Разработка управленческих решений

Описание  ситуации.

 

 

   Компания «ALLE SOFTWARE» основана в Санкт-Петербурге в 1997 году. Занимается разработкой и внедрением программно-аппаратных комплексов электронных архивов, предоставляет услуги поточного сканирования и ввода в систему больших объемов бумажных документов, а также консалтинговые услуги в IT-сфере. Является эксклюзивным дистрибьютором компании ATIZ Innovation на территории России и стран СНГ с 2007 года.

 

Генеральный директор компании — Ким Станислав Валериевич.

Коммерческий директор — Кочетова Лилия Борисовна.

Технический директор - Ливотов Дмитрий Львович.

 

Появившись на рынке  России и стран СНГ, книжные сканеры ATIZ получили широкую известность  как недорогое и высококачественное решение для сканирования книг и других сшитых документов. Это подтвердили многочисленные поставки как государственным, так и библиотечным и образовательным учреждениям (ХОЗУ Парламент Казахстана, библиотека СПБГУ им. Горького, Федеральный институт промышленной собственности (ФГУ ФИПС), Московский открытый юридический институт (МОЮИ) и многие другие). 

 

Компания «ALLE SOFTWARE» имеет обширный документооборот, многочисленных контрагентов и широкий ассортиментный портфель. Но как любая востребованная компания ввиду определенных обстоятельств «ALLE SOFTWARE» столкнулась с проблемой утери бухгалтерского учета и отчетности.

Отсутствие отчетности за определенный период ограничило возможности руководства компании получать полную и достоверную картину о ее деятельности. Отсюда, снизился контроль над сохранностью активов организации, что повлекло за собой проблемы с дальнейшим планированием деятельности компании. Кроме того, при потере данных возросла угроза их использования третьими лицами в своих целях.

Пробелы с бухгалтерским  учетом способствовали и росту интереса к компании со стороны налоговых органов. Помимо штрафов и пени, налоговики ограничили расходные операции, наложили арест на расчетные счета (на том основании, что в отчетности заявлены одни суммы, а фактически уплачены другие), что повлекло за собой приостановление деятельности компании.

 

 

 

 

 

 

 

                                          I. Аналитическая часть.

 

                1.1. Анализ ситуации.

         1.1.1. Классификация ситуации.

1. По источнику возникновения: под влиянием внутренних воздействий, т.е. из-за плохой работы персонала внутри компании.
2. По масштабу действия: в подсистеме. Данная ситуация возникла в самой компании под влиянием внутренних факторов.
3. По причинам возникновения: необходимость сохранения объекта на оптимальном уровне. До утери отчетности компания успешно функционировала, а сейчас она пытается восстановить прежнюю ситуацию.
4. По содержанию: организационная. Работа и обучение персонала устроены не совсем правильно, что вызывает ошибки по ведению отчетности.
5. По времени: краткосрочная. Т.к. данная ситуация функционирует не больше месяца, а компании уже 13 лет, то такая ситуация не может быть названа долгосрочной. Выход из данной ситуации намечен через 6-9 месяцев, максимум через год.
6. По степени структуризации: структурированная. Данная ситуация легко поддается анализу и легко прослеживаются все взаимосвязи между её составляющими. На основе анализа могут быть получены все предпосылки возникновения данной ситуации и пути её решения.

        

           1.1.2. Анализ ситуации с позиции неопределенности.

А) Факторы косвенного влияния на организацию:

1. Экономические.

Изменение общей экономической  обстановки в стране может негативно  сказаться на всей деятельности организации. Подразумевается изменение платежеспособности населения, цены перевозки продукции, стоимости материалов и т.п.

2. НТП.

Новые разработки в научно-технической  области также могут повлиять на организацию. Появление новых  технологий сканирования может сделать  производство продукцию ALLE SOFTWARE нерентабельным.

3. Природно-географические.

Продукция компании продается  только в России и странах СНГ. Не получается пробиться на зарубежные рынки.

4. Социо-культурные.

Чтение книги в отсканированном  виде еще не так распространено, как бумажные средства информации.

5. Правовые.

Компания обязана соблюдать законодательство РФ.

6. Политические.

Смена политических режимов, общественные потрясения могут негативно  отразиться на деятельности организации.

 

Б) Факторы прямого  влияния на организацию:

1. Конкуренция. Продукция компании ALLE SOFTWARE является качественной и конкурентоспособной. Однако на рынке существует несколько фирм с аналогично продукцией высокого качества. В связи с этим компания ALLE SOFTWARE вынуждена понижать цены, чтобы привлечь покупателей, а значит и уменьшать потенциальную прибыль.
2. Поставщики. Могут возникнуть проблемы с поставками деталей сканеров, что затормозит их выпуск.
3. Потребители. Увеличение спроса повлечет за собой увеличение продаж. Как следствие увеличится документооборот организации, на бухгалтерский учет ляжет еще большая нагрузка. Снижение спроса повлечет за собой снижение прибыли, финансовые потери.

                                

Компания ALLE SOFTWARE относится  к высокому уровню сложности и  к высокому уровню динамики.

Сложность ситуации определяется количеством и разнообразием факторов, влияющих на организацию.

Динамичность определяется скоростью  изменения значений факторов.

Вывод: рассматриваемая  ситуация относится к очень высокой  степени неопределенности, т.к. у  ситуации высокая сложности и  высокая динамичность.

 

                             1.2. Анализ проблемы.

 1.2.1 Формулировка проблемы: 

Потеря бухгалтерской  отчетности за определенный период. 

1.2.2 Симптомы  проблемы:

 

1) Ограниченная возможность руководства компании получать полную  и достоверную картину о ее деятельности

2) Снижение контроля  над сохранностью активов организации

3) Проблемы с дальнейшим  планированием деятельности компании

4) Угроза использования  данных компании третьими лицами  в своих целях

5) Рост интереса к  компании со стороны налоговых  органов; налоговики ограничили расходные операции, наложили арест на расчетныесчета

 

       Следствие проблемы:

 

Утеря бухгалтерского учета  и отчетности может повлечь за собой приостановление деятельности компании.

 

1.2.3. Классификация проблемы.

1. По содержанию: проблема функционирования. Проблема утери бухгалтерского учета и отчетности может возникнуть на любой стадии развития компании. 
2. По степени новизны: типовая проблема, т.к. различные компании, имеющие обширный документооборот, многочисленных контрагентов и широкий ассортиментный портфель, довольно часто сталкиваются с такой проблемой. Существует алгоритм решений, разработанный другими предприятиями для решения таких же проблем. Его надо лишь подстроить под нашу компанию.
3. По приоритетности решения: самая важная, т.к. может привести к приостановлению деятельности компании.
4. По классности: прямая проблема. Устранение условий позволяет достичь цели.
5. По использованным средствам: интенсивно решаемая. Чем дольше будет решаться проблема восстановления отчетности, тем большие убытки будет терпеть компания.
6. По степени структуризации: проблема хорошо структурирована. Просматриваются необходимые изменения в компании.
7. По фактору предвидения: не планируемая, т.к. компания не ожидала появления такой проблемы.

       

      1.2.4. Внутренняя структура проблемы.

1. Объект – отвечает на вопрос: «где возникла проблема?» В нашей ситуации это компания «ALLE SOFTWARE».
2. Субъект – тот, кто связан с проблемой, т.е. лицо, принимающее решение в сложившейся ситуации. Решать проблему должен директор компании.
3. Предмет – отвечает на вопрос: «в чем суть проблемы?» Это потеря бухгалтерской отчетности за определенный период.
4. Связи – характеризуют ограничения и отношения с другими проблемами. Отвечает на вопрос: «с чем связана проблема?» Наша проблема связана с некачественной работой внутри компании. Это может быть и недостаточная квалификация рабочих, и их недобросовестное отношение к работе, и плохая подготовка к чрезвычайным ситуациям внутри здания компании и т.д.
5. Цель решения – отвечает на вопрос: «для чего необходимо решать проблему?» Необходимо избежать дальнейшую утерю бухгалтерской отчетности, чтобы получать полную и достоверную картину деятельности компании, всегда иметь возможность дальнейшего планирования, а следовательно быть конкурентоспособными и не терять прибыль.

 

 

 

 

 

   1.2.5. Диаграмма Ишикавы.

Отсутствие  отчетности за определенный период

   

 

 

 

 

 

 

 

 

№ причины	Степень влияния на проблему	Возможность устранения причины (10-легко, 1-сложно)	Сумма
1	(9+9)/2=9	(7+6)/2=6,5	15,5
2	(3+5)/2=4	(8+7)/2=7,5	11,5
3	(2+1)/2=1,5	(4+5)/2=4,5	6
4	(4+3)/2=3,5	(6+7)/2=6,5	10
5	(5+6)/2=5,5	(3+3)/2=3	8,5
6	(3+5)/2=4	(1+3)/2=2	6
7	(4+2)/2=3	(8+7)/2=7,5	10,5
8	(6+5)/2=5,5	(6+5)/2=6,5	12

 

 

Таким образом, наиболее важной причиной проблемы утери бухгалтерского учета и отчетности является недостаточная квалификация бухгалтерского персонала.

 

 

 

 

 

                                            II. Проектная часть.

 

2.1. Обоснование метода разработки решения.

 

Выбор метода разработки решения зависит от:

1) результативности – степени достижения цели управления, ожидаемого состояния объекта управления; определяется значениями показателей деятельности объекта управления.

2) практичности – эффективности использования того или иного метода в конкретной предметной деятельности; выражается:  
     - в применимости этого метода;  
     - в легкости его освоения и использования;  
     - в воспроизводимости полученных навыков;  
     - в низкой частоте ошибок;  
     - в субъективном удовольствии и других факторах.

 

3) экономичности – метод должен быть выгодным в хозяйственном отношении, должен давать возможность сэкономить на каких-либо операциях.

 

Существующие методы разработки управленческого решения делятся на:

 

1. Конечные – основываются на выполнении алгоритмической процедуры, обеспечивающей поиск решения за конечное число шагов. В свою очередь конечные методы подразделяются на:

а) Аналитические (к ним относятся: Теория Игр, методы математического программирования);

б) Статистические (Теория массового обслуживания, вероятностное моделирование)

 

2. Эвристические – моделируют мыслительную деятельность человека. Различают:

а) Формально-эвристические методы, означающие формализацию человеком приемов решения сложных задач путем моделирования его мыслительных процессов. К ним относятся:

- эволюционное моделирование;

- лабиринтный метод;

- концептуальное моделирование;

- метод экспертных  оценок;

- метод функционально-стоимостного  анализа и др.

б) Неформально-эвристические методы, представляющие собой принятие решений человеком в условиях психоинтеллектуальной генерации идей (неформальность, склонность к обобщению, склонность к рассеиванию и потере информации и т. д.). К ним относятся:

- метод мозговой атаки;

- метод «шесть шляп  мышления»;

- метод синектики и  др.

 

На основе проведенного анализа  и всей информации находящейся  у нас в распоряжении мы выбрали эвристический метод разработки управленческого решения (метод экспертных оценок), так как он, в отличие от экономико - математического, основан не на построении алгоритмов и ряда процедур, а на логике, интуиции и опыте работников. Мы считаем, что в нашей ситуации главное не  цифры, а опыт и работоспособность персонала, их креативность и способность работать в компании.

 

2.2. Разработка  альтернатив.

 

Альтернативы решения  проблемы утери бухгалтерского учета  и отчетности из-за недостаточной квалификации бухгалтерского персонала:

 

А1. Отправлять сотрудников на курсы повышения квалификации.

А2. Нанять специальную организацию, которая будет следить за порядком в отчетности.

А3. Уволить работников и нанять новый штат бухгалтерии

А4. Сменить информационную систему управления предприятием на систему нового поколения

 

 

                      Метод ранжирования.

 

Эксперты	Ранги
	1	2	3	4
1	А1	А4	А2	А3
2	А2	А3	А4	А1