Понятие и назначение визитных карточек в деловых отношениях

 

Супружеские карточки - тоже вариант неслужебных визиток. Супруги  могут иметь каждый свою карточку, на которых координаты они не проставляют, за исключением, возможно, города, где  они живут, или своей страны, если они в данный момент находятся  за границей. Иногда муж и жена используют совместную, объединенную супружескую  карточку. На такой карточке - их имена (первым пишется имя жены), отчества и фамилия, а также домашний адрес  и телефон. Эти карточки обычно служат практическим, а не представительским  целям, в отличие от персональных визитных карточек. «Супружеские» карточки прикладывают к свадебным и другим подаркам, которые преподносят от имени мужа и жены, оставляют при  совместных неофициальных визитах.

 

3. Порядок применения  и этикет вручения визитной  карточки

 

Визитные карточки чаще всего  вручают лично. В этикете действует  принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей  ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность  может проявить более вежливый, более  активный или более заинтересованный человек.

 

При деловой встрече с  иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах  после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить  и не путать имена, карточки целесообразно  расположить на столе перед собой  в таком порядке, в каком сидят  партнеры.

 

Не принято вручать  лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.

 

При вручении карточек принято  обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она  труднопроизносимая, нужно назвать  вслух. В США, Европе особых регламентаций  не существует.

 

Представителям ближневосточных  стран карточку вручать следует  обязательно правой рукой. В странах  Азии, в частности в Японии - обеими руками. Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении - произнести вслух.

 

Если визитная карточка прилагается  к подарку, ее вкладывают в коробку  с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер. Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать  короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую  упакованы цветы.

 

Визитные карточки, оставляемые  при отсутствии адресата в офисе  или дома (в резиденции) лично  их владельцами, принято загибать в  соответствии с местной традицией. В России принято в подобных случаях  загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

 

В подобной ситуации в России конца XIX века использовались «практичные и удобные визитные карточки, имеющие на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих быть причиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» - отъезд и, следовательно, прощальный визит, «Ж» - желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» - возвращение из продолжительной отлучки, - и в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».

 

В наши дни в левом верхнем  или нижнем углу визитной карточки могут быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих  французских слов. Поскольку они  используются в дипломатической, деловой  и светской практике, необходимо знать  значение этих сокращений:

 

p.f. - pour fеte или pour feliciter- чтобы поздравить с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества, национального праздника;

p.r. - pour remercier - чтобы поблагодарить;

p.f.c. - pour fairе connaissance - чтобы выразить удовлетворение знакомством;

p.c. - pour condollessance - чтобы выразить соболезнование;

p.p.p. - pour prendre part - для выражения соболезнования и с готовностью помочь;

p.p. - pour presenter - для представления.

 

В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления  вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или  официального лица. На этой второй визитке  и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких  пометок не делается;

 

p.p.c. - pour prendre conge - чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращениями направляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.

 

Визитные карточки с буквами  p.r., p.p.c. остаются без ответа.

 

В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то есть благодарят.

 

На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

 

На визитных карточках, которые  использует в своих контактах  все более широкий круг людей, часто пишут краткие сообщения  без названных сокращений, на родном или иностранном языке. Текст  всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится. Например: «Петр Петрович Петров (это уже  напечатано на карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаю его юбилея».

 

Но когда вы пишете близкому другу, хорошему знакомому, можно зачеркнуть напечатанное на карточке имя, написать несколько слов от первого лица и  подписаться.

 

Визитку можно послать  в качестве приглашения на неофициальный  прием, чтобы сообщить об изменении  адреса, как сопровождение чека, посланного врачу, адвокату, нотариусу.

 

Визитные карточки, которые  посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами, на пишущей  машинке, компьютере пишутся имя, фамилия  и должность адресата.

 

В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем  углу каждой карточки карандашом или  ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц. Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

 

При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие  визитные карточки - бейджи, с указанием  имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или  научного центра. Бейджи прикалывают  на левой стороне груди. Их носят  только в здании, где проходит мероприятие.

 

Все полученные визитки целесообразно  систематизировать с учетом сферы  деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Если руководитель имеет секретаря, эту работу можно поручить ему.

 

Анализ визитных карточек - следует сказать, что во многих фирмах за рубежом такая работа ведется  постоянно, - может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес показывает территориальное  расположение - центр города, окраина, новые перспективные районы и  т.п. Не случайно некоторые бизнесмены, чьи офисы расположены в малопрестижных районах, арендуют, покупают себе почтовые адреса. Можно узнать, является ли человек, вручивший визитную карточку, представителем фирмы, имеющей собственное здание, т.е. солидной фирмы, арендует ли она  этаж в элитном офисном здании или имеет небольшое служебное помещение, затерянное среди корпусов жилой застройки. То же - с телефонами. Чем больше телефонных номеров, номер с секретарем, номер АТС и т.п., тем более крупной и серьезной представляется фирма.

 

Визитные карточки, собранные  на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить  ценное досье, стать основой картотеки  действующих или потенциальных  партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки  могут лежать без движения в вашем  текущем архиве, но в случае необходимости  быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю  нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования. Понимать «зашифрованные» символы  надписей на карточках, все случаи, когда на присланные визитки следует  дать ответ и, как положено, не позднее, чем через 24 часа после ее получения.

 

В приемной у секретаря  всегда должен быть запас представительских  карточек фирмы и руководителя. Желательно, чтобы компания считала нужным заказать специальную визитку для секретаря, в организаторской и представительской  работе которого она будет очень  полезной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Визитка - это прежде всего  неотъемлемая часть бытового и особенно делового общения. Они играют роль своеобразных удостоверений личности, в которых  помимо имени, фамилии, занимаемой должности  указывается самое главное - принадлежность к какой-либо фирме или организации, что в конечном счете определяет положение в обществе.

Визитная карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного  имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и  вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень  плотной бумаги высокого качества или  тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный  внешний вид. В начале прошлого ХХ века, по свидетельству Эми Вандербилд, считалось также рациональным, чтобы  деловые карточки изготавливались  на тонкой и прочной пергаментной бумаге и обязательно имели текст, написанный каллиграфом.

Преимущества визитки, прежде всего в том, что не надо писать свои координаты и телефон на бумажке, которая, скорее всего, потеряется так  же, как и клиент. Визитка является признаком стабильности и солидности организации. Визитные карточки, обычно, не выбрасывают, и клиенты по этому  возвращаться. Визитки иногда используют, как купон на скидку, для привлечения  клиентов. На другой стороне визитной карточки можно разместить календарь  или другую полезную для Вашего клиента  информацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. Кузнецов И.Н. Деловое  общение. Деловой этикет/И.Н. Кузнецов// Учебн. пособие для студентов  вузов. - М., 2004.

2. Наролина О.В., Стернин  И.А. Деловое общение/О.В. Наролина, И.А. Стернин. -В., 1995.

3. Сухарев В. Этика и  психология делового человека/В.  Сухарев. - М., 1997.

4. Холопова Т.И., Лебедева  М.М. Протокол и этикет для  деловых людей/ Т.И. Холопова., М.М. Лебедева. - М., 1994.

5. Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена/ Ф.А. Кузин. - М., 1997.

6. Кузин Ф.А. Культура  делового общения/ Ф.А. Кузин. - М., 2000.