Стилистика делового письма

«Стилистика делового письма»

 

                                                                          Выполнила: Рейш Е.А. Специальность:Прикладная математика и информатика

Группа: 051111(510 ПМ)

                                                                     Руководитель: Никитенко Л.И.

 

Введение

 

 Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.

Как и во всем деловом мире, в  России предприятие или учреждение оценивается партнерами подчас по качеству отправления ими корреспонденции. Формуляр документа, размещение реквизитов, тексты должны быть удобными для прочтения, ясными и понятными по смыслу.

Стилистические особенности деловых  писем

 

          Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания.           

    Специфическими чертами данного стиля являются:

• подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
• адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
• устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;

• тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
• лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
• исключительно нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
• лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.

 

Стилистические конструкции делового письма

 

Исходя из специфики стиля при  подготовке содержания письма рекомендуется:

• излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
• применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

• употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
• излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...»;

 

• не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
• не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
• в том случае, если вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы не представляется возможным, не стоит начинать письмо с констатации отказа - нужно сначала изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Следует проявлять известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее существенным проблемам.

 

Разработчику делового письма нетрудно построить стилиcтичecкyю конструкцию, если он располагает набором проверенных  практикой конструкций фраз, пользуясь  которыми МОЖНО сформулировать свою мысль. Рассмотрим примеры моделей, объясняющих мотивировку написания  письма:

В порядке оказания технической  помощи...

 В соответствии с протоколом...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашей договоренности...

Просим... ... Вас проверить ход  выполнения работ...

Прошу... ... принять меры...

Высылаем... ... подписанный с нашей  стороны договор...

Направляем... ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...

Подтверждаем... ... получение спецификации на...        

Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

   Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

   Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

 Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

   Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.

 

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

 Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

- Сообщаем, что в период  с... по...;

- Сообщаем, что по состоянию  на...;

- Направляем Вам согласованный...;

- Просим Вас рассмотреть вопрос  о...,

- Проверкой установлено, что....;

- В связи с отсутствием  финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической  ситуацией...;

- В соответствии с Вашим  письмом...;

- В порядке проведения совместной  работы...;

- В соответствии с протоколом...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях укрепления ответственности...  и т. д.

    Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

- Гарантируем возврат кредита  в сумме...,

- Оплату гарантируем. Наши  банковские реквизиты...,

- Контроль за выполнением  возлагается...

 Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения.

Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.

2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, ж-д, кв. м и др.

 

 В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

 

 

   Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

- Предлагаем Вам варианты  решений (чего?) реконструкции  систем отопления, вентиляции  и санитарно-технических установок  жилых домов и административных  зданий.

- Полностью разделяем необходимость  (чего?) дальнейшего обсуждения  конкретных вопросов возможного  сотрудничества.

- Согласно утвержденному Президентом  Российской Федерации (чему?) Перечню  основных мероприятий по подготовке  и проведению празднования 60-й  годовщины Победы в Великой  Отечественной войне...

- Согласно штатному расписанию...

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными  существительными. Чрезвычайно активно  в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных  со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а  не убрать), оказать поддержку (а  не поддержать), произвести ремонт (а  не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений  важны для письма. Особенность  делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным  членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с  обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

 

Вывод

 

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении  письма ― его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.Письмо может  содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить  в последовательности, наиболее оптимальной  для восприятия. После составления  и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое  письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно  значима для целей общения. Правильно  выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке  нужную тональность, способствует налаживанию  и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором  письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Литература

 

• Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов-на-Дону: РГЭА. 1995. - 92 с.
• Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ "Маркетинг", 1993 - 74 с.

 

• ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
• ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.