Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Данная работа посвящена изучению профессии секретаря. Целью данной работы является рассмотрение истории профессии секретаря. Профессия секретарь – одна из наиболее востребованных на кадровом рынке. Самый предпочтительный возраст секретаря – от 23 лет, так как чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, выдвигаемые работодателями к опыту работы кандидатов. Вполне адекватными кажутся их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании с достаточно обширным функционалом. Профессиональные задачи предполагают осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя, ведение делопроизводства, подготовку документов и материалов, необходимых для работы руководителя, организацию телефонных переговоров, выполнение работы по подготовке совещаний, печать служебных материалов, организацию приема посетителей. Многие рассматривают профессию секретаря как переходный этап, как трамплин для новой, более перспективной должности. Это не совсем верно. Даже за полгода работы невозможно приобрести все навыки и умения, необходимые для дальнейшего карьерного роста. Ни один перспективный секретарь не остановится на достигнутом. Для того чтобы “вырасти” из этой должности, нужно стать высококлассным специалистом. Упрощать профессию секретаря не стоит, скорее, наоборот, нужно уважать себя в этой профессии. Между тем уважение и престиж секретаря может повыситься только при одном условии: если руководитель уважает своего секретаря, который, в свою очередь, с уважением относится к своей профессии. В солидных организациях отбор по внешности тоже жесткий, но подбирают там вовсе не обязательно моделей. Девушка должна иметь ухоженный вид (кожа, ногти, волосы), аккуратно и стильно одета, в целом производить приятное впечатление. В функционал секретаря-референта входит ведение делопроизводства, электронные базы данных, обработка корреспонденции, общение с клиентами, партнерами и подчиненными своего начальника, телефонные переговоры. Работая секретарем, можно автоматически «постажироваться» в кадрах, персонале, менеджменте, психологии, продажах. Секретарское прошлое нисколько не препятствует дальнейшей работе экономистом, юристом или чиновником. Низкая зарплата секретаря актуальна, только если в компании вообще небольшие зарплаты.

     Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными  качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку. 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие профессии секретарь

     Большое значение имеет и степень владения иностранными языками. Хорошее знание хотя бы одного иностранного языка теперь становится неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков. Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом. Особенно это касается секретарей-референтов. Высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу. Интеллигентность – самое востребованное сегодня качество секретаря и называется работодателем одним из первых личностных качеств, которым должен обладать соискатель. Можно быстро научиться делопроизводству, узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, но культура приобретается годами. Должностные обязанности секретаря стали интереснее и сложнее. И, как следствие, возрос уровень заработных плат. Сейчас никого, например, не удивляет предлагаемая заработная плата для секретаря 1500 долларов. Впрочем, и уровень требований к кандидатам на эту должность достаточно высок. В нашем агентстве существует определенная градация секретарей как персонала офиса: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя. На самом деле 95% руководителей не имеют представления об этой градации – они просят найти секретаря, а называют функции помощника руководителя. В то время, как на эту должность может претендовать кандидат только с высшим (гуманитарным или техническим - в зависимости от специфики компании) образованием. Более того, это человек с хорошо развитой логикой мышления, наделенный необходимым багажом профессиональных знаний и навыков, обладающий определенными личностными характеристиками, позволяющими в нужный момент быстро принять правильное решение. В момент обращения в агентство для самого работодателя портрет будущего «идеального» секретаря уже очевиден. Он может «материализовать» его в слова. Трудно упрекнуть, работодателя в том, что на его окончательное решение часто влияют не объективные профессиональные данные, а субъективные. Ведь работа секретаря это всегда работа в тандеме с руководителем. И поэтому на собеседовании руководитель особое внимание обращает на внешний облик и личностные качества, насколько они соответствуют его личному представлению о том, каким должен быть секретарь. Профессиональные и деловые качества, энергичность, внешность – это, безусловно, важно для секретаря. Но как бы хорошо девушка ни знала компьютер, если она не олицетворяет собой образ секретаря, то у руководителя может не возникнуть расположения к ее кандидатуре.

     Внешний вид должен соответствовать уровню фирмы. Секретарь должен гармонично вписаться в стиль компании. Давно привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания, но и кругозор, часто руководители компаний задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументированно отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал.

     Энергия, хорошее образование, внутренняя культура, умение вести легкую непринужденную беседу, так называемая светскость – залог успеха для профессионального секретаря при трудоустройстве. Если девушка соответствует этим требованиям, то работу ей будет найти легко. Ей в течение двух дней могут предложить 5–6 вакансий, и она будет выбирать те, где более интересный круг обязанностей и соответственно более высокий уровень заработной платы.

Многие  рассматривают профессию секретаря  как переходный этап, как трамплин. Это не совсем верно. Даже за полгода работы невозможно приобрести все навыки и умения, необходимые для дальнейшего карьерного роста. Ни один перспективный секретарь не остановится на достигнутом. Даже для того, чтобы «вырасти» из этой должности, нужно стать классным специалистом. Упрощать эту профессию не стоит, скорее наоборот – нужно уважать себя в этой профессии. Уважение и престиж секретаря может повыситься только при обоюдном стремлении – руководители будут уважать своих секретарей, если они сами будут с уважением относиться к своей профессии¹. 
 
 
 
 

2. Персональный имидж делового человека

     Костюм  – в переводе с латыни означает «образ жизни». Внешний вид свидетельствует о Вашем ранге, зажиточности, социальном статусе, сфере вашего бизнеса, а также о близости или принадлежности к определенным слоям общества. Одно время российский царь Петр Первый в «Табеле о рангах» отметил, что «каждый чиновник должен одеваться в соответствии со служебным состоянием – не хуже и не лучше, как того требует должность и род занятий». Имидж - это не только внешний вид человека. Специалисты выделяют несколько видов имиджу:

- связанный со средой, где находится человек (квартира, кабинет, автомобиль), ближайшим окружением (семья, друзья, коллеги, членство в клубах, досуг);

- габитарний – связанный с внешностью, ее статическими (одежда, прическа, аксессуары, парфюмерия), середнединамичними (конституция тела) и экспрессивными (мимика, жесты, взгляд, поступь) компонентами;

- вещевой – связанный с материальными или интеллектуальными предметами и вещами, созданными лично (письмо, статья, выступление и тому подобное);

- вербальный – определяет что и как Вы говорите или пишете,

- кинестетический – охватывает характерные движения, пластику тела, жестикуляцию.

     Еще более широк спектр профессиональных знаний секретаря – офис-менеджера. Прежде всего это знание бизнес-этикета. Так сложилось, что деловой и  гражданский этикеты развивались как две параллельные прямые. Гражданский этикет возник во времена рыцарства и до сих пор базируется на правилах поведения одного пола по отношению к другому. Этикетное поведение в бизнесе основано на ранжировании и целесообразности. Каждый сотрудник – живая витрина компании. Во многих компаниях нормы бизнес-этикета становятся частью корпоративной культуры сотрудников. Корпоративный кодекс – это свод правил поведения для сотрудников во всех сферах производственной деятельности. Как правильно приветствовать посетителя, нужно ли при этом вставать, кланяться, пожимать руку, каким должно быть рукопожатие, кто первым должен садиться, как должна садиться женщина, кто первым подает визитную карточку, кто первым выходит из лифта.

     Секретарь также должен понимать власть улыбки. Улыбка в бизнес-среде – это инструмент коммуникации. Деловой имидж секретаря специалисты определяют как «достойная приветливость». Поэтому «голливудская» улыбка годится для сферы шоу-бизнеса. А в деловом мире более приемлемо улыбчивое выражение глаз и доброжелательный тон общения. Совершенно по-разному улыбаются, например, украинцы и американцы. У украинца по выражению лица легко определить настроение и душевное состояние, в то время как американец не может позволить себе иметь имидж неуспешного человека, он контролирует свои эмоции, всегда улыбчив и доброжелателен. Знание правил международного этикета сегодня очень актуально для секретаря. Очень важным элементом деловой культуры является знание дресс-кода (формы одежды) и соответствия ему в деловой среде. В больших компаниях разработкой дресс-кода занимаются HR-менеджер, специалист по деловому протоколу и стилист. Утвержденный руководством документ является приложением к функциональным обязанностям. Он доводится до сведения всех сотрудников фирмы и нарушение его рассматривается как нанесение морального ущерба фирме, за что налагаются различные взыскания вплоть до удержания из зарплаты и увольнения.

Дресс-код  – это не униформа, он не исключает  индивидуальности в одежде и не препятствует творческому отношению к своей внешности. Это всего лишь «законы жанра», которые диктуют условия и цели работы людей представительских профессий и которые не имеет смысла относить к работникам иных сфер. Существует «10 нельзя» для женщин - работников представительских профессий:

- Одежду, полностью оголяющую руки.

- Глубокое декольте на блузах или платьях.

- Слишком узкие и короткие юбки. Классическая длина – до середины колена.

- Трикотажные жакеты и свитера, как исключение – эксклюзивный вариант.

- Платья, плотно облегающие фигуру. На рабочем месте деловая женщина должна выглядеть не сексуально, а женственно и стильно.

- Одежду из синтетических, прозрачных, кружевных тканей и блестящего шелка.

- Одежда из тканей с «веселеньким» рисунком: ромбики, кружочки, цветочки.

- Брючные костюмы, как исключение, допустим костюм классического стиля.

- Обилие крупных и ярких украшений, блестящих украшений в дневное время, а также оборок, рюшей, воланов, бахромы, меха, перьев, бантов. Желательно избегать в оформлении делового костюма многочисленных накладных карманов, клапанов, воротников усложненного покроя.

- Прозрачные платья, блузы, через которые просвечивается нижнее белье.

Также рекомендуется бизнес-леди носить обувь  классического стиля («лодочки»), каблук высотой 5-6 см., ни в коем случае не «гвоздик», это считается дурным тоном в деловой среде, так же, как и стучать каблуками.

Секретарь – офис-менеджер должен не просто знать  дресс-код, принятый в компании, но и  правила делового международного протокола, уметь, например, сосчитать необходимое количество рубашек, которые руководитель должен взять с собой в командировку в соответствии с «программой пребывания» делегации и с учетом намеченных мероприятий. Официальные приемы в различных странах проходят не одинаково, поэтому перед поездкой руководителя необходимо подготовить ему исчерпывающую информацию о стране пребывания: географическое расположение, население, столица и другие наиболее крупные города, политический строй, религия, культура, национальные особенности, традиции, национальные праздники, кухня, особенности этикета. Секретарь должен уметь документально оформить представительские расходы и вовремя предоставить информацию в бухгалтерию предприятия.