Электронный документооборот

      1 глава

      1.1 Документооборот. Общие принципы  документооборота

      Наиболее  массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования  информации. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые  сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

      Минусы  бумажного документооборота:

        - Медленный поиск документов;

       - Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

       - Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

       - Длительность сроков подготовки  и согласования документов;

       - Сложность организации документооборота, если с одними и теми же  документами - одновременно работает несколько пользователей;

       - Невозможность или трудоемкость  получения сводных отчетов и журналов.

      Таким образом, традиционный документооборот  оказывается неэффективным. Все  эти минусы устраняются с введением  систем электронного документооборота.

      Электронный документ (ЭД) — документ, созданный  с помощью средств компьютерной обработки информации, который может  быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

      Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

      Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

      Электронный документооборот подразумевает  создание документов, их обработку, передачу, хранение и распространение на основе использования компьютерной сети компании.

      Основные  принципы электронного документооборота

      - Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

      - Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

               - Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

      - Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

                - Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

       - Развитая система отчётности  по различным статусам и атрибутам  документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1.2 Правовая база электронного документооборота

      Правовую  основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

      Основным  нормативным документом, регламентирующим вопросы электронного документооборота в России, является Федеральный закон от 10.01.02 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

      Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» урегулирована технология проставления (порядок создания и  применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) – электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

      Закон раскрывает условия использования  ЭЦП. ЭЦП в электронном документе  равнозначна собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих  условий:

      1. Сертификат ключа подписи, относящийся  к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

      2. Подтверждена подлинность электронной  цифровой подписи в электронном  документе;

      3. Электронная цифровая подпись  используется в соответствии  со сведениями, указанными в сертификате  ключа подписи.1

      Большое значение в процедуре подтверждения  подлинности ЭЦП имеет понятие  сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи – это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией – удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП.

      Политика  государства в области регулирования  применения и реализации криптографических  средств, в том числе и средств  ЭЦП, определяется требованием использовать только средства, сертифицированные уполномоченными государственными органами. Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи.

      Вопросы работы с электронными документами затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации.

      В Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.2

      Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает  ответственность за преступления в  сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих ценность.3

      Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации».

      В данном законе содержатся определения  важнейших терминов в области  информационного и документационного  обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес понятия: «документированная информация» (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».4

      Законом установлено: документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде. Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде.

      Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. То есть, соответственно, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно – технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.

      Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации».5

      Преимущественно вопросы создания и использования  электронных документов решаются ведомствами  самостоятельно. Имеются нормативные  акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

      Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний  день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо усовершенствовать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот. 
 
 
 
 

      1.3 Современные системы управления документооборотом

      Рынок современных систем управления документооборотом  можно подразделить на следующие  основные категории, в зависимости  от объема и сложности выполняемых операций:

      - Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом.

      Продукты  данного класса предназначаются  для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc». Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени. В группу систем «ad hoc» входят многие почтовые системы, такие как «MS Exchange» и др.