Автоматизация документооборота на предприятии лесопиления

ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРТСВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МАТЕМАТИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ МАТЕМАТИКИ И КИБЕРНЕТИКИ

Дипломная работа

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ЛЕСОПИЛЕНИЯ

Петрозаводск

2010

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.              Теоретические аспекты автоматизации предприятия

2. Обследование предприятия

2.1 Общие сведения о предприятии

2.2 Структура организации

2.3 Структура управления

2.4 Исследование бизнес-процессов

2.5 Результат обследования

3. Разработка технического задания

«Система учета на складе»

3.1 Назначение и цели создания системы

3.2 Требования к «Системе»

3.2.1 Функциональные требования

3.2.2  Потоки данных

4.              Проектирование Базы Данных

4.1 Инфологическая модель

4.2 Реляционная модель данных

5. Порядок контроля и приемки системы

5.1 Аттестация системы

5.2 Проект сборки

5.3 Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации и характеристиках окружающей среды

5.4 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ВВЕДЕНИЕ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять ими. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

ЗАО «Соломенский лесозавод» - входит в группу предприятий «АСПЭК». Основным видом продукции ЗАО «Соломенский лесозавод» являются фрезерованные детали из цельной и сращенной древесины. Готовая продукция реализуется на экспорт и на внутренний рынок. Производственный процесс организован на базе передовых технологий. Готовая продукция хранится на механизированном складе.

На сегодняшний день полная автоматизация предприятия связана с довольно крупными расходами. Наиболее приемлемым в сложившихся экономически условиях для предприятия является частичная автоматизация документооборота.

Таким образом, целью дипломного исследования является проектирование системы учета на складе.

Задачами данной дипломной работы являются:

                  описание, анализ деятельности, структуры и функций предприятия ЗАО «Соломенский лесозавод»;

                  исследование  бизнес-процессов предприятия;

                  разработка технического задания и проектирование информационной  системы.

Дипломная работа состоит из введения, пяти частей, заключения, списка используемой литературы и двух приложений.

В первой части рассматриваются теоретические аспекты, связанные с автоматизацией документооборота предприятия.

Остальные части отражают практическую составляющую: обследование предприятия, разработка технического задания, проектирование базы данных, проектирование системы.

В заключении кратко излагаются результаты  проведенной работы.

Список литературы содержит двенадцать источников.

1.   Теоретические аспекты автоматизации предприятия

На сегодняшний день автоматизация документооборота  необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

      документы теряются;

      накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

      документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

      тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

      создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

      на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

      обеспечит слаженную работу всех подразделений;

      упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

      повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

      повысит оперативность доступа к информации;

      позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Этапы автоматизации документооборота:

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Выделяют следующие основные этапы:

1. Обследование организационной, управленческой структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов;

2. Разработка технического задания, включающего:

      Цели автоматизации

      Описание задач автоматизации, краткое описание бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать и смежных процессов. Задачи, стоящие перед заказчиком, которые необходимо решить с помощью разработки программного обеспечения.

      Характеристики объекта автоматизации

      Описание текущего состояния автоматизации - перечень информационных систем, связанных с разрабатываемым проектом, их функциональность, возможность их использования и интеграции для целей данного проекта

      Функциональные требования к системе. Описание того, какие функции должна выполнять система. Описание ограничений, по тому, как система должна выполнять те или иные функции. Описание типов пользователей системы (ролей). Описание функций, которые должен выполнять каждый тип пользователя в системе. Подробное описание взаимодействия каждого типа пользователя с системой по шагам (сценарии использования системы).

      Прототипы интерфейсов, с помощью которых происходит взаимодействие пользователей с системой с описанием, в какой последовательности и каким образом происходит отображение различных форм и окон системы, каким образом данные вводятся, проверяются, обрабатываются системой. Описание реакций системы на действия пользователя.

3. Проектирование БД

      Описание предметной области

      Построение инфологической модели

      Проектирование базы данных (создание таблиц)

4. Формулирование требованиий к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.

Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

Анализ существующих автоматизированных систем документооборота:

Современный  рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них система электронного документооборота DIRECTUM, система DocsVision, БОСС-Референт, ДЕЛО, ЕФРАТ-Документооборот, CompanyMedia и др.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Cистема сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

      Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

      Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

      Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

      Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

      Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

      Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

      Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.

      Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

      Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

      Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

      Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

      Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

      Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

      Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

      Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки:

      Зависимость от платформ Microsoft.

      Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации не типовых задач.

      Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

Система DocsVision — платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Система DocsVision предназначена для создания гибких, настраиваемых решений в следующих областях: — создание электронных архивов — автоматизация делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины — автоматизация управления деловыми и организационными бизнес-процессами (создание электронных регламентов) — интеграции различных информационных систем предприятия на базе сквозных бизнес процессов.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.