Ревизия как инструмент контроля. Особенности организации внутреннего финансового контроля

2) контроль над соблюдением направлений развития субъекта;

3) контроль и обеспечение эффективной деятельности субъекта;

4) контроль за расчетно-платежными операциями, затратами на производство, поступлениями выручки за реализованную продукцию;

5) контроль над формированием финансовых результатов;

6) выявление, предотвращение и исправление искажений в учете;

7) контроль над соблюдением законодательства, своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;

8) контроль над своевременностью и правильностью, а также полнотой отражения в учете всех хозяйственных операций;

9) контроль над корректностью бухгалтерских проводок;

10) анализ деятельности предприятия;

11) контроль над выполнением инвестиционных и прочих проектов;

12) контроль надежности информации, представляемой системе управления;

13) организация взаимодействия с внешними контролерами, представителями проверяющих и контролирующих органов, организация внутренних расследований, создание контрольных комиссий по расследованию каких-либо обстоятельств. Кроме того, к данным направлениям следует прибавить контрольные мероприятия по всем интересующим руководителя субъекта вопросам.

Достижение общей цели системы внутреннего контроля обеспечивается взаимодействием различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:

1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий и стратегии;

2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

3) упорядоченность и эффективность текущей финансово-хозяйственной деятельности;

4) сохранность имущества;

5) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

6) показатели эффективности системы бухгалтерского учета;

7) рост производительности труда, снижение издержек производства и обращения, улучшение финансово-экономических результатов деятельности;

8) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

9) соблюдение должностными лицами и иными работниками организации установленных администрацией требований, правил;

10) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти Российской Федерации и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обуславливают создание в организации эффективной системы внутреннего контроля.

Внутренний контроль должен проводиться в соответствии с планом и детализированной программой контроля объектов наблюдения. Регулярно должны составляться и представляться отчеты, справки, акты, проекты управленческих решений по повышению эффективности деятельности организации.

     Контроль направлен на выработку конкретных мер по устранению недостатков, по предупреждению возможных убытков; затраты на его проведение соизмеряются с получаемыми экономическими выгодами. Помощь работников службы внутреннего контроля состоит в обеспечении защиты от ошибок и злоупотреблений, определении зоны риска и возможностей устранения будущих недостатков. 

     Объекты внутреннего контроля организации – это ее имущество, обязательства и финансово-хозяйственные операции.

     Внутренний контроль в зависимости от времени проведения подразделяется на предварительный, текущий (оперативный), последующий. 

     В зависимости от источников информации, используемой при выполнении контрольных функций, внутрихозяйственный контроль подразделяется на документальный и фактический.

     В зависимости от методов внутреннего контроля и системы контрольных действий различают ревизию, аудит, тематическую проверку, расследование.

     Комплексное и системное применение различных видов внутреннего контроля помогает выработать наиболее целесообразные пути развития организации, способствует достижению поставленных целей.

     Организация системы внутреннего контроля находится под воздействием следующих факторов: отношение администрации к внутреннему контролю; внешние условия деятельности организации, ее размеры, организационная структура и виды деятельности; месторасположение ее обособленных подразделений и др. Цель отдела внутреннего контроля определяется руководством организации и направлена на поддержание эффективного контроля за работой различных звеньев управления.

       Положение об отделе внутреннего контроля является важным правовым актом, определяющим порядок образования, правовое положение, обязанности, организацию работы структурного подразделения. 

     Начальник отдела внутреннего контроля должен подчиняться непосредственно руководителю организации, но быть независимым от должностных и материально ответственных лиц, работу которых проверяет. Деятельность сотрудников отдела внутреннего контроля определяется должностными инструкциями. В своей работе они должны руководствоваться следующими принципами: честность, конфиденциальность, объективность, компетентность. 

     В качестве основных форм организации систем внутреннего контроля можно выделить: службу внутреннего аудита; структурно-функциональную форму внутреннего контроля; сочетание службы внутреннего аудита и структурно функциональной формы внутреннего контроля; контрольно-ревизионную службу.

     Приведем опыт работы контрольно-ревизионного отдела организации. Контрольно-ревизионный отдел является структурным подразделением данной организации. Постановка задач отдела внутреннего контроля: контроль за соблюдением нормативных актов и внутренних положений, договорных обязательств, расчетно-платежной дисциплины; за поступлением и расходованием денежных средств, товарно-материальных ценностей; за достоверностью оперативного, статистического и бухгалтерского и налогового учета и др. Кроме того, отдел внутреннего контроля осуществляет работу по таким направлениям: анализ бухгалтерской отчетности; представление информации руководству для принятия управленческих решений; оценка обязательств и др.

     Отдел внутреннего контроля организации позволяет: наладить контроль над структурными подразделениями; выявить неиспользованные внутренние резервы для повышения эффективности работы; обнаружить недостатки в функционировании системы внутреннего контроля организации и разработать мероприятия по их устранению. При принятии решения об организации и определении функции контрольно-ревизионного отдела учитывались такие факторы: направление и специфика деятельности, показатели финансово-экономической деятельности, система управления. При формировании отдела внутреннего контроля были учтены основные принципы (таблица 1). Приказом руководителя организации принято Положение о внутрихозяйственном контроле, документальных проверках и ревизиях производственной и финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений. Контрольно-ревизионный отдел функционирует на основании положения, утвержденного директором организации (с учетом вносимых в него изменений и дополнений), устанавливающего цели и задачи контрольно-ревизионного отдела, права и обязанности работников отдела, порядок организации и проведения комплексных ревизий и проверок. 
     
     В качестве основных целей создания контрольно-ревизионного отдела определены: осуществление внутрихозяйственного контроля финансового состояния, соблюдения режима экономии, обеспечения сохранности и обоснованности расходования денежных средств и материальных ценностей, проведения мероприятий по охране имущества и возмещению причиненного материального ущерба; выявление резервов и обеспечение генерального директора организации рекомендациями по повышению эффективности экономики и управления.
     

Таблица 1 

Основные принципы формирования отдела внутреннего контроля

     
     При проведении комплексных ревизий и проверок ревизоры имеют право проверять в структурных подразделениях планы, сметы, денежные, бухгалтерские и другие документы, наличие денег и ценностей, а при обнаружении подделок, подлогов и других злоупотреблений – изымать в установленном порядке необходимые документы; при проверке полноты оприходования денежных средств, полученных в банке, уточнять в учреждении банка данные о полученных суммах и достоверность документов; проводить или организовывать проведение сплошных или выборочных инвентаризаций основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов. В необходимых случаях опечатывать кассовые помещения, склады, архивы; привлекать через руководителя акционерного общества специализированные организации для проведения экспертиз; привлекать для проведения проверок и ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности дополнительных специалистов (профильных); запрашивать и получать при необходимости от других организаций справки и копии документов, связанных с проверяемыми операциями; получать от должностных лиц письменные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверки, ревизии; проверять в организациях других систем с их согласия правильность отдельных операций, связанных с деятельностью проверяемого объекта; принимать меры к возмещению причиненного ущерба; проводить тематические семинары по вопросам, относящимся к компетенции контрольно-ревизионного отдела.
     
     Для успешного осуществления выполняемых функций работники контрольно-ревизионного отдела обязаны:
     • руководствоваться законодательством Российской Федерации, уставом организации, решениями совета директоров, правления;
     • неуклонно соблюдать интересы собственников;
     • организовывать системный контроль деятельности структурных подразделений;
     • квалифицированно и качественно проводить проверки и ревизии;
     • проверять состояние сохранности имущества и расследовать факты хищений собственности учредителей организации, а также нарушений требований нормативных актов, внутренних документов, должностных инструкций;
     • осуществлять контроль за устранением выявленных нарушений;
     • вырабатывать меры по повышению эффективности управления;
     • обеспечивать сохранность и возврат структурным подразделениям организации полученных в процессе проверок и ревизий документов;
     • обеспечивать конфиденциальность информации, полученной при проверках и ревизиях;
     • проверять соответствие системы экономической информации организации требованиям руководства;
     • выполнять анализ финансового положения организации;
     • представлять в возможно короткие сроки итоговую информацию руководству организации о результатах проведенных проверок и ревизий;
     • организовывать подготовку к проверкам внешнего аудита, налоговой инспекции и других органов внешнего контроля, принимать активное участие в этих проверках и реализации рекомендаций по устранению выявленных нарушений.
     
     Контрольно-ревизионный отдел для его эффективной работы обеспечен следующими регламентами:
     • должностными инструкциями специалистов;
     • календарными планами работы службы внутреннего контроля и ее специалистов;
     • методиками по проведению проверок;
     • указаниями по реализации результатов проведенных проверок;
     • правилами (стандартами) аудиторской деятельности внутреннего аудита и Кодексом этики;
     • стандартом по порядку проведения инспектирующих проверок дочерних (зависимых) обществ.
     
     Руководство данным подразделением осуществляет начальник контрольно-ревизионного отдела. Также в штате сотрудников организации введены должности двух ведущих ревизоров.

     В обязанности начальника контрольно-ревизионного отдела входит: составление плана-графика проверок; определение состава группы для проведения проверки (является ее руководителем); контроль хода подготовки к проверке; контроль над правильностью оформления результатов проведения проверки; консультирование специалистов организации; анализ финансово-хозяйственной деятельности организации; составление общего отчета о работе контрольно-ревизионного отдела.
     
     Основной объем работы в контрольно-ревизионном отделе выполняют ревизоры. Необходимо отметить, что при реализации контрольных мероприятий специалисты проводят контрольные замеры, а обобщение и свод информации по проводимым проверкам и ревизиям осуществляет начальник контрольно-ревизионного отдела. Главный принцип их работы – объективность, то есть независимая позиция, которую занимают внутренние ревизоры в ходе проверок и ревизий. Заключения внутренних ревизоров должны быть объективны и профессиональны. Требования к их независимости обусловливаются организационным статусом и соблюдением Кодекса профессиональной этики. Уровень профессиональной квалификации ревизоров определяет степень эффективности деятельности контрольно-ревизионного отдела: знание учетных систем, планов, нормативного хозяйства, налогового и хозяйственного права, менеджмента и маркетинга, определение задач, стоящих перед организацией, ее возможностей, внешних связей, а также знание методик проведения проверок и ревизий. 

     Персонал контрольно-ревизионного отдела, кроме работы по плану контрольно-ревизионной работы, занимается самоподготовкой в соответствии с индивидуальными планами самоподготовки. Имеет место проведение консультационно-практических семинаров по вопросам реализации дальнейшего усиления влияния внутрихозяйственного контроля и внутреннего аудита на основные бизнес-процессы организации, что позволит повысить качество, эффективность и результативность работы, совершенствование деятельности в целом. Создание контрольно-ревизионного отдела позволяет совету директоров организации и ее исполнительному органу управления: наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации, выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития посредством целевых контрольных проверок, ревизий и анализа, проводимых внутренними ревизорами, эффективно консультировать сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских служб.

     Контрольно-ревизионная служба – это независимое структурное подразделение предприятия. Исходя из организационной структуры организации, оно подчиняется непосредственно генеральному директору. Начальник контрольно-ревизионного отдела непосредственно подчиняется генеральному директору и владеет информацией о всех вопросах, представляющих для организации повышенный интерес. Он информирует руководителей организации о всех существенных недостатках и выявленных резервах повышения эффективности работы организации и ее структурных подразделений, подготавливает проекты решений, направленных на реализацию полученных результатов. Начальник контрольно-ревизионного отдела анализирует состояние внутрихозяйственного контроля в организации, разрабатывает мероприятия по устранению выявляемых нарушений. Он организует обеспечение отдела программно-методической документацией, осуществляет контроль достоверности и обоснованности сделанных выводов и предложений.

     Кроме того, у отдела внутреннего контроля существуют согласованные с менеджментом процедуры проведения аудиторских контрольных мероприятий. Все они проводятся по определенным участкам, которые в компании определены как наиболее рискованные с точки зрения бизнеса. Сам контроль проходит в два этапа. Первый этап – это тщательная проверка документов и собеседования с ответственными за этот участок сотрудниками. На втором этапе происходит обсуждение выявленных проблем с руководителем подразделения, где осуществляется контроль. И только после этого готовится отчет, который доводится до сведения руководства и обсуждается на аудиторском комитете. При этом все выявленные в ходе контроля недочеты анализируются ежемесячно до их полного исправления и устранения рисков.

     Бухгалтерия не подчиняется службе внутреннего контроля. По сути, это два равноправных подразделения. В то же время они тесно сотрудничают, взаимодействуя по простому принципу: весь текущий учет возложен на бухгалтерию, а контроль над правильностью его ведения – на ревизоров. Контрольно-ревизионная служба проверяет документы, подтверждающие надежность системы учета, бухгалтерскую отчетность, обоснованность расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, дебиторами, кредиторами и т.д. Контрольно-ревизионная служба представляет материалы проверок, инвентаризаций, проведенного анализа, а также информирует об изменениях в налоговом законодательстве, правилах ведения бухгалтерского учета и составления финансовой (бухгалтерской) отчетности. В части учета труда и его оплаты работники контрольно-ревизионной службы получают штатное расписание и изменение к нему, Положение об оплате труда; представляют предложения по совершенствованию оплаты труда, справки по результатам проверки подразделений и эффективности использования рабочего времени.
     
     Взаимодействие с планово-экономическим отделом организации осуществляется по следующим основным направлениям: ревизоры проверяют наличие действующих норм и нормативов и работу по их пересмотру, отчеты по выполнению плановых заданий, обоснованность плановых отпускных цен на выпускаемую продукцию, оказываемые услуги, проводимые работы, штатного расписания; они информируют о возможной экономии материальных и денежных средств, необходимости и направлениях совершенствования плановой работы, консультируют по вопросам расчета цен, формам оплаты труда.

     В рамках сотрудничества с юридическим отделом организации ревизоры получают материалы по результатам судебного рассмотрения исков к организации и исков организации, проекты приказов, инструкций, договоров. Они представляют материалы по фактам хищений, недостач, взысканий дебиторской задолженности, справки и акты для юридической оценки выявленных нарушений и злоупотреблений. 

     Работники контрольно-ревизионной службы в отделе снабжения и сбыта контролируют состояние материально-технической базы, эффективность заключенных сделок по приобретению материально-производственных запасов и договоров на реализацию товаров, отчеты о расходовании материалов, отпуск материалов на сторону, акты приемки и списания товарно-материальных ценностей, документы по претензиям и искам в связи с поставкой товара. Также происходит подтверждение обоснованности прихода и списания товарно-материальных ценностей, консультирование по вопросам составления договоров, заполнения бланков учета и отчетности, проведения и оформления результатов проверки. На материальном складе проверяются карточки складского учета, оформление первичных документов, договоры о материальной ответственности, сохранность товарно-материальных ценностей, исправность весоизмерительного оборудования. Работники контрольно-ревизионной службы представляют аналитические справки и предложения по совершенствованию работы отдела снабжения и сбыта и материального склада.
     
     Ревизор является непосредственным исполнителем проверки. Участвует в подготовке к проверке, в документальном оформлении проведенных контрольных процедур.

     Следует отметить, что при необходимости контрольно-ревизионный отдел может привлекать к своей работе экспертов, которые должны отвечать определенным требованиям. Экспертом признается состоящий в штате организации специалист, имеющий достаточные знания, опыт и квалификацию в определенной области и дающий свое заключение по проблеме, относящейся к этой области. Например, работа эксперта может быть использована для юридической оценки договоров, учредительных документов, правильности применения нормативных и правовых актов, оценки имущества, измерения объемов выполненных строительных работ и т.д. С экспертом заключается договор от имени организации. Результаты работы эксперта оформляются письменно (справки проверок), рассматриваются контрольно-ревизионным отделом, включаются в рабочую документацию и используются при подготовке отчета по результатам проверки.

     Существенное значение для повышения эффективности работы контрольно-ревизионного отдела организации, обеспеченности современными методиками контроля имеет его взаимодействие с внешним аудитом. Это взаимодействие необходимо для оптимизации зоны действия внешних аудиторов при проведении аудита или при оказании сопутствующих аудиту услуг и осуществляется в том числе и посредством проведения деловых встреч, обеспечивающих согласование запланированных контрольных мероприятий. Важным моментом в организации эффективного взаимодействия является взаимный доступ ревизоров и внешних аудиторов к программам проведения аудиторских проверок и рабочей документации. Это помогает внешним аудиторам убедиться в правильности и обоснованности выводов и предложений, сделанных работниками контрольно-ревизионного отдела, а работникам контрольно-ревизионного отдела – познакомиться с методиками проверок, применяемыми внешними аудиторами. Качественная и надежная информация, предоставляемая работниками контрольно-ревизионного отдела внешним аудиторам, укрепляет взаимное доверие и обуславливает сокращение объема проводимых ими контрольных процедур, стоимости аудиторской проверки. Это имеет важное значение, так как работники контрольно-ревизионного отдела участвуют в оценке руководством организации результатов работы аудиторской организации.
     

Одним из путей повышения эффективности производства предприятий, фирм, объединений и др. является свободное использование и сохранение на всех участках основных средств.

Поэтому в программы аудиторских проверок и ревизий включают задания по проверке операций с основными средствами.

Задача контроля основных средств и нематериальных активов - проверка их сохранности и технического состояния; законности и правильности документального оформления операций по поступлению, перемещению и выбытию; правильности начисления амортизации, своевременности и полноты включения ее в затраты производства; правильности начисления и списания износа основных средств; правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению, перемещению и выбытию основных средств; выполнения плана ремонтов, их своевременности и качества, а также установление явных фактов нарушений действующего законодательства относительно управленческих решений ответственных работников ревизуемого предприятия при покупке, использовании, реализации и ликвидации отдельных объектов основных фондов и нематериальных активов; выработка мероприятий по реализации результатов контроля: привлечь к ответственности виновных служащих с возмещением убытков, начисление и наложение штрафных финансовых санкций в пользу государственного бюджета за допущенные нарушения действующего законодательства по объектам контроля, которые взаимосвязаны с налогообложением доходов предприятия (оценка имущества, амортизация, реализация и т.п.).

Объектами ревизии операций с основными средствами являются:
Первичные документы о поступлении, передаче, реализацию, инвентаризацию, начисление амортизации (износа), ликвидацию объектов основных фондов и нематериальных активов: накладные, акты приемо-передачи основных фондов, акты ликвидации основных фондов, ведомости начисления амортизации (износа), авизо, акты переоценки, дефектные акты, акты выполненных работ по ремонту основных средств, сметы и договора на капитальный ремонт, техническое обслуживание основных средств подрядными организациями.
Регистры аналитического и синтетического учета: инвентарные карточки учета по отдельным объектам основных средств и нематериальных активов; описи инвентарных карточек по учету основных средств; карточки группового учета основных фондов (для начисления износа и амортизации по 4 группам основных фондов); инвентарные списки основных фондов и нематериальных активов, которые ведутся материально-ответственными лицами структурных подразделений предприятия, где они используются или находятся; оборотные ведомости в бухгалтерии в разрезе групп, объектов основных средств по материально- ответственным лицам и предприятию; журналы-ордера № 13, 16, Главная книга, баланс, отчетность о движении имущества предприятия.

Основные источники информации – это нормативные акты, которыми пользуется ревизор при осуществлении контроля:
Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16.07.99;
Инструкция по бухгалтерскому учету балансовой стоимости основных средств, утвержденная приказом МФУ от 24.07.97 № 159;
Инструкция об инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей денежных средств и расчетов, утвержденная приказом МФУ от
30.10.98 № 90, с изменениями и дополнениями;
Закон «О налогообложении прибыли предприятий».
01.09.98.

Ревизию основных средств рекомендуется проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.

О невозможности проведения ревизии составляется соответствующий акт, в котором следует четко и конкретно обосновать недочеты. После этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.

Обеспечение сохранности основных средств в значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств.

Далее необходимо проверить полноту и достоверность инвентарных карточек. Для проверки полноты инвентарных карточек нужно сопоставить данные описей инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОЗ-7) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

При использовании ПЭВМ вместо инвентарных карточек или книг может вестись магнитотека основных средств, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такая картотека должна быть распечатана и представлена в виде описи проверяющему.