  стратегических решений

Типы информационных систем

Тип информационной системы зависит  от того, чьи интересы она обслуживает  и на каком уровне управления.

На  рис. 2 показан один из возможных  вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и  уровней квалификации персонала.

Рис.2. Типы информационных систем в  зависимости от функционального  признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Из рис. 2 видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы, и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью  которых сотрудники-исполнители  занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным  управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими  деятельность менеджеров высшего звена  по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Информационные  системы оперативного (операционного) уровня

Информационная система  оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках  и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии  и отслеживать поток сделок в  фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информация должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять  точную информацию.

Задачи, цели и источники  информации на операционном уровне заранее  определены и в высокой степени  структурированы. Решение запрограммировано  в соответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система  оперативного уровня является связующим  звеном между фирмой и внешней  средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме  того, система - это основной поставщик  информации для остальных типов  информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

Отключение этой ИС привело  бы к необратимым негативным последствиям.

Пример. Информационные системы оперативного уровня:

• бухгалтерская;
• банковских депозитов;
• обработки заказов;
• регистрации авиабилетов;
• выплаты зарплаты и т.д.