Менеджер  – это руководящий состав фирмы, наделенный исполнительской властью, в границах которой он имеет право принимать решения самостоятельно. Он должен владеть методиками принятия управленческих решений, знать стили руководства, знать особенности украинского менеджмента. Офис-менеджер – это координатор работы офиса, отвечающий за документальное и бездокументное обслуживание руководителя, за документооборот предприятия в целом. Это очень непростая задача, поскольку офис находится в центре всех процессов, которые происходят в организации. Если это небольшая фирма, то задача офис-менеджера еще более усложняется, поскольку служебные обязанности его четко не всегда определены и приходится выполнять самые различные функции: секретаря и референта, организатора деловых встреч, переговоров и презентаций, а также фуршетов и банкетов, бухгалтера и сценариста.

3. История профессии секретарь

     В 19 веке было лишь слово «секретарь»  и стояло за ним: делопроизводитель, письмоводитель. Кроме того, существовали особые гражданские чины: статс-секретарь (поверенный письмовод государя), секретарь Государственного совета, коллежский секретарь, губернский секретарь. Безусловно, получить секретарство в какой-либо палате было нелегко, добивались его только люди весьма образованные и порядочные. Эта профессия приносила доход, давало возможность вольготно жить в богатом доме политика, ученого, писателя. В 20 веке менялась жизнь, возникали новые явления и понятия, соответственно появлялись дополнительные значения у слова «секретарь»; а занимать место делопроизводителя все чаще стали женщины. Прогресс превращал их в машинисток, стенографисток, расширял круг их обязанностей. Они ведали деловой перепиской, регистрировали входящие и исходящие бумаги, распечатывали корреспонденцию, рассылали и разносили документы, готовили и подавали чай. Кто-то являлся секретарем учреждения, организации, а кто-то личным секретарем отдельного лица, руководителя.

     Есть  Государственный секретарь, так  называется министр иностранных  дел США, пост которого может занимать и женщина.  
В настоящее время в деловом мире появились такие должности, как офис-секретарь, пресс-секретарь, секретарь-референт, секретарь-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик. С момента возрождения профессии в конце 20 века в видоизмененном варианте и до сегодняшнего дня секретари оценивались по определенным критериям и параметрам. Можно выделить пять принципов подбора секретаря, которые формировались в строгой хронологической последовательности. Все фирмы прошли этот путь исканий, делая соответствующие выводы, после которых женщины-секретари вливались в коллективы или изгонялись из них, добивались желаемого или теряли приобретенное. На первом этапе, когда создавались предприятия новых форм собственности или реконструировались существующие, вместе оказывались люди, объединенные общей идеей. Секретарских обязанностей было много, а секретаря, как правило, не было. На втором этапе потребовались конкретные условия-предпосылки для выполнения поставленных задач. Поэтому в конторах на месте секретарей появились необходимые люди: жена председателя кооператива. На третьем этапе уже солидные компании въезжали в отремонтированные старинные особняки, обставленные по последнему слову дизайна. Многим руководителям показалось, что секретарь - это своеобразная деталь интерьера и хорошо, когда она всегда, так сказать, под рукой. На четвертом этапе была произведена более тщательная подборка персонала - секретарей. Пятый этап, стоит надеяться, навсегда породил принцип подбора секретарей, учитывающий производственную целесообразность². 
 
 
 
 
 
 
 

4. Современные требования  к профессии секретаря

     Говоря  о состоянии развития секретарского  дела в Центре и регионах, приходится отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

    В то же время в Санкт-Петербурге, в  крупных поволжских, уральских и  сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

    Таким образом, взаимодействие Центра с регионами  по проблемам развития секретарского  дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах. 
Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» и начавшая свою деятельность в 2007 году не имеющая аналогов в истории России «Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров». Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

    Для самой же Ассоциации тесная связь  с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

    Конкуренция в профессии секретаря, секретаря-референта достаточно низка. Мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплатной «вилки», а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) делает реальным шанс претендовать на верхнюю границу диапазона. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение, хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и декретных отпусков их обладательниц.  Работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к отрасли. Таким образом, перед вами открыт широкий выбор. Считается, что работать секретарем или помощником руководителя может только человек, обладающий определенными личностными и деловыми качествами, среди которых самыми важными являются организованность, ответственность, хорошая память, внимательность к мелочам, способность принимать решения. Обязательно хорошее владение компьютером.

    Сертификация  качества работы секретаря

    В настоящее время разрабатывается  серия международных стандартов по сертификации качества персонала. В ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников». Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

    В России в 1997 году было принято постановление  Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ». Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества. Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые. Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.  Требования: специальное образование или опыт работы от одного года: организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов;  навыки работы с Word, Excel; навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС; русский язык; ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения; умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности; уровень обучаемости;        правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи.  По результатам тестирования выдается "Sertifikate-V" на русском и английском языках³. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     В данной работе было проведено рассмотрение истории профессии секретаря. Профессия секретаря является одной из наиболее востребованных на кадровом рынке. Секретарь - выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, ведет телефонные переговоры, участвует в подготовке заседаний и совещания. Умеет работать на компьютере и обращаться с оргтехникой. Работа может быть ненормированной, возможны командировки. Профессия секретаря-референта, кроме владения определенными навыками, требования к которым предъявляет работодатель (хорошие знания делопроизводства, стенографии, машинописи, оргтехники, русского языка и литературы, иностранного языка) предполагает также ряд общепсихологических качеств, влияющих на успешность деятельности. То есть развитие наглядно-образной, вербальной памяти, степень концентрации и переключения внимания, стрессоустойчивость, темп устной речевой деятельности, коммуникативные и организаторские способности. Секретарская работа как нельзя лучше развивает коммуникативные навыки, которые пригодятся не только на работе: ты научишься находить контакт с самыми разными людьми.  В некоторых компаниях под скромным званием секретаря скрываются бухгалтеры, юристы и кадровики. В иностранных компаниях секретарь обязательно должен владеть соответствующим иностранным языком. Иллюзия, что секретарь только перебирает бумажки и поднимает трубку, а в остальное время красит ногти, быстро рассеется, когда тебя заставят принимать посетителей, одновременно поручив проконтролировать поставщиков, выписать пропуска новым сотрудникам и перевести технический текст, так как переводчик не вовремя ушел на больничный.

     Говоря  о состоянии развития секретарского  дела в Центре и регионах, приходится  отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2004.- 678с.

2.Архипова  Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря. М.: Инфра-М, 2006.- 234с.

3. Григорьев  В., Дюзимова Е., Топалян А. Служба кадров. М., 2001. - 456с.

4.Стенюков М.В. Профессия- секретарь. М.: Приор, 2005. – 283 с.

5. Шейнов В.П. Секретарь. М.: Юнити, 2003. -208с.