Виды совещаний

                                                      Содержание:                                                 стр.

Введение…………………………………………………………………………...3

1.      Виды совещаний. Методы их проведения. Стили ведения

делового совещания……………………………………………………………...5

2.      Основные этапы делового совещания: подготовка, ведение и

завершение совещания. Правила поведения руководителя

делового совещания…………………………………………………………...8

3.      Правила поведения для докладчика и других участников

совещания. Психологические типы участников совещания………………13

Заключение……………………………………………………………………….17

Список литературы………………………………………………………………18

Введение

Совещание в организации – один из важнейших инструментов коммуникаций. Оно позволяет как представить информацию, так и получить обратную связь о производственном процессе, перспективах, взглядах, настроениях. Но совещания могут стать и мощным дестабилизирующим фактором. Основные враги эффективного совещания – эмоции, неподготовленность, неумение определится с целью, неумение понять и услышать позицию другого участника, неумение задавать и уточнять вопросы, отсутствие подведения итогов.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в данной ситуации становятся:

- коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание);

- участники совещания (специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать)

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим случаям:

                  Во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

                  Во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно несколько структурных подразделений организаций или фирмы;

                  В-третьих, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Однако, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы.

Поэтому прежде чем собирать на совещания работников, следует подумать относительно необходимости подобного шага.

В данной работе будет рассмотрены общие правила проведения делового совещания, типы деловых совещаний, а также как подготовится к деловому совещанию, какие правила поведения людей необходимо соблюдать на совещании, какие существуют эффективные приемы управления ходом делового совещания и основные этапы принятия решения на деловом совещании.

1.     Виды совещаний. Методы их проведения. Стили ведения делового совещания.

Виды совещаний

В деловой сфере используются различные виды совещаний в зависимости от их назначения.

              Методы проведения

Доклад – один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.

Обмен мнениями (обмен информацией) – каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например: «Ситуация в подразделении за последнюю неделю», «Как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения» или «Ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта». Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.

Мозговой штурм – участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например: где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? и т. д.

Обсуждение – любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на сегодняшний день не решен.

Стили ведения делового совещания:

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный. 
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы. 
При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся Lпротащить¦ свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений. 
Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение. 
Психологи утверждают, что оба стиля поведения v дипломатический и авторитарный v могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как наиболее предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом. 

2. Основные этапы делового совещания: подготовка,

поведение и завершение совещания. Правила поведения руководителя делового совещания.

Подготовка совещания

Подготовкой делового совещания могут заниматься либо непосредственно руководитель организации, либо его заместители, или соответствующие работники управленческого аппарата. Подготовка включает определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, докладчика, состава участников, примерного регламента работы. При этом рекомендуется руководствоваться следующими требования:

1.      Проводится деловое совещание в случае, если есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений участников, анализе трудных ситуаций и проблем, принятии решений по комплексным проблемам. Альтернативой совещания могут быть решения, принимаемые руководителем или управленческим аппаратом, несколько деловых телефонных звонков, объединение с другим совещанием, совещание по селектору, совещание с использованием Интернета.

2.      Дата, время и место проведения совещания определяются с учетом удобства его участников, возможности к нему подготовиться, наличия помещения с необходимыми средствами отображения информации, звукоусиливающей аппаратурой и компьютерной техникой.

Целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания с учетом психологических и физиологических возможностей его участников не должна превышать полутора – двух часов.

3.      Определяются предварительные цели совещания и соответственно пункты его повестки: доклад, выступление, подготовка решений, информация, его ведущий.

4.      Назначается докладчик, в случае необходимости – содокладчики, ведущий собрания (им может быть либо руководитель организации, либо, если руководитель является докладчиком, один из его заместителей). Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию (групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений), организаторам совещания желательно заранее диспутантов – достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения их оппонентов. Как показывают исследования, чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – сидящие рядом. Поэтому, зная характеры приглашенных, желательно на совещании рассадить участников с учетом этого обстоятельства.

5.      Приглашаются на совещание только те сотрудники (работники) организации (фирмы), которые выступают с докладами; располагают соответствующими специальными знаниям; исполняют принимаемые на совещании решения; ответственны за исполнение принимаемых решений.

6.      Участники делового совещания не менее чем за неделю до даты его проведения должны быть оповещены о его теме, целях, месте проведения, времени начала и окончания совещания, фамилии докладчика и содокладчиков или получить соответствующее приглашение.

Проведение совещания

Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола. Психологи предлагают перед открытием совещания приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору. Удачно и такое начало, когда секретарь напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует. Ведущему совещания следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить:

— цель совещания;

— повестку дня;

— возможные решения и условия их принятия;

— порядок ведения и оформления протокола.

Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным. Однако психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы также быстро и эффективно решить остальные.

После совещания

Руководителю организации необходимо:

      Проконтролировать составление четкого итогового протокола проведенного делового совещания (по возможности он должен быть готов через 24 – 48 часов после завершения совещания); желательно, чтобы сокращенный протокол с важнейшими данными и результатами  совещания был роздан всем участникам совещания в течении 24 часов после совещания;

      Регулярно возвращаться к решениям и рекомендациям состоявшегося совещания и контролировать их выполнение теми сотрудниками, кому это было поручено;

      Сообщить о текущем состоянии выполнения проведенного делового совещания на следующем совещании, включив эту информацию в его повестку дня, причем невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать ее первыми пунктами.