История развития служб документации в России

    Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

    Бланк письма (рис. 5,6) в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

    Бланки структурного подразделения организации (рис.7) или должностного лица (рис. 8) практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

    Бланк конкретного вида документа (рис. 9), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

    Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

    Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации.

4.1 Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа.

    Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

    Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

    Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

    Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

    Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

    Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

    Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

    Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

    Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

    Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

    В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

    Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

    Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

    Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

    Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

    Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

    Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

    Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

    К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

    Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

    Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной

  власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

  ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

  субъектов РФ.

    Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

    В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

    Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

    В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.

    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

    В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа;

- от первого лица единственного числа;

- от третьего лица единственного числа.

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

    В документах составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

    Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

    Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

    Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

    Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

    Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

    Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

- завершительную надпись «верно»;

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения.

    Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Отметка об исполнители включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.3 Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.

    Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «к», словом  или штампом «контроль».

    Отметки об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении: слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись; дата.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.

    Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

    Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

    Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4.4   Перечень документов, подлежащих утверждению.

    Утверждению подлежат:

- акты

- договоры

- задания

- инструкции, правила

- нормативы

- отчеты

- перечни

- планы

- положения

- расценки на производство работ

- сметы

- стандарты

- структура и штатная численность

- тарифные ставки

- уставы

- формы

- штатные расписания и изменения к ним.

4.5   Перечень документов на которых ставится гербовая печать.

    Гербовая печать ставится на следующих документах: