Информационные системы в экономике. Обустройство офиса

Содержание

Введение

      Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров — все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

      Современный экономист должен уметь принимать  обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими, как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение, он должен владеть информацией по построению информационных систем.

      Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС).

      Экономические информационные системы характеризуются  различной степенью сложности создания, сопровождения и интеграции с  другими системами. Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому их качество определяется совокупностью свойств, характеризующих способность системы удовлетворять потребности пользователя.

      Цель  работы состоит в том, чтобы изучит информационные системы, характерные для современных офисов.

Для достижения цели предстоит решить следующие  задачи:

- дать  определение информационным системам

- изучить  особенности современных экономических  информационных систем

-  определить  список программ, которые применяются в офисах для их автоматизации.

1. Понятие «информационные  системы». Информационные  системы в экономике

 

      Информационная система (ИС) — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

      Современное понимание информационной системы  предполагает использование персонального  компьютера в качестве основного  технического средства переработки  информации.

      В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.

      Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет  значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

      Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

      ЭИС предназначены для решения задач  обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта,

      Задачи  обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической  информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

      Автоматизация конторских работ предполагает наличие  в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой  информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

      Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается  независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

      Информационные системы  в экономике:

• отличаются цикличностью обработки, связанной с особенностями ведения учета. Учетная информация подвергается одинаковой обработке за одни и те же временные периоды при изменении содержания и числового наполнения;
• отличаются сложностью расчетов (средним количеством арифметических, логических и прочих действий, приходящихся на одну форму показателя).

      Информационная  система экономического объекта  является основой системы управления, она постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением средств вычислительной техники и расширением производственных и финансовых связей предприятия. Функциональное назначение и тип информационной системы зависят от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает.

      Экономическая информационная система — это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, персонал, технические и программные средства связи. Это система, направленная на достижение множества целей, одной из которых является производство информации, необходимой для поддержки принятия управленческих решений. 
 
 

      Можно выделить следующие свойства экономических систем:

• наличие определенной цели функционирования, — получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства;
• целостность системы благодаря наличию организационной структуры и относительная изолированность от окружающей среды.

      Все информационные процессы, протекающие  в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы.

      Именно  для автоматизации формализуемых  процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые  для предприятий и организаций экономические информационные системы.

      Экономические информационные системы характеризуются  разной сложностью создания, сопровождения  и интеграции с другими системами. Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому  их качество определяется совокупностью свойств, характеризующих способность системы удовлетворять потребности пользователя.

  2. Полезность ИС на предприятии

      Конечная  цель любого предприятия — предоставлять ценности своим клиентам. Бизнес будет прибыльным, если стоимость, которую он создает, больше, чем затраты на его продукцию и услуги.

      Цепочка создания ценностей

      В каждой компании можно выделить девять видов деятельности, которые образуют цепочку создания ценностей. Следующие пять основных видов деятельности связаны с созданием, реализацией и доставкой продукции покупателям с последующим ее обслуживанием и поддержкой

• Материально-техническое снабжение состоит из получения, хранения и распределения материалов, которые являются входами для производства товаров или услуг. Пример — получение и обработка стали, резины и стекла, которые автомобильный завод использует для производства машин.
• Производственная деятельность превращает входы в конечные продукты или услуги. Например, сборочный конвейер на автомобильном заводе преобразует сырье в готовые автомобили.
• Поставки содействуют распределению готовых товаров или услуг покупателям. Например, отправка автомобилей дилерам.
• Маркетинг и сбыт облегчают приобретение товаров или услуг. Пример — телевизионная реклама и представление на рынке новых автомобилей.
• Сервис обеспечивает ремонт, обслуживание и эксплуатацию. Рабочие, ремонтирующие машины, выполняют сервисные услуги.

      Четыре вспомогательных вида деятельности. Следующие четыре вспомогательных вида деятельности обеспечивают возможность осуществления основных видов деятельности:

• Инфраструктура фирмы — организационная вспомогательная деятельность и функции, которые поддерживают цепочку увеличения стоимости. Они включают ИС, бухучет, финансирование, юридическое обеспечение и общее руководство.
• Понятие «кадры» относится к таким видам деятельности, как прием на работу, обучение, оплата и предоставление льгот служащим.
• Технологии улучшают продукт или услугу. Эта область охватывает НИОКР, компьютерные технологии и разработку промышленных образцов продукции.
• Приобретения означают закупки материалов, приспособлений, оборудования и помещений, необходимых для основных видов деятельности.

      Многие  организации при разработке компьютерных ИС просто автоматизируют существующие «ручные» бухгалтерские системы. Они не используют информационные технологии (ИТ) для улучшения и ускорения работ, придания им новых качеств. Результат — большое количество работ, которые не создают стоимости. Гораздо эффективнее использовать достижения в ИТ, чтобы пересмотреть свои производственные процессы с целью расширить деятельность по созданию потребительской ценности, (минимизировать затраты и увеличить эффективность деятельности, создающей деловую ценность и устранить деятельность, не создающую ценности. 

      ИС — важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную деятельность. Чтобы определить, где и как ИС может быть полезной в организации, необходимо использовать цепочку создания ценностей. Чтобы это сделать, надо выделить отдельные виды работ в цепи, определить затраты и добавленную стоимость каждой из них и проанализировать, где и как ИС может быть полезной. Этот подход, кроме того, помогает понять производственный процесс и связь между различными видами работ.

      Полезность ИС в  организации

      ИС может внести свой вклад следующими способами:

• ИС может улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.
• ИС увеличивает эффективность и производительность.
• ИС предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.
• ИС улучшает коммуникации.
• ИС улучшает использование знаний.

3. Автоматизация офиса

    Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

    Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

    Любой офис имеет следующую структуру  представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

    Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

    Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии  отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

    Рассмотрим  каждые из них.

3.1 Microsoft Office ХР

    Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

    В Microsoft Office входит:

• Word  – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel  – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access  – сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint  - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook  - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
• Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
• Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.