Информационная среда бизнеса

     Миссия предприятия «Мебельный цех» -  разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю.

       После определения миссии предприятия  необходимо произвести ее декомпозицию  на стратегические цели. Из всех  сформулированных целей нужно  выбрать несколько наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.

     Критические факторы успеха (КФУ) — это те мероприятия по реализации стратегии, конкурентные возможности, результаты деятельности, которые каждая компания должна обеспечивать (или стремиться к этому), чтобы быть конкурентоспособной.

     Критические факторы — это те движущие силы, которым фирма должна уделять  особое внимание, так как они определяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно  влияющие на ее прибыльность.

     Определим критические факторы успеха мебельного цеха:

1. высокое качество продукции - снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;
2. удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт;
3. скорость обработки информации – для эффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
4. расширение ассортимента – разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя;

2.2.Структурные проблемы предприятия

       Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 
2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
4. Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа.  Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.

2.3.Информационная модель предприятия

     Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 2. Информационная модель предприятия

     Стрелками синего цвета показаны информационные потоки документации жизненного цикла внутри предприятия, зеленого цвета - информационное взаимодействие предприятия с внешней средой, а красными — контролирующие потоки, которые хотя и не предполагают формирования отдельных документов, но играют существенную роль.

     Пояснения к нумерации стрелок:

     Продавец  в магазине принимает заказ на производство мягкой мебели от покупателя. Далее информация о заказе (1) передается директору, который передает заказ в мастерскую, и в технологический отдел.

     В Технологическом отделе подготавливаются 2 вида документов: ведомость комплектации (2) уходит в бухгалтерию, а технологическая документация (3) передается в мастерскую.

     В бухгалтерии формируется накладная на получение материалов (4) и передается на склад.

     Если  необходимые материалы есть в наличии, то кладовщик подготавливает накладную на передачу материалов (5), она отправляется в мастерскую. Если материалы отсутствуют на складе, то формируется ведомость на закупку (6), которая уходит директору. Директор связывается с поставщиками и договаривается о поставке необходимых материалов на склад. После оплаты счёта (7) в бухгалтерии закупленные материалы от поставщиков поступают на склад вместе с приходными документами (8).

     После выполнения заказа, информация о его готовности (9) поступает из мастерской в магазин. Продавец связывается с покупателем, сообщает ему, что его заказ выполнен, и договаривается о времени доставки. Документы на получение заказа (10) продавец передает водителю. Водитель подписывает документы у клиента и передает их в бухгалтерию.

     В бухгалтерию так же передается предоплата (11) и остаток оплаты заказа (12).

     Разработанные дизайнером проекты новых моделей мягкой мебели (13) передаются директору для утверждения.

     Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные службы: налоги (14), пенсионные начисления работников цеха (15), коммунальные платежи (16).

     Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию  директору (17).

     Красными  стрелками на схеме показаны контролирующие потоки, которые не предполагают формирования отдельных документов. Это материальный и финансовый контроль бухгалтерии (18), технический контроль над выполнением заказа (19) технологического отдела и управленческий контроль (20) директора цеха.

     Цели, стоящие перед информационной системой (ИС), должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые  можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия.

     Для осуществления миссии предприятия  и устранений назревших проблем  принято решение разработать  и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельного цеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса.

     Список  задач, стоящих перед ИС, должен  показать, как (или с помощью чего) достичь поставленных целей. Соотношение целей и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия.

     В идеале, на предприятии должен работать единый программный комплекс, связывающий работу разных специалистов на различных рабочих местах в единую технологическую и информационную цепочку. Для этого мы составили список первоначальных целей, стоящих перед ИС:

1. Проанализировать обмен информацией между отделами цеха и директором.  По возможности упростить передачу, сделать ее более эффективной, устранить дублирование информации. Автоматизировать документооборот внутри предприятия. Это позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета и, самое главное, сократить время обработки заказов. Руководство предприятия в любой момент времени будет иметь необходимую оперативную информацию.
2. Автоматизировать работу технологического отдела. Т.к. цех выпускает только стандартный набор мягкой мебели (не создает мебель на заказ), то имеет смысл заранее подготовить всю конструкторско-технологическую документацию и ведомости комплектации. Это позволит повысить производительность труда технолога, и значительно сократить время технологической проработки рабочих и сборочных чертежей, выпуска карт раскроя и т.д. Как следствие значительно сократиться брак на производстве, время обработки заказов и будет достигнута значительная экономия материалов.
3. Немаловажным фактором повышения эффективности работы предприятия является организация строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих, обеспечение бесперебойного снабжения производства всем необходимым, наличие оптимальных запасов на складе, то есть, по сути, внедрение автоматизированной системы складского учета.
4. Создать электронный каталог моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связать этот каталог с прайс-листом. По каталогу можно будет сразу получить ведомость комплектации, стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления.
5. Произвести разделение труда в мастерской.

 

2.4. Проектирование информационной системы 

     Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес-процесс должен иметь поставщика и потребителя (внешний объект или другой бизнес-процесс).

     Существует  два вида инструментов, применяемых  при описании бизнес-процессов –  вертикальное и горизонтальное описание.

     При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок  в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами (рис.3). При горизонтальном описании так же показывается, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют (рис.3).

     Рисунок 3.  Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

     В настоящее время существуют три  основных способа горизонтального описания бизнес-процессов: текстовый, табличный, графический. Опишем кратко эти способы.

     1. Текстовый

     Этот  способ есть не что иное, как текстовое  последовательное описание бизнес-процесса. Многие российские компании разработали  и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Приведем в качестве примера текстовое описание одного из бизнес-процессов нашего мебельного цеха:

     Бизнес  процесс: «Оформление заказа» - Продавец принимает заказ от покупателя, оформляет договор, принимает предоплату. Предоплата передается в бухгалтерию. Информация о заказе поступает директору, и запускается следующий бизнес-процесс «Выполнение заказа».

     2. Табличный.

     Для целей анализа и оптимизации  деятельности компании текстовое описание бизнес-процессов не оптимально.

     Таблица 1

Табличное описание бизнес-процесса «Оформление заказа»

№	Операция	Ответствен-ный	Что (Вход)	От  кого (Поставщик)	Что (Выход)	Кому (Клиент)
1	Принять заказ	Продавец	Заказ	Покупатель	-	-
2	Оформить договор	Продавец	-	-	Договор	Директор, б-п. «Выполне-ние  заказа».
3	Получить предоплату	Продавец	Предоплата	Покупатель	Предоплата	Бухгалтерия

  

 3. Графический.

Рисунок 4. Бизнес-процесс «Оформление заказа»

Выделение основных и вспомогательных  бизнес-процессов мебельного цеха

     Выделим четыре основных бизнес-процессов мебельного цеха:

1. Оформление заказа;
2. Выполнение заказа;
3. Доставка заказа покупателю;
4. Разработка новой модели.

     и четыре вспомогательных бизнес-процесса:

5. Технологическая проработка заказа;
6. Получение материалов со склада;
7. Работа склада;
8. Работа бухгалтерии.

     Первый  бизнес процесс мы описали в предыдущем шаге. Опишем остальные.

     Бизнес-процесс «Выполнение заказа»

     В состав данного бизнес-процесса входят два вспомогательных бизнес-процесса - «Технологическая проработка заказа»  и «Доставка материалов со склада» (их мы подробно опишем ниже). Директор поручает заказ конкретному мастеру. После получения технологической документации и необходимых материалов со склада, начинается изготовление заказа.  Мастер ведет всю работу, начиная с распилки пиломатериалов и заканчивая обтяжкой мебели тканью. После окончания работ запускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».