Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Марта 2012 в 12:56, реферат
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.
«Стилистика делового письма»
Группа: 051111(510 ПМ)
Введение
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.
Как и во всем деловом мире, в
России предприятие или учреждение
оценивается партнерами подчас по качеству
отправления ими
Стилистические особенности
Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания.
Специфическими чертами данного стиля являются:
Стилистические конструкции
Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:
Разработчику делового письма нетрудно
построить стилиcтичecкyю
В порядке оказания технической помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на Вашу просьбу...
В подтверждение нашей
Просим... ... Вас проверить ход выполнения работ...
Прошу... ... принять меры...
Высылаем... ... подписанный с нашей стороны договор...
Направляем... ... интересующую Вас документацию заказной бандеролью...
Подтверждаем... ... получение спецификации на...
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.
Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
- Сообщаем, что в период с... по...;
- Сообщаем, что по состоянию на...;
- Направляем Вам
- Просим Вас рассмотреть
- Проверкой установлено, что..
- В связи с отсутствием финансовой помощи...;
- В связи со сложной
- В соответствии с Вашим письмом...;
- В порядке проведения
- В соответствии с протоколом.
- В подтверждение нашей
- В целях укрепления
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
- Гарантируем возврат кредита в сумме...,
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
- Контроль за выполнением возлагается...
Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения.
Различают два основных вида сокращения слов:
1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, ж-д, кв. м и др.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
- Предлагаем Вам варианты
решений (чего?) реконструкции
систем отопления, вентиляции
и санитарно-технических
- Полностью разделяем
- Согласно утвержденному
- Согласно штатному
Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
В связи с крайне низкой эффективностью
использования городской
Вывод
Написание текста письма является трудоемким
процессом. Важная задача при составлении
письма ― его информационное насыщение,
т. е. включение в него необходимого
количества информации.Письмо может
содержать только одну заключительную
часть. Основные вопросы письма надо
четко сформулировать и расположить
в последовательности, наиболее оптимальной
для восприятия. После составления
и написания служебное письмо
необходимо отредактировать. Деловое
письмо практически всегда начинается
с обращения. Эта небольшая по
объему часть текста исключительно
значима для целей общения. Правильно
выбранное обращение не только привлекает
внимание адресата, но и задает переписке
нужную тональность, способствует налаживанию
и поддержанию деловых
Литература