Информационные технологии в сфере услуг

      Подтверждения резервирования могут быть отпечатаны в любое время. Однако, обычно они  печатаются как часть потока продукции, производимой во время ежедневной модификации  системы.  Обновление данных в системе  выполняет многие функции ночного  аудита, производимого в неавтоматизированных отелях. Модификация системы проводится ежедневно с целью составления  отчетов, реорганизации системных  файлов, поддержания системы и  обеспечения временных рамок  конца дня.

      Записи  о резервировании хранятся в электронных  файлах, разделенных по времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя. Такая организация  файлов и метод исправления файлов наиболее подходит для оптимизации  работы модуля резервирования, поскольку  гости часто приезжают раньше установленной даты, изменяют дату, отменяют заказ или подтверждают его повторно. Например, если клиент хочет отменить заказ, работник службы бронирования должен быстро получить доступ к нужной записи о резервировании, изменить ее и сделать отмену³.

      Информация  из записей о резервировании может  быть использована для создания бланков  предварительной регистрации.

      Кроме того, модуль резервирования может  взаимодействовать с другими  функциями службы приема. Информация о резервировании может быть использована следующим образом: 

• Распечатана на карточках для увеличения скорости процедуры прописки
• Использована как база для распечатывания фолио гостей для внутреннего пользования отеля и листа информации о гостях (который может быть составлен в алфавитном порядке или в соответствии с номерами комнат)
• Переправлена для дальнейшей обработки в файл о комиссионных для агентов
• Переформатирована для включения в файл истории гостя

      Так же как и многие другие компьютерные программы, количество и вид отчетов  по модулю резервирования функционально  связаны с нуждами пользователя, возможностями программного обеспечения  и содержанием базы данных. Внутренний модуль резервирования отеля разрабатывается  с целью максимизации продажи  номеров путем тщательного мониторинга  количества свободных номеров и  предоставления детального прогноза дохода от сдачи номеров. Компьютерный отчет  о количестве свободных номеров  показывает ежедневное количество свободных  номеров каждого типа (оставшиеся номера в каждой категории).

      Отчет о предполагаемых доходах показывает будущие доходы, умножая предсказываемую  занятость в будущем на существующие в отеле расценки. Заменивший неавтоматизированную систему резервирования, модуль резервирования может так же составлять и другие отчеты: 

• Отчет о  сделках по резервированию
• Список предполагаемых прибытий и отбытий
• Отчет о комиссионных агентам
• Статистика отказов

      Отчет о сделках по резервированию предоставляет  информацию о ежедневных записях  по принятию, изменению или отмене резервирования. Модуль резервирования может также составлять дополнительные специализированные отчеты, например, отчет об отказах, отчет о заблокированных  номерах, отчет о не появившихся  клиентах.

      Список  предполагаемых прибытий и отбытий - это ежедневный отчет, который показывает количество гостей, которые должны прибыть или выехать из отеля, количество гостей, продливших свое пребывание в отеле (отдельно от списка прибытий и отбытий), а также имена гостей, соответствующие каждой сделке.

      Отчет о комиссионных агентам обрисовывает сделки по резервированию и суммы  комиссионных, которые следует выплатить  агентам с этих сделок. Агенты, связанные  контрактными соглашениями с отелем, могут зарабатывать комиссионные на сделках по резервированию, совершенных  в пользу отеля.

      Отчет по отказам показывает количество номеров, снятых за ночь с продажи из-за того, что номера не были подготовлены к  сдаче. Этот отчет особенно полезен  для отелей, имеющих планы на расширение своей деятельности.