Этапы подготовки офисных презентаций в Microsoft Power Point

  Если  местозаполнитель не выделен или если выделен местозаполнитель, в который нельзя вставить изображение, рисунок SmartArt вставляется в центр слайда.

  2.  На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

  3.  В крайней левой области диалогового окна Выбор рисунка SmartArt щелкните нужный тип рисунка SmartArt.

  4.  В центральной области найдите и щелкните нужный макет, а затем нажмите кнопку OK.

  Совет. Для предварительного просмотра  любого макета щелкните этот макет. Предварительный  просмотр появится в крайней правой области. 

1.15 Добавление смены слайдов 

  Смены слайдов представляют собой анимационные эффекты, возникающие при переходе от одного слайда к следующему. Office PowerPoint 2007 предоставляет множество  типов смены слайдов, включая  стандартные эффекты затухания, растворения, обрезания и стирания, а также более необычные переходы, например колеса и шахматные доски.

  В группе Переход к этому слайду вкладки Анимации выберите нужный вариант перехода.

  Примечания.

  Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайда с использованием конкретного варианта перехода наведите указатель на эскиз этого перехода.

  Чтобы просмотреть эскизы других переходов, щелкните стрелки рядом со строкой  эскизов (см. Рис 9).

  

  Рис. 9. Строка экскизов

     Если позднее понадобится использовать другой вариант перехода слайдов, щелкните этот переход, чтобы применить его.

  Можно выбрать другие варианты в группе Переход к этому слайду, чтобы управлять скоростью перехода, добавить звук и применить этот же вариант перехода ко всем слайдам презентации.  

1.16 Добавление  таблицы 

  1.  Выберите слайд, в который нужно добавить таблицу.

  2.  На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица (см. Рис 10). 

  

  Рис. 10. Панель инструментов вкладка "Вставка"

  3.  Выполните одно из следующих действий:

  -   Выделите курсором несколько строк и столбцов, а затем щелкните левой кнопкой мыши.

  -   Нажмите Вставить таблицу, а затем введите числа в списки Число столбцов и Число строк.

  4.  Для добавления текста в ячейки таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст.

  После этого щелкните в области вне  таблицы.

  Совет. Чтобы добавить строки в конец  таблицы, щелкните последнюю ячейку в последней строке, а затем  нажмите клавишу TAB.  

1.17 Копирование  таблицы из Office Excel 2007 и Office Word 2007 

  1.  Выполните одно из следующих действий:

  -   Чтобы скопировать таблицу из листа Office Excel 2007, щелкните левую верхнюю ячейку таблицы, которую нужно скопировать, а затем перетащите курсор, чтобы выделить таблицу.

  Чтобы скопировать таблицу из документа Office Word 2007, щелкните таблицу, которую нужно скопировать, а затем в группе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Таблица щелкните стрелку рядом с кнопкой Выделить, затем выберите пункт Выделить таблицу (см. Рис 11).

  

  Рис. 11 Вставить таблицу. 

  2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.

  

  Рис. 12. Буфер обмена

  2.  В презентации Office PowerPoint 2007 выберите слайд, в который нужно скопировать таблицу, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить (см. Рис 12).

  Совет. Можно также копировать и вставлять таблицу из презентации в лист или документ.

  Создание  таблицы

  1.  Выберите слайд, в который нужно добавить таблицу.

  2.  На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица, а затем выберите пункт Нарисовать таблицу (см. Рис 13).

  

  Рис.13 Панель инструментов

  Курсор  превратится в карандаш .

  3.  Для обозначения внешних границ таблицы перетащите курсор по диагонали до нужного размера, а затем перетаскивайте курсор, чтобы создать столбцы и строки (см. Рис 14). 

  

  Рис. 14 Обозначение внешних границ

  4.  Чтобы стереть линию в ячейке, в строке или столбце, в группе Работа с таблицами на вкладке Конструктор в группе Нарисовать границы выберите вариант Ластик или нажмите и удерживайте клавишу SHIFT (см. Рис 15).

  

  Рис. 15 Режим "Конструктор"

  Курсор  превратится в ластик .

  5.  Щелкните линию, которую нужно стереть.

  6.  По окончании создания таблицы щелкните ячейку, а затем введите нужный текст.  

1.18 Вставка  таблицы из Office Excel 2007 

  Можно создать новую таблицу Office Excel 2007 в программе Office PowerPoint 2007 или скопировать существующую таблицу из Office Excel 2007 или Office Word 2007 и вставить в презентацию.

  При вставке новой таблицы Office Excel 2007 в презентацию можно использовать преимущества функциональности таблиц Excel. Однако если изменить тему (Тема. Сочетание цветов темы, шрифтов темы и эффектов темы. Тему можно применить к файлу как единый элемент.)  презентации, тема таблицы не обновится, т.к. таблица является внедренным OLE (OLE. Технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов.)  -объектом (Внедренный объект. Данные, содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются в файле назначения.) . Также нельзя редактировать таблицу, используя возможности Office PowerPoint 2007.

  1.  Выберите слайд, в который нужно вставить таблицу.

  2.  На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица, а затем выберите пункт Таблица Excel. (см. Рис 16)

  

  Рис. 16 Панель инструментов

  3.  Для добавления текста в ячейку таблицы щелкните эту ячейку, а затем введите текст.

  После этого щелкните в области вне  таблицы.

  Совет. Для редактирования таблицы Excel после  щелчка за ее пределами щелкните таблицу  дважды.  

1.19 Применение  и изменение стиля таблицы 

  Стиль таблицы (или экспресс-стиль) - это комбинация различных параметров форматирования, включающая сочетания цветов, унаследованные от цветов темы (Цвета темы. Набор цветов, который используется в файле. Цвета темы, шрифты темы и эффекты темы составляют тему.)  презентации. Любая добавляемая таблица уже имеет стиль, который применяется к ней автоматически. Эскизы стилей таблицы отображаются в коллекции экспресс-стилей в группе Стили таблиц. При наведении указателя мыши на экспресс-стиля можно увидеть, какое влияние этот экспресс-стиль оказывает на таблицу.

  1.  Щелкните таблицу, к которой нужно применить новый или другой стиль.

  2.  В группе Работа с таблицами на вкладке Конструктор в группе Стили таблиц щелкните нужный стиль. Чтобы увидеть остальные стили таблиц, нажмите кнопку Дополнительные параметры .

  Если  поместить указатель мыши на эскиз  экспресс-стиля, можно увидеть, как  экспресс-стиль отразится на таблице.

  Примечания:

     Чтобы удалить стиль таблицы,  в поле Работа с таблицами на вкладке Конструктор в группе Стили таблиц нажмите кнопку Дополнительные параметры , а затем выберите вариант Очистить таблицу.

     Если необходимо редактировать  таблицу в более ранней версии PowerPoint, после нажатия кнопки  Дополнительные параметры не применяйте стили из раздела Оптимальный для документа, за исключением первых двух слева (Нет стиля, нет сетки и Нет стиля, сетка таблицы). Большинство стилей из раздела Оптимальный для документа превращают таблицу в изображение при сохранении презентации как файла в более ранней версии Microsoft PowerPoint.

     Можно также изменить контур  таблицы или ее границу или  добавить заливку или эффект  к ячейкам таблицы.

     Текст в таблице не отображается  на вкладке Макет (в самой левой панели окна программы в обычном режиме). На вкладке Макет отображается только текст, расположенный в текстовых местозаполнителях (Рамки (местозаполнители). Поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.) .

  Совет. Чтобы изменить внешний вид текста в ячейках таблицы или в  таблице в целом, выберите параметры  на вкладке Главная в группе Шрифт или параметры в контекстных инструментах Работа с таблицами на вкладке Конструктор в группе Стили WordArt.  

1.20 Добавление гиперссылок 

  Для перехода с одного слайда на другой, к ресурсу в локальной сети или в Интернете либо даже к  другому файлу или программе  можно воспользоваться гиперссылками.

  1.  Выделите текст, который нужно щелкнуть для активации гиперссылки.

  Либо  можно выделить объект (например, клип или рисунок SmartArt).

  2.  В группе Ссылки вкладки Вставка щелкните элемент Гиперссылка.

  3.  В диалоговом окне Вставка гиперссылки нажмите соответствующую кнопку в поле Мои адреса, чтобы задать назначение ссылки (то есть место, на которое указывает ссылка).

  Например, чтобы перейти на другой слайд  презентации, нажмите кнопку Место в документе.

  4.  Найдите и щелкните место назначения, внесите нужные изменения в поля Отображаемый текст и Адрес, а затем нажмите кнопку OK.

 
1.21 Проверка орфографии и просмотр презентации 

  После того как достигнут нужный внешний  вид всех слайдов, для завершения презентации необходимы еще два  шага.

  Проверка  орфографии в презентации

  Несмотря  на то что в программе Office PowerPoint 2007 проверка орфографии включена автоматически, по окончании работы с презентацией рекомендуется еще раз проверить орфографию.

  1.  Нажмите сочетание клавиш CTRL+HOME, чтобы переместиться к началу презентации.

  2.  В группе Правописание вкладки Рецензирование выберите Орфография.

  Если Office PowerPoint 2007 обнаруживает орфографические  ошибки, появляется диалоговое окно и  выделяется первое слово с ошибкой, обнаруженное средством проверки орфографии. Автор определяет, как нужно исправить  найденную программой ошибку. После  исправления неправильного слова программа находит следующее слово с ошибкой и т.д.

  Просмотр  презентации в виде показа слайдов

  Для просмотра презентации на экране компьютера в том виде, в каком  она будет представлена аудитории, выполните следующие действия:

  1.  В группе Начать показ слайдов вкладки Показ слайдов выполните одно из следующих действий:

  -   Для запуска презентации с первого слайда выберите С начала.

  -   Чтобы начать показ со слайда, в настоящий момент находящегося в области Слайд, выберите С текущего слайда.

  Презентация открывается в режиме показа слайдов.

  2.  Щелкните мышью, чтобы перейти к следующему слайду.

  Совет. Чтобы вернуться в обычный режим, в любой момент можно нажать клавишу ESC.

  Конечно, просмотр возможен в любой момент создания презентации.

  Презентацию можно распечатать в форме  раздаточных материалов - с одним, двумя, тремя, четырьмя, шестью или девятью  слайдами на странице, - которыми слушатели  смогут в воспользоваться для  справки. (см. Рис 17)