Анализ АИС и управленческих систем

Министерство  образования  и науки РФ

Филиал  Федерального государственного бюджетного                    образовательного учреждения

 Высшего профессионального  образования

 

«Кузбасский Государственный  Технический

Университет имени Т.Ф. Горбачёва»

в г. Междуреченске

 

 

 

Контрольная  работа

 

 По дисциплине:  Информационные системы

 Тема: Анализ АИС и управленческих систем

 

 

                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Содержание

 

Введение…………………………………………………………………….…..3-4

1. Изучение потоков информации.………………………………….....5-8
2. Структура и содержание информационного обеспечения………9-12
3. Внутримашинное информационное обеспечение……………….13-15
4. АИС в бухгалтерском учете………………………………...…….16-19

Список литературы……………………………………………………………..24

 

 

 

Введение

 
        Автоматизированная информационная система (АИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. 
Автоматизация — это замена физического и умственного труда человека работой технических средств, обеспечивающих выполнение работ с заданной производительностью и качеством без вмешательства человека, за которым остаются функции наблюдения и подготовки технических средств к эксплуатации. 
        Информация — сведения об объектах, явлениях, событиях, процессах окружающего мира, передаваемые устным, письменным или другим способом и уменьшающие неопределенность знаний о них. Эти знания отражают действительность в сознании (мышлении) человека. С середины XX в. информация становится общенаучным понятием, включающим обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. 
Информация должна быть достоверной, полной, адекватной, т. е. определенного уровня соответствия, краткой, ясно и понятно выраженной, своевременной и ценной. 
        «Система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач.

Добавление к понятию  «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой  области. Они помогают анализировать  проблемы и создавать новые продукты. 
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. 
        Автоматизированная информационная система - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Изучение потоков информации.

Информационный  поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие  различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются  различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации. 

Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы  к управляемой и реализующие  функции планирования, контроля и  регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Потоки обратной связи  формируются в основном во время  выполнения производственно-хозяйственных  функций и передаются от управляемой  системы к управляющей. С их помощью  руководств узнает о положении дел  на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного  процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных  операций. Часть из них носит распорядительный, часть — осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.

Документооборот, охватывая  всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов —  создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив —  должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на, этапах предпроектного обследовании и  построения функциональных; моделей  выстраивается логика и проверяется  целостность важнейших элементов  функционирования предприятия —  его структура и производственно-технологический  цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

В основе деятельности предприятия  лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ  по новой тематике, изготовление той  или иной продукции, перемещение  персонала все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных  записок, писем.

Документ, как правило, возникает  в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении  могут участвовать различные  исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен «видеть» приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.

Должностное лицо занимает в структуре организации вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его  права доступа к тем или  иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения  инициируется появлением приказа о  его перемещении в системе  документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота — статус и права данного сотрудника при доступе к документам и  функциям должны быть приведены в  соответствие с его новой ролью.

Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или  их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается  для автоматизации движения в  организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа  позволяет разработать шаблоны  документов и установить правила  их заполнения пользователями, формализовать  жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и  выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем  месте, автоматизировать большую часть  рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести , хранилище документов и обрабатывать их.

Программой «1С: Электронная  почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с  документами в базу данных.

Технический прогресс в области  средств вычислительной техники  и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют  существенно изменить подход к автоматизации  потоков информации и документопотоку.

Прежде всего, следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических  задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются  платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры  и другие первичные документы.

Использование вычислительных сетей приводит к значительному  изменению и документооборота. Так, система «клиент — банк» изменяет способы общения пользователя с  банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и  не выходя из своего офиса. Наличие  ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически  в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной  почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность  управления.

 

 

 

 

2. Структура и содержание информационного обеспечения. 
        Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. 
        Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, предоставление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта.  
         ИО предприятия представляет собой информационную модель данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей. 
        При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными. 
        Основными функциями ИО являются: 
1) наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности,  
2) выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов;  
3) подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов;  
4) обеспечение автоматизированной обработки данных;  
5) осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления. 
      На государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные системы документации. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. 
       Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков: 
1) чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; 
2) одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; 
3) работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; 
4) имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. 
         Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. 
         Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. 
          В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу. 
         Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает: 
- исключение дублирующей и неиспользуемой информации; 
- классификацию и рациональное представление информации. 
       При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется. 
       Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов: 
       1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью: 
- понять специфику и структуру ее деятельности; 
- построить схему информационных потоков; 
- проанализировать существующую систему документооборота; 
- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение. 
       2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных. 
     Для создания информационного обеспечения необходимо                              -ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;