Кассовая политика

Выдача  денег по РКО

При выдаче денег  по РКО кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек –  цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной  в РКО.

Получатель пересчитывает  под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает  его.

Выдача  денег под отчет

Для выдачи денег  на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального  предпринимателя), работнику под  отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно  составляется в произвольной форме  и должно содержать:

• собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату.

Подотчетное лицо обязано  предъявить главному бухгалтеру или  бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет  с прилагаемыми подтверждающими  документами. Сделать это оно  должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения  срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны также не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки.

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает  срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый  отчет, а также произведен окончательный  расчет.

Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер  или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение –  руководитель.

Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения  подотчетным лицом задолженности  по ранее полученной под отчет  сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для  выплаты заработной платы, стипендий  и других выплат сумма наличных денег  устанавливается согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается  в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета  денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег  и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику  для подписания. Затем кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму денег  таким образом, чтобы работник мог  наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным  пересчетом в сумме, указанной в  расчетно-платежной ведомости (платежной  ведомости).

Работник пересчитывает  под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг  и. Кассир не принимает от работника  претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением  кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассир:

• проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;
• подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
• сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр  депонированных сумм

Реестр депонированных сумм содержит:

• наименование (фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• дату оформления реестра депонированных сумм;
• период возникновения депонированных сумм наличных денег;
• номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
• фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его табельный номер (при наличии);
• сумму невыплаченных наличных денег;
• итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
• подпись кассира и ее расшифровку;
• дополнительные реквизиты.

Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической  последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра  депонированных су мм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную  ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей  в реестре депонированных сумм с  данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) оформляется  РКО. Его номер и дату кассир проставляет  на последней странице расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.  [4]

Кассовая  книга

Как и раньше, кассовую книгу юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) ведет для учета  поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег.

Платежный агент (банковский платежный агент (субагент)) помимо этого ведет еще одну кассовую книгу для учета принятых им наличных денег.

Кассир в кассовой книге:

• производит записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги;
• сверяет содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;
• выводит сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Кроме того, записи в кассовой книге сверяются с  данными кассовых документов главным  бухгалтером или бухгалтером, а  при их отсутствии – руководителем  и подписываются тем, кто проводил эту сверку.

Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и  пронумеровываются. Причем листы кассовой книги обособленного подразделения  подбираются и брошюруются юридическим  лицом по каждому такому подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Отметим, что, согласно требованиям старого порядка, кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Как видим, сейчас это делать не нужно.

Контроль за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Нюансы  при применении технических средств

В случае ведения  кассовой книги (книги у чета денежных средств) с применением технических  средств необходимо обеспечить:

• сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;
• исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

По усмотрению руководителя, при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и  кассирами может проводиться  с распечатыванием на бумаге листа  этой книг и или без его распечатывания. Если лист книги у чета

денежных средств  выводится на бумагу, на нем проставляются  подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Что касается листа  кассовой книги, то его распечатывают  на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической  последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги  учета денежных средств) подбираются  в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный  год.

Передача  листа кассовой книги обособленным подразделением

Обособленное подразделение  после выведения на конец рабочего дня суммы остатка наличных денег  передает лист кассовой книги за данный рабочий день юридическому лицу. Сделать  это оно должно не позднее следующего рабочего дня. Причем передаче подлежит:

• отрывной второй экземпляр листа кассовой книги – если обособленное подразделение кассовую книгу оформляет на бумажном носителе;
• распечатанный на бумаге второй экземпляр листа кассовой книги – если для оформления кассовой книги оно применяет технические средства. Обособленное подразделение лист кассовой книги может передать юридическому лицу в электронном виде.

Тогда передача листа  кассовой книги на бумаге может происходить  согласно правилам документооборота, которые утверждены юридическим  лицом.

Лимит остатка наличных денег

Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма денежных средств, которую  можно хранить в кассе для  проведения кассовых операций после  выведения в кассовой книге суммы  остатка денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой  лимит самостоятельно путем издания  соответствующего распорядительного  документа, который должен храниться  в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы  в 2012 году в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит  остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий  он только согласовывался.

Правила расчета  лимита остатка наличных денег изложены в приложении к Положению № 373-П. Согласно им, при установлении данного  ограничения можно исходить или  из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний  показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги.

Итак, вариант первый. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.

Вариант второй. Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Следует иметь в  виду, что в обоих случаях расчетный  период не должен превышать 92 рабочих  дня юридического лица, индивидуального  предпринимателя. А период времени  между днями сдачи в банк (получения  из банка) наличных денег не должен быть более семи рабочих дней (при  расположении юридического лица, индивидуального  предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней).

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, определяет лимит с учетом наличных денег, хранящихся в этих структурных  единицах. Однако если организация  открыла обособленному подразделению  для совершения им операций счет в  банке, то лимит остатка наличных денег устанавливает данный обособленец в порядке, предусмотренном для юридического лица.

Что касается банковских платежных агентов (субагентов), то при определении лимита остатка  наличных денег они не учитывают  наличные деньги, принятые ими при  осуществлении деятельности в соответствии с Законом от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ и  Законом от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.

Наличные  сверх лимита

Хранить наличные деньги сверх лимита, то есть свободные  денежные средства, на счетах в банках – обязанность организации (индивидуального  предпринимателя).