Эффективность информационной системы управления организацией (на примере Федерального казначейства)

     Достижение  этой цели обеспечивается совершенствованием механизмов мобилизации, учета и  использования государственных  финансовых ресурсов, упорядочением  правовой основы деятельности органов  Федерального казначейства, организационным, материальным и техническим обеспечением органов ФК, а также развитием, полномасштабным внедрением и организацией эффективного использования единой информационной, телекоммуникационной системы органов ФК, с учетом обеспечения безопасности информации.

     В рамках модернизации казначейской системы  к настоящему времени реализован комплекс мероприятий по развитию базовых  условий для кассового обслуживания бюджетов бюджетной системы РФ, прежде всего его нормативной правовой основы, а также эффективной мобилизации и управления государственными финансовыми ресурсами на едином счете. По состоянию на 1 октября 2008 г. органы ФК обеспечивают полный учет средств федерального бюджета и внебюджетных средств на основе единой системы бухгалтерского учета и бюджетной классификации РФ, контроль за полнотой и своевременностью зачисления платежей в доход бюджетов, целевым характером расходов, а также своевременно информируют Правительство РФ о состоянии государственных финансовых ресурсов.

     В рамках работ по развитию единой информационной, телекоммуникационной системы сформированы основы IT-инфраструктура органов ФК, завершено проектирование автоматизированной системы ФК, а также подготовлена конкурсная документация на закупку прикладного программного обеспечения новой системы, обеспечивающего автоматизацию как существующих, так  и новых функций ФК. В настоящее время завершается проведение необходимых конкурсных процедур по выбору поставщика. Разработку и тестирование прикладного программного обеспечения предполагается завершить в конце 2010 года, в 2011 году планируется провести пилотное внедрение базовой системы. Полнофункциональную реализацию и тиражирование системы планируется завершить к началу 2011 года.

     Критически  важным фактором, определяющим возможность  эффективного выполнения ФК своих правоприменительных функций, является организация высоконадежной, устойчивой связи между объектами органов ФК, а также комплекс мероприятий по обеспечению защиты передаваемой информации. В этой связи ФК продолжается построение современной распределенной ведомственной транспортной сети. В 2011 г. будет завершена разработка проектной документации, осуществлен пилотный запуск ВТС, а также подключены к ВТС все органы ФК. При этом важно отметить, что Федеральное казначейство не строит собственную сеть передачи данных, а покупает эту услугу на телекоммуникационном рынке.

     В то же время современные вычислительные комплексы требуют качественной инфраструктуры системы электроснабжения, информационных коммуникаций, кондиционирования, вентиляции, диспетчеризации и т.п., призванных обеспечить функционирование автоматизированной системы с заданными параметрами надежности и производительности. Кроме того, важнейшим показателем стабильности работы такой системы является ее комплексная безопасность. В этой связи проведены мероприятия по созданию систем инженерного обеспечения объектов территориальных органов ФК. В частности, выполнены работы по обследованию Управлений и отделений ФК, разработке технических заданий и спецификаций на создание и модернизацию СИО объектов Управлений и части отделений ФК. Кроме того, организована закупка оборудования для создания СИО объектов информатизации Управлений ФК.

     Автоматизация всех областей деятельности ФК, внедрение  современных информационных технологий во все сферы управления и производственных отношений потребовали решения задач комплексного обеспечения информационной безопасности. В этой связи в органах ФК установлены прошедшие специальную проверку и специальные исследования средства вычислительной техники, а также другое оборудование, необходимое для решения задачи обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну. К концу 2010 года планируется завершить внедрение в органах ФК системы ведомственных удостоверяющих центров.

     Определенные  Казначейством России цели признаны реальными и достижимыми и их реализация планируется в сроки, определенные Проектом модернизации казначейской системы РФ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4 мероприятия по  организации эффективного  информационного  обеспечения в  федеральном казначействе и расчет экономического эффекта от них  

      Обслуживание бюджетного процесса большого количества клиентов Федерального казначейства осуществляется в условиях высокой степени их территориальной распределенности, что потребовало организации электронного документооборота (ЭДО) не только внутри казначейской системы, но и между органами федерального казначейства и клиентами, так как обслуживание клиентов с использованием бумажных документов стал причиной значительных задержек доведения бюджетных средств до получателей, а также требовать больших трудозатрат, связанных с доставкой корреспонденции.

     До  внедрения автоматизированной системы  в казначействе, заявки в компании «ходили» в бумажном виде. Свыше 1000 заявок передавалось по факсу из регионов в центр, где они рассматривались в департаментах. И, естественно, часть документов терялась или обрабатывалась с большим опозданием. По мере роста компании бумажный документооборот стал настолько большим, что впору было создать новую организационную единицу – «отдел по поиску заявок». Количество информации так захлестнуло компанию, что стало сложно отслеживать, у кого находится тот или иной документ, а главное – в какой стадии находится бизнес-проект или процесс, в рамках которого и был создан определенный документ. В БД можно определить реквизиты документа, но из них часто не понять его статус и уж точно не понять, в каком состоянии находится бизнес-процесс, результата которого ожидает сотрудник или покупатель.

     Цели проекта. Благодаря внедрению автоматизированной системы казначейства достигнуто:

1. четкий учет полученных и уплаченных средств;
2. своевременная отчетность по движению денежных средств;
3. автоматический контроль над расходованием средств, в соответствии с принятым бюджетом и лимитами;
4. автоматическое составление кассовых планов;
5. ускорение платежей и обработки данных за счет сокращения трудозатрат по неоднократному вводу информации.

Общая логика работы системы имеет такую  последовательность:

1. Плановый отдел. В программе формируется бюджет движения денежных средств, который утверждается руководством.
2. Заявители средств. Пользователи формируют заявки на выплату денежных средств. Происходит автоматическая проверка на соответствие бюджету с последующей различной обработкой в зависимости от результата проверки. Процедура согласования средств внутри компании может быть сколь угодно сложной и ветвистой.
3. Казначейство. При необходимости казначей может регулировать приоритеты выплат по заявкам, расставляя их по дням и указывая дополнительные реквизиты (например, банковский счет списания денег).
4. Бухгалтерия и выгрузка в банк. Утвержденные заявки попадают в бухгалтерию. При этом возможно автоматическое формирование платежных документов, которые автоматически могут быть выгружены в модули банк-клиент для моментальной отправки в банк для исполнения.
5. Банк и загрузка в бухгалтерию. Выполненные банком платежи автоматически загружаются в бухгалтерский модуль, откуда они подгружаются в те же заявки на выплаты для сопоставления с планом и продолжения процесса обработки и управленческой аналитики.
6. Управление контроллинга, управленческая отчетность. Данные автоматически попадают в отчетность по сценариям: «Плановый», «Заявки», «Управленческий факт», «Бухгалтерский факт».

     Вот основные качественные показатели, которых  удалось добиться благодаря внедрению автоматизированной системы в казначействе на основе программных продуктов по бюджетированию и документообороту.

     Расчет экономического эффекта. Точный экономический эффект от внедрения управленческих информационных систем такого масштаба привести довольно сложно. Но все же попробуем, помня о некоторых условностях.  
По статистике работы системы в казначействе было подмечено, что около 20% заявок шли с первоначальным превышением бюджета. В среднем, 1 заявка составляется на общую сумму в 5 000 USD. В день составляется около 150 заявок. Допустим, в случае превышения заявки,  величина превышения составляет только 10% (хотя на практике возникают куда большие отклонения).

Приведем  расчет экономии расходов: [150 заявок в  день] * [30 дней в месяц] * [20% заявок шли с превышением] * [5 000 USD «стоит» 1 заявка] * [10% величина превышения заявленной суммы над утвержденной по бюджету] = 450 000 USD в месяц!

     Даже  если в расчетах была допущена погрешность  в несколько раз, в любом случае окупаемость проекта измеряется в пределах нескольких месяцев эффективной продуктивной работы.

     Выполнение проекта: на первом этапе была разработана схема бизнес-процесса, описана оргструктура компании, список участников процесса и используемых документов, выделены роли (должности). Общая логика выполнения методических работ при внедрении приведена на рисунке:

     Рисунок 5 Последовательность методических работ  при внедрении

     После утверждения схемы процесса в  «бумажном» виде, были выработаны требования к модели управленческого учета и бюджетирования. В них вошли: управленческий план счетов, бюджеты и статьи в них, форматы ввода данных.

     Особым  преимуществом созданного программного решения является автоматический контроль лимитов, в разрезе видов бюджетов, статей, контрагентов и договоров. На этапе планирования финансовый департамент утверждает отдельные и консолидированный бюджеты движения денежных средств по компании, которые вводятся с большой степенью детализации. По введенным заявкам программа автоматически не позволяет тратить свыше утвержденных лимитов, с учетом всех аналитических разрезов и ранее совершенных платежей. Только утвержденные заявки (по бюджету, или с визой полномочного лица) попадают в бухгалтерию и могут быть оплачены. При этом весь процесс происходит в режиме реального времени. Общая логика системы создания и сопоставления заявок приведена на рисунке 6. 

               
Рисунок 6 Логика работы системы заявок

     Для бухгалтерского учета с множеством баз для различных юридических  лиц. Пример регулярного отчета о  движении денежных средств приведен на рисунке 7.

 
Рисунок 7 Фрагмент примера отчета по расходам федерального бюджета.

     После настройки в системе бюджетирования модели учета было проведено несколько  серий обучения пользователей. В течение 1 месяца проходила опытно-промышленная эксплуатация, в течение которой подразделения организации постепенно переходили на единую автоматизированную систему.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

       Люди  организуют свою деятельность в силу разных причин -  чтобы закончить  работу или задание, чтобы сократить  или  удалить дублирование действий, чтобы  создать  центры  ответственности,  чтобы обеспечить стабильность. Информационные  системы  должны  поддерживать эти цели. Информационные системы  обеспечивают  определенные преимущества перед  конкурентами  автоматизируя  операции  внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта  организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и  в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и  сервис.  Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. 

       Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие  информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

       Использование информационной технологии относится  к наиболее противоречивым внутрифирменным  проблемам. Руководство предприятий  часто отказывается их решать, так  как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

       Хозяйственные риски, связанные с информационными  технологиями, постоянно растут, и  неясно, до каких пор руководство  предприятий будет недооценивать  этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.