При продвижении туристского продукта на рынок услуг туризма необходим комплекс мер, направленных на реализацию тура, рекламу, участие в туристских выставках, ярмарках и биржах, организацию информационных услуг, издание каталогов, буклетов, путеводителей и т. д.

 

     2 Возможности Microsoft Excel для обработки документов

     2.1 Основные возможности Microsoft Excel

     Современные табличные процессоры позволяют  применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так  что возможным стало даже написание  конкретных приложений на их основе. Кроме  того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической  деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

     Основное  назначение табличного процессора –  автоматизация расчетов в табличной форме.

     В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

     - для автоматизации вычислений;

     - для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

     - для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.

     Табличный процессор получил широкое распространение  во всей экономической системе: в  бухгалтериях фирм и предприятий, в  экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что  связано с большим количеством  экономических операций и их универсальностью.

     Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической  информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для турфирм все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

     2.2 Функции в Microsoft Excel

     Для выполнения табличных вычислений нужны  формулы. Поскольку некоторые формулы  и их комбинации встречаются очень  часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Мастер функций, используя палитру формул, поможет пользователю в создании формул, автоматически исправляя наиболее общие ошибки. Справочная система обеспечивает подсказки по ходу работы.

     Если  при использовании команды Вставить функцию пользователь точно не знает названия требуемой функции, он может просто ввести ее краткое описание, а помощник по Office подскажет какую функцию надо вставить.

     Под функцией понимают зависимость одной  переменной (y) от одной (x) или несколько переменных (x1, x2, …Xn). Причем каждому набору значений переменных x1, x2, …Xn будет соответствовать единое значение типа зависимой переменной y. Функции входят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следущие виды функций:

     - математические;

     - статистические;

     - текстовые;

     - логические;

     - финансовые;

     - функции даты и времени и  др.

     2.3 Функций даты и времени

     Особым  типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к  дате числа (пересчет даты вперед и  назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют  внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний  формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие  типы внешних форматов дат:

     – ДД–МММ–ГГ (04–Янв–95);

     – МММ–ДД–ГГ (Янв–04–95);

     – ДЦ–МММ (04–Янв);

     – МММ–ГГ (Янв–95).

     Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как  часть данных, а как команда  переключения режима:

1. если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
2. если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
3. ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @ ;
4. если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.

     Логические  данные используется в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после  нажатия клавиши <Enter> в этой ячейке будет выведено «Истина». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».

Это представление  данных связано с понятием логической переменной, которая используется в  алгебре логики. Одна служит для  описания высказываний, которые могут  принимать одно из двух возможных  значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).

 

     3 Разработка рекомендации по использованию функций Microsoft Excel

     3.1 Использование функций  Microsoft Excel

     Математические  функции выполняют различные  математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы  и т.д.

     Статистические  функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или  их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т.п.

     Текстовые функции выполняют операции над  текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.

     Логические  функции используются для построения логических выражений, результат которых  зависит от истинности проверяемого условия.

     Одним из наиболее полезных являются логические функции. Можно перечислить бесчисленное число вариантов использования, ЕСЛИ – наиболее популярной логической функции Excel. Синтаксические функции ЕСЛИ( лог_выражение; зачение_если_истина; значение_если_ложь). Например, создаеться таблица, предназначенная составлять счета. При этом ставиться задача поощрить постоянных клиентов 10% скидкой, представление которой требуется автоматизировать. Обычно в ячейке где вычисляется общий итог, используется функция СУММ. Использование в замен функций, ЕСЛИ позволит задать Excel простой вопрос: потратил ли данный клиент в этом месяце более 10000? А затем предоставит отдельные инструкции для положительного или отрицательного ответа.

     Функция ЕСЛИ использует три аргумента: логическое выражение; значение, если первый аргумент дал положительное значение; значение, если от первого аргумента получено отрицательное значение. Для примера со счетами, предположим, что главный итог( сумма, на которую сделал заказов данный клиент в этом месяце) вычисляется в ячейке С12. Тогда, чтобы автоматизировать предоставленные скидки, можно воспользоваться формулой =ЕСЛИ ( С12> 10000; С12*0,9; С12). Здесь первый аргумент( логическое выражение) осуществляет проверку, превышает ли значение в первой ячейке С12 сумму 10000. Если да, Excel умножает эту сумму на 0,9, тем самым, уменьшая итог на 10%( т.е предоставляя скидку). Если нет, третий аргумент просто отображает значение из ячейки С12 без изменений.

     Функцию ЕСЛИ можно использовать, чтобы исключить  появление кодов ошибок #ДЕЛ/0!.

     Например  прежде чем выполнить вычисление, можно воспользоваться формулой, = ЕСЛИ(В11=0; 0; В10/В11) для проверки, не равно ли значение в ячейке В11 нулю. Если равно Excel отобразит в качестве результата 0; если не равно Excel выполни деление.

     Финансовые  функции используются в сложных  финансовых расчетах, например определение  нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение автоматизационных отчислений и др.

     Некоторые функции настолько просты, что  не нуждаются в аргументах.  Например, если в ячейке ввести СЕГОДНЯ(),Excel отобразит в этой ячейке текущую дату. Более того, когда бы ни был открыт рабочий лист, содержащий такую информацию, Excel уточнит текущую дату( у внутреннего календаря компьютера) и отобразит актуальное значение.

     Синтаксис функций Excel иллюстрирует примеры. Полужирным шрифтом выделены обязательные аргументы. Многоточие(…) означает, что число аргументов у функции не ограничено.

     =СРЗНАЧ( число; число2;…)

     =ПЛТ  ( ставка: кпер; пс; бс; тип)

     Здесь в функции СРЗНАЧ элементы число1, число 2 т.п должны быть заменены значениями, которые Excel сможет использовать для вычисления.

     Например, если ввести = СРЗНАЧ(12;16), Excel отобразит результат 14. Однако чаще всего в качестве аргумента этой функции используется адрес диапазона ячеек.

     Более сложные функции предъявляют  более жесткие требования к информации, предлагаемой в качестве аргументов. Например, для вычисления суммы периодического платежа за пользованием кредитом можно  воспользоваться функцией ПЛТ. Данной функции необходимо( в качестве аргументов) сообщить такую информацию, как процентная ставка в период займа (ставка), число платежей по займу(кпер), приведенная(т.е нынешняя) стоимость(пс). Остальные два аргумента- будущая стоимость(бс) и тип займа(тип)- необязательные.

     Хотя  в математических и логических функциях в качестве аргументов можно использовать числа и текст, обычно в этом качестве используются ссылки на ячейки и диапазоны ячеек. При изменении данных в ячейках, на которые ссылаются формулы, результаты формул изменяются автоматически. Это свойство электронных таблиц дает возможность создавать сценарий типа «что будет, если…», позволяющие быстро увидеть результаты притом или ином сочетании значений аргументов.

     3.1 Использование функций  дата и время