Анализ АИС и управленческих систем

-выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

- совершенствование системы документооборота; 
- наличие и использование системы классификации и кодирования;

- владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

-создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. 
         Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях  и программу организации доступа  к этим данным. 
Внутримашинное ИО - это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду. 
        Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты.  
        Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных, относящихся к одной задаче (подсистеме), организационная подборка сведений о каком-либо объекте или процессе либо о ряде однородных объектов или процессов называется массивом информации. 
        Информационная база, записанная на машинные носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных. 
       Информационная база - основа внутримашинного ИО. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ. 
       Требования при формировании массивов в ИБ:  
- полное отражение состояния объекта;  
- включение расчетных данных из первичных массивов;  
- рациональное построение базы;  
- минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей;  
- обеспечение надежности хранения;  
- обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов. 
 
Классификация массивов. 
1) По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем). 
2) По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации (справочники, каталоги). 
3) По длительности использования:

• постоянные (содержат неизменные данные),
• условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной),
• переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные подразделяются на группы: 
-нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов); 
-справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам); 
-расценочные (цены на материалы, готовую продукцию, расценки); 
-постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов); 
-регламентирующие (данные об обязанностях персонала). 
        Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.        Информационная база может быть создана либо как множество файлов, каждый из которых отражает множество управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы организуются специальным образом (они не являются независимыми). 
       Организационная структура банка данных включает базу данных, систему его управления, архив, систему управления архивом, библиотеку программ и администратора БД. 
      База данных представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач АСУ и принятия управляющих решений. 
База данных может включать информацию для всех задач, решаемых в АСУ, или для групп задач. 
      Система управления базой данных представляет собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих формирование и введение массивов данных. 
      Обработка и выдача необходимой информации для коллектива пользователей или задач управления реализуется посредством программ управления информационной базой. Система управления банком данных включает манипулятор и набор сервисных программ и существует для организации взаимодействия между программами, контроля и защиты данных. 
       Администратор занимается управлением и координацией работ банка данных, принимает решения при сбоях, обслуживает пользователей и т.д. 
Одним из важнейших банков данных АС является нормативно-справочная база данных, включающая все применяемые данные справочников, ценников и других нормативных документов, необходимых для решения задач. Нормативно-справочная база создается или для комплексов задач, или системы в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. АИС в бухгалтерском учете.

Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают  значительное влияние на организацию  и ведение бухгалтерского учета. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации  ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового  анализа.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования  информационной системы и использования  современных персональных компьютеров  ― необходимого инструмента в  работе бухгалтера. Значительную роль в процессе управления организацией играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации.

 Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности.

 Новые версии программных  продуктов по бухгалтерскому  учету объединяют информацию  комплексов различных участков  учета. Так, например, в типовых  проектах учета труда и заработной  платы одновременно предусмотрена  выписка платежных документов  по платежам в фонды (платежные  поручения по оплате подоходного  налога, отчислениям в пенсионный  фонд, медицинское страхование, начисление  в фонд занятости). Выполнение  такой машинной программы объединяет  два комплекса учетных задач  — учет труда и заработной  платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести  и в комплексах задач по  учету материальных ценностей,  учету готовой продукции и  др.

В процессе учета наличия  и движения материальных ценностей  задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии  и отдела материально-технического снабжения. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста материально-технического снабжения.

-Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей;

-Программный модуль бухгалтера — заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты.

 - Программный модуль экономист материально-технического снабжения ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей и др.

Модуль «склад» позволяет вести учет движения товаров на складе, составление книги покупок, выписывать счета, автоматически формировать проводки и передавать их бухгалтеру.

Комплексы бухгалтерских  задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние  связи — взаимодействие с другими  подразделениями, реализующими иные функции  управления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой  методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная  операция отражается дважды: в кредите  одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач  позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.).

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка ― Главная книга — Баланс».

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается  в получении нормативных и  методических материалов, а также  передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим  административным органам, налоговой  инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.                                                           Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи с банками  предусматривается межмашинный  обмен информацией по системе  «Клиент — банк».

Банк, который обслуживает  расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным  счетом прямо из офиса. Программа  «Клиент ― банк» позволяет  создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а  также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения  защиты информации используется электронная  подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также  специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система «Клиент — банк» избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.

К информационному обеспечению  бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых  отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных  правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения  правовой информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник /Под ред. проф. Г.А. Титоренко.-М.: 
2. Автоматизированные информационные системы в экономике.                             В. Н. Ясенев  2007г
3. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Практика использования: Учеб. пособие. Автор: Карминский A.M., Черников Б.В. Издательство: М.: Финансы и статистика Год: 2006 
4. Информационные системы и технологии в экономике В. Н. Ясенев Издательство: Юнити-Дана Год: 2008