Ревизия расчетов с подотчетными лицами

     Установлен  следующий порядок оплаты командировочных  расходов.

     Срок  командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

     В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

     В состав расходов по служебным командировкам  включаются затраты:

• по найму жилого помещения;
• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;
• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• на проезд, на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
• на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
• на провоз багажа;
• на суточные за время нахождения в командировке

     Для командировки работнику оформляется  командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

     Днем  выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

     За  день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в  рублях, если пересечение границы  не совпадает с днем отъезда; в  валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения  границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

      Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении работников в командировку;
• заявления на выдачу денег из кассы;
• документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
• журнал регистрации командировок.

     Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы  командировочного удостоверения: наличие  необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о  прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

     2. Ревизия хозяйственных расходов

     У организации возникают расчеты  с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных  задач. При выдаче денежных средств организация обязана:

     ■ определить сумму подотчетных средств  и срок, на который она выдается;

     ■ получить от подотчетного лица отчет  о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

     ■ выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

     ■ запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного работника  другому.

     В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие но договорам подряда.

     Банком  России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между  юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под  отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако, подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

     Факт  расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден  первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.

     Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные  документы:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• заявления на выдачу денег из кассы.

     Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок  и т.п.

     Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

     Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и  для командированных лиц.

     Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

     Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным  лицам из кассы организации, путем  сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также  соответствие сальдо но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

     Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также  аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

     Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

     Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии  выдачи денег подотчетным лицам  только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму, выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой «чет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

     Необходимо  проверить, не числится ли задолженность  по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

     В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количествах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

     3. Ревизия представительских расходов

     К представительским расходам относятся  расходы организации по приему и  обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и осуществления культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

     Руководитель  организации в приказе определяет круг лиц, имеющих право осуществлять представительские расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским расходам. Для проведения представительских мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.

     Работник, осуществляющий представительские  расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления  расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные  расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

     В целях бухгалтерского учета данные расходы могут учитываться как  расходы, непосредственно связанные  с производством (если переговоры и  мероприятия связаны с производственной деятельностью), либо как прочие расходы.

     Так как представительские расходы  относятся в состав прочих расходов, то датой их осуществления и отражения  в бухгалтерском и налоговом  учете является дата утверждения  авансового отчета. Если организация  применяет кассовый метод учета, то представительские расходы принимаются только после их оплаты.