Бухгалтерские информационные системы (на примере ООО "Тарко")

Эффективность – одно из наиболее общих экономических  понятий,  не имеющих пока, по видимому, единого  общепризнанного  определения.  Это  одна  из  возможных  характеристик  качества   системы,   а   именно   ее  характеристика  с  точки  зрения   соотношения   затрат   и   результатов  функционирования системы.

К основным показателям  экономической  эффективности  относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных  вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект – результат внедрения какого-либо мероприятия, выраженный в стоимостной форме, в виде  экономии  от  его  осуществления.

Так,  для  организаций,  использующих  программные   изделия,   основными  источниками экономии являются:

- улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате  использования программного изделия;

-  сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет  их  лучших  эргономических характеристик;

- сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу  задач в эксплуатацию;

- повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

- увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

-повышение коэффициента  использования  вычислительных  ресурсов,  средств  подготовки и передачи информации;

-уменьшение численности персонала, в том числе  высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных  средств,  автоматизированных  систем,  систем обработки информации, переработкой и получением информации;

- снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных  задач  с  использованием  новых  программных  изделий  в  организации   –  потребителе программного изделия;

- снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент  экономической   эффективности   капитальных   вложений  показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в  результате  производства  и  эксплуатации  программного  изделия,  на   один   рубль капитальных единовременных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности)  – показатель эффективности использования  капиталовложений  –  представляет  собой  период  времени,  в  течение  которого  произведенные  затраты  на  программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение  эффективности  программного   изделия   основано   на принципах оценки экономической эффективности производства и использования  в народном хозяйстве новой техники.  Основные  положения  разработаны  на  основе и в  развитие  методики  определения  экономической  эффективности  использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений  с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного  цикла  программного  изделия  и  в  зависимости от целей расчета рассчитываются и документально  оформляются  следующие виды экономического  эффекта:  предварительный,  потенциальный,  гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до  выполнения  разработки  на  основе  данных   технических   предложений   и   прогноза  использования.  Предварительный  эффект   является   элементом   технико-экономического обоснования разработки программного изделия и используется  при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический  эффект  рассчитывается  по  окончании  разработки на основе достигнутых  технико-экономических  характеристик  и  прогнозных  данных  о  максимальных  объемах  использования  программного  изделия.  Потенциальный  эффект  используется  при  оценки   деятельности  организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный  экономический  эффект  рассчитывается   в   виде  гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения  и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный  экономический  эффект  для  конкретного  объекта  внедрения  рассчитывается   после   окончания   разработки   для   одного  программного внедрения  на  основе  данных  о  гарантированном  разработчиком  удельном эффекте от применения  программного  изделия  и  гарантированных  пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия.

Гарантированный  эффект  от   одного   внедрения   программного   изделия  рассчитывается при оформлении договорных  отношений  между  организацией-разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный  общий  экономический  эффект   рассчитывается   при  постановке программного  изделия  на  производство  на  основе  обобщения  фактических  показателей  использования  программного  изделия  (по  ряду  объектов внедрения), а также данных  об  объемах  внедрения  программного  изделия,   соответствующих   возможностям   изготовления,   внедрения   и  сопровождения. Гарантированный  общий  эффект  служит  для  разработки  и  утверждения экономически  обоснованной  цены  на  программную  продукцию,  выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе  данных  учета и сопоставления затрат и  результатов  при  конкретных  применениях  программного  изделия.  Фактический  эффект  рассчитывается   от   одного  программного внедрения  конкретного  программного   изделия   на   конкретном  объекте,  а  также  как  общий  экономический  эффект  от   использования  конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за  расчетный  период.  Фактический  эффект   используется   для   оценки   деятельности  организаций,  разрабатывающих,  внедряющих  и  использующих   программные  изделия, для  определения  размеров  отчислений  в  фонды  экономического  стимулирования,  а  также  для  анализа  эффективности   функционирования  программного   изделия   и   выработки   технических    предложений    по  совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели  экономической  эффективности  программного  изделия  определяются:

-  экономической  оценкой  результатов  влияния  программного  изделия   на  конечный результат  их  использования  (основное  направление  анализа  и  расчета показателей эффективности – для прикладных программных изделий);

- экономической оценкой результатов  влияния  на  технологические  процессы  подготовки,  передачи,  переработки  данных  в  вычислительных   системах  (основное направление анализа и расчета показателей эффективности  –  для  программного изделия организации вычислительных процессов и  эксплуатации  средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции  операционных систем);

-  экономической  оценкой  результатов  влияния  программного  изделия   на  технологический процесс  создания  новых  программных  изделий  (основное  направление  анализа  и   расчета   показателей   эффективности – для инструментально-технологических средств   разработки   и   производства  программного обеспечения).

При   необходимости   определения   экономической   эффективности  программных изделий, входящих в состав АСУ и другие системы через  оценку  влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих  систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по  коэффициенту  долевого  участия  программного  изделия  в   показателях   эффективности  автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются  по  результатам  основной   деятельности    организации    на    основе    соответствующих  общегосударственных,  отраслевых   и   ведомственных   методик.   Долевой  коэффициент участия  программного  изделия  в  показателях  эффективности  автоматизированных  систем  в  зависимости  от  условий   расчета   может  определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия  к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных  оценок  по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

При оценке прямой эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитываются две группы показателей – показатель снижения трудовых затрат и показатель снижения стоимостных затрат.

При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации используется следующая система показателей:

1.                  Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации:

Т = Т0 – Т1,

где Т0 – годовая трудоемкость обработки информации при базисном варианте; Т1 – годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.

2. Коэффициент снижения трудовых затрат:

3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост производительности труда при обработке информации:

К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (C), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КС), индекс снижения стоимостных затрат (YC):

1. Показатель снижения стоимостных затрат:

С = С0 – С1,

где С0 – годовая стоимость обработки информации при базисном варианте; С1 – годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.

2.                  Коэффициент эффективности по затратам:

3.                  Индекс изменения стоимостных затрат:

Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:

,

где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).

А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:

3.2. Расчет показателей  экономической эффективности

проекта

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на  работу  в базовом варианте и на разработку  программы  автоматизации.  Трудовые  и стоимостные затраты при базовом  и  проектном  варианте  представлены  в таблицах 5 (См. далее).

Базовый вариант.

Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести  в базу бухгалтер. Под записями понимается вся информация, которая вносится по каждой накладной в  данной  операции.  В  нашем  случае  –  это  ввод расходных и приходных накладных и счетов-фактур каждый день.

Норма выработки показывает, сколько записей  может  внести  расчетчик, если будет вносить данные вручную. В нашем случае норма выработки в час составляет 3 документа. Такие  небольшие  цифры  обусловлены   тем, что нужно затрачивать время не только на внесение данных, но  и  на   их проверку и возможную корректировку.

Трудоёмкость () определяется делением объёма работы на норму выработки.

Проектный вариант.

Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы.

Норма выработки в час составляет 12 документов.

Трудоёмкость () определяется делением объёма работы на норму выработки:

Абсолютный показатель снижения трудовых затрат (∆T):

Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):

Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт):

Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:

Базовый вариант.

1. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 750 рублей.

Заправка картриджа: 1 шт. х 250 руб. = 250 руб.;

Итого: 1000 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

1000 руб. x 12 мес. = 12000 руб.

2. Трудовые затраты.

Количество работников в Отделе – 6 человек, но непосредственное отношение к разработанной системе имеют 2 человека: бухгалтер-операционист и оператор.

Фонд оплаты труда бухгалтера-операциониста:

150 руб./час. x 8 час. x 23 дня = 27600 руб./мес.

Фонд оплаты труда оператора:

100 руб./час х 8 час. х 23 дня = 18400 руб./мес.

Фонд заработной платы за год для 2 человек составляет:

(27600 руб./мес. +18400 руб./мес.) x 12 мес. = 552000 руб.

Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляют:

= 552000 руб. + 12000 руб. = 564000 руб.

Проектный вариант.

1. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:

Заправка картриджа: 1 шт. x 250 руб. = 250 руб.;

Бумага: 5 уп. x 105 руб. = 525 руб.;

Итого: 775 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

775руб./мес. x 12 мес. = 9300 руб.

2. Трудовые затраты: после внедрения информационной системы вместо 2 человек с ней может работать 1 бухгалтер-операционист. Таким образом,  одного человека можно сократить. Фонд заработной платы составит:

27600 руб. x 12 мес. = 331200 руб.

3. Сопровождение – 30 000 руб. в год.

Затраты на оплату работ инженера-разработчика: данная система будет разрабатываться собственными силами, т.е. без привлечения сторонних разработчиков.

Разработку программы производит один инженер-программист, зарплата которого составляет 35000 руб./мес.