История развития служб документации в России

ПЛАН

I.   Введение.

II.  История развития служб документации в России.

III. Составление и оформление организационно-распорядительной

       документации.

       1.Классификация и структура организационно распорядительных

          документов ГОСТ Р6.30-97

       2..Состав реквизитов организационно-распорядительной

          документации.

       3.Требования к оформлению реквизитов организационно-

          распорядительной документации.

IV. Заключение.

V. Литература.

    Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

I Краткая история развития служб документации.

   С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

    Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Этапы становления делопроизводства в России.

    В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

    При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

    В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

    В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

    В настоящее время сложившейся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Система документации и унифицированная система документации.

    Любой документа функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов.

    Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Суть унификации и стандартизации в производстве.

    Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

    Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

    Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов.

    В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

    С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97.

    Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

Виды деловых документов на предприятиях и в организациях.

    Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.

3.1 Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и организациях?

    Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

    Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,

  решения, указания);

- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы,

  телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные

  записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,

  штатные расписания).

    Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

3.2 Каково назначение ГОСТ Р 6.30-97

    ГОСТ Р6.30-97 (рис.1) распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

    Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

    Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

3.3 Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.

    Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.

    ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата документов- А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.

    Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

    Площадь формата заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.

Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

    Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

3.4 Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.

    В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие. (рис. 2 и 3)

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

    Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

    При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

3.5 Что собой представляет бланк документа?

    Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

    Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, приведенный на рис. 2, предусматривает именно такое расположение.

    Продольный вариант используется организациями  с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

    Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

    Бланки документов проектируют в соответствии с рис. 2 и 3. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

    Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

   от границ зоны расположения реквизитов;

- флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

   расположения реквизитов).

    Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

    Общий бланк (рис. 4), в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.