Этапы подготовки офисных презентаций в Microsoft Power Point

 
 

Факультет ____________________

Кафедра  ____________________

Дисциплина   Информационные технологии в юридической деятельности 
 
 

РЕФЕРАТ 

На тему:  «Этапы подготовки офисных презентаций  в Microsoft Power Point» 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка 

Курса _________группы №_____________ 

Шишканова Ирина Николаевна

(Ф.И.О.)

_______________________________________________________________

(подпись  студента, число, месяц,год)

Проверил____________________________

(ученая  степень, звание)

____________________________________

(Ф.И.О.)

Оценка______________________________

Зачтено, не зачтено 

______________________________________________________________

Подпись преподавателя, расшифровка подписи

«______»____________________2012г. 

Дата  поступления работы в деканат

____________________________________ 
 
 
 
 
 

  cодержание 

  Введение           3

  1. Microsoft PowerPoint 2007 и его новые возможности    3

  1.1 Присвоение имени и сохранение  презентации     4

  1.2 Добавление, изменение порядка и  удаление слайдов    5

  1.3 Копирование слайда         7

  1.4 Изменение порядка слайдов       7

  1.5 Удаление слайда         7

  1.6 Добавление и форматирование  текста      7

  1.7 Форматирование маркированных списков     7

  1.8 Изменение внешнего вида текста       8

  1.9 Добавление заметок докладчика       8

  1.10 Придание презентации нужного  внешнего вида    8

  1.11 Применение к презентации другой  темы      9

  1.12 Добавление клипа, рисунков SmartArt и других объектов   9

  1.13 Добавление клипа         10

  1.14 Преобразование текста слайда  в рисунок SmartArt    10

  1.15 Добавление смены слайдов       11

  1.16 Добавление таблицы        11

  1.17 Копирование таблицы из Office Excel 2007 и Office Word 2007  12

  1.18 Вставка таблицы из Office Excel 2007      13

  1.19 Применение и изменение стиля  таблицы     14

  1.20 Добавление гиперссылок        14

  1.21 Проверка орфографии и просмотр  презентации     15

  1.22 Печать раздаточных материалов       15

  2. Основные этапы и принципы  планирования презентации   16

  3. Рекомендации по оформлению презентаций  в PowerPoint   17

  Литература          18

  Приложение          19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Введение 

  На  практике оказывается, что для грамотного программиста мало только уметь работать с наборами данных, анализировать  их и подготавливать сложные расчетные  документы. В конечном счете, нужные данные потребуется показать другим людям: коллегам, начальнику, деловым партнерам, а делать это следует как можно нагляднее. Это и предполагает создание некой презентации. Под презентацией подразумевается передача и представление аудитории новых для нее идей, планов, разработок. Другими словами, презентация в нашем понимании - это демонстрационные материалы для практически любого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламной акции или лекции перед студенческой аудиторией. Компьютерная же презентация - это файл, в который собраны такие материалы. Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане: последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг другa на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения; возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация - это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты.

  Слайд презентации - не просто изображение. В  нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио - и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить ее информативность; копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанные материалы; транспортабельность. Электронный носитель с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а при наличии доступа - опубликовать выступление в Интернете и не тратить время на разъезды. Для создания презентаций существует ряд программных продуктов, являющихся приложениями соответствующих комплексов - Office - разработок ведущих мировых производителей ПО для создания и представления комплексных документов. Программы создания презентаций по принципам работы с ними находятся где-то посередине между текстовыми редакторами (Word, и т.д.) и редакторами векторной графики (CorelDraw и т.д.). С помощью редактора презентаций можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах (цветных и черно-белых) и на бумаге. Презентация представляет собой серию независимых страниц, то есть, если текст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределением всех объектов по страницам и размещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этом в его распоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрических фигур, пиктограмм, текстовых окон и т.д.). Самое важное в программе подготовке презентаций - это не число новых и необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизированности тех операций, которые приходится выполнять чаще всего. Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы Power Point компании Microsoft, Corel Presentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании StarDivision GMBH.

 
1. Microsoft PowerPoint 2007 и его возможности

  При запуске программа, PowerPoint 2007, открывается в так называемом обычным режимом, который позволяет создавать слайды и работать с ними. 

  

  Рис 1 Обычный режим окна PowerPoint 2007 

  1 - В этой области Слайда можно работать непосредственно с отдельными частями слайда.

  2 - Пунктирные линии показывают (Поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.) , в которые можно ввести текст или вставить изображения, диаграммы и другие объекты (Объект. Таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE.) .

  3 - Вкладка Слайды содержит эскизы (Эскиз. Миниатюрное представление рисунка.)  всех полноразмерных слайдов, отображаемых в области Слайд. После добавления других слайдов для появления нужного слайда в области Слайд можно щелкнуть соответствующий эскиз на вкладке Слайды. Можно также перетаскивать эскизы, чтобы изменить порядок слайдов в презентации. Кроме того, вкладка Слайды позволяет добавлять и удалять слайды.

  4 - Область Заметки (Область заметок. Область в обычном режиме для ввода заметок к слайду, распечатываемых в режиме страниц заметок или отображаемых на экране при сохранении презентации в формате веб-страницы.)  позволяет ввести заметки о текущем слайде. Можно раздать заметки аудитории или обращаться к ним во время показа презентации в режиме докладчика. (см. рис 1)  

1. Присвоение  имени и сохранение презентации

 

  Как и при работе с любой другой программой, рекомендуется сразу  же присвоить имя презентации, а  затем во время работы часто выполнять  ее сохранение.

  1.  Нажмите кнопку Microsoft Office , укажите команду Сохранение документа, а затем выполните одно из следующих действий.

  -   Для презентации, которая может быть открыта только в Office PowerPoint 2007, выберите Презентация PowerPoint.

  -   Для презентации, которая может быть открыта либо в Office PowerPoint 2007, либо в более ранних версиях PowerPoint, выберите значение Презентация PowerPoint 97-2003.

  Если  выбран этот вариант, новые функции Office PowerPoint 2007 становятся недоступными.

  2.  В списке Папка диалогового окна Сохранение документа выберите папку или другое место, в котором нужно сохранить презентацию.

  3.  В поле Имя файла введите имя презентации или примите имя файла, предлагаемое по умолчанию, и нажмите кнопку Сохранить.

  С этого момента можно нажимать сочетание клавиш CTRL+S или щелкать  кнопку Сохранить  в верхней части экрана, чтобы в любой момент быстро сохранить презентацию.   

2. Добавление, изменение порядка и удаление слайдов

 

  Слайд, который автоматически появляется в презентации, содержит два местозаполнителя, один из которых отформатирован для  заголовка, а второй - для подзаголовка. Порядок прототипов на слайде называется макетом (Макет. Оформление элементов, таких как заголовки, подзаголовки, списки, рисунки, таблицы, диаграммы, автофигуры и видеофрагменты на слайде.) . В Office PowerPoint 2007 также предусмотрены другие типы местозаполнителей, например местозаполнители для изображений и рисунков SmartArt.

  Чтобы одновременно с добавлением слайда в презентацию выбрать макет  нового слайда, можно выполнить следующие  действия:

  1.  На вкладке Слайды щелкните непосредственно под единственным содержащимся на этой вкладке слайдом.

  2.  В группе Слайды вкладки Главная щелкните стрелку рядом с кнопкой Создать слайд. (см. Рис 2)

     

     Рис 2. Создать слайд 

  Появится  коллекция, в которой отображаются эскизы различных доступных макетов слайдов.

  

  Рис 3. Коллекция макетов слайдов

  1. - Имя определяет содержимое, для  которого спроектирован каждый  из макетов.

  2. - Местозаполнители с цветными  значками могут содержать текст,  но в них также можно щелкнуть  эти значки, чтобы автоматически вставить объекты, включая рисунки SmartArt и клип (Клип. Готовое изображение, часто представляющее точечный рисунок или комбинацию фигур.) .

  3. - Щелкните нужный макет для  нового слайда. (см. Рис 3)

  Новый слайд появляется и на вкладке  Слайды, где он выделяется как текущий, и в области Слайд. Повторите эту процедуру для каждого добавляемого слайда.

  презентация power point слайд

  Совет. Если нужно, чтобы для нового слайда использовался тот же макет, что  и для предыдущего слайда, просто нажмите кнопку Создать слайд, вместо того чтобы щелкать стрелку рядом с ней.

  Определение нужного количества слайдов

  Чтобы подсчитать нужное число слайдов, создайте план презентации, а затем разделите  материал на отдельные слайды. Вероятно, понадобятся по крайней мере следующие слайды:

     Основной титульный слайд

     Вводный слайд, содержащий  основные темы или области  презентации

     Один слайд для каждой темы  или области, перечисленной на  вводном слайде

     Итоговый слайд, повторяющий  список основных тем или областей  презентации

  Если  используется эта базовая структура, то при наличии трех основных представляемых тем или областей, можно планировать, что презентация будет содержать  не менее шести слайдов: титульный  слайд, вводный слайд, по одному слайду для каждой из трех основных тем или областей и итоговый слайд. (см. Рис 4)