Понятие и назначение визитных карточек в деловых отношениях

Оглавление

 

Введение

1. Понятие и назначение  визитных карточек в деловых  отношениях

2. Правила оформления  и изготовления визитных карточек

3. Порядок применения  и этикет вручения визитной  карточки

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В последнее десятилетие  в России визитные карточки стали  широко использоваться не только дипломатами, но и в самых различных сферах деловой жизни, в процессе культурных, светских контактов, причем на самых  разных уровнях. Если несколько лет  назад крупный чиновник, достаточно известный деятель культуры, ученый, руководитель предприятия в ответ  на визитку, протянутую иностранным  коллегой или гостем, искал листочек бумаги и ручку, чтобы написать свои координаты, то сегодня вам визитную карточку могут вручить как в  министерстве, так и на заводе, ставшем  акционерным обществом, в академическом  институте, в зубном кабинете, магазине-салоне и в маленьком бутике. Не удивляйтесь, если это сделает молодой сантехник, обслуживающий по вызову вашу квартиру и т.п.

 

Основное назначение визитной карточки - представление официальных  лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой  при знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в  путешествии. В ряде случаев, например, в Японии, Корее, она может рассматриваться  как удостоверение личности. Визитка  может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной  переписке, как рекомендация, для  знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений, сопровождения  подарков и сувениров и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и  назначение визитных карточек  в деловых отношениях

 

Первые визитные карточки появились во Франции во времена  правления Людовика XIV. Визитная карточка изначально имела огромное значение и представляла своего хозяина во всем величии, по визитке можно было сказать о хозяине какого он сословия, какое положение имеет в обществе. В России визитные карточки появились  при Екатерине II их отличала гравированная  орнаментика, причудливые гербы  владельцев - всё это наследие Франции  и её придворного двора, откуда собственно и пришла в Россию такая актуальная в наши дни визитная карточка.

 

Визитка - это прежде всего  неотъемлемая часть бытового и особенно делового общения. Они играют роль своеобразных удостоверений личности, в которых  помимо имени, фамилии, занимаемой должности  указывается самое главное - принадлежность к какой-либо фирме или организации, что в конечном счете определяет положение в обществе.

 

Изготовление визиток  является самым популярным видом  рекламной полиграфии, ведь в современном  мире визитки нужны практически  каждому. Визитные карточки часто раздают, как рекламу торговой точки и  как связь с клиентом. Современные  технологии позволяют заказывать визитки  через Интернет - это весьма удобно, так как отпадает необходимость  ехать в типографию или рекламное  агентство. Выделяют следующие виды визиток: Личная, Деловая и Корпоративная.

 

В наше время качественная визитка - это то, без чего не обойтись, если необходимо произвести впечатление  на будущего партнера или клиента. Ведь сегодня в деловом мире встречают  по визитке. Компания «Первая Копия» занимается изготовлением визиток  любого уровня, мы производим их печать с использованием различных способов технологии печати:

 

Фольгирование - это альтернативный традиционному горячему тиснению процесс  нанесения фольги на бумагу и картон. Фольга наносится на отпечатанное лазерным принтером изображение. В отличие от тиснения фольгой - на обратной стороне нет следов клише. Недостатком фольгирования является ограниченный выбор бумаг и сложность в точном совмещении цветов.

 

Шелкография - уточним, что  трафаретная печать и шелкография - это синонимы. Шелкография незаменима, когда требуется изготовление представительской  продукции малыми тиражами. По охвату материалов, на которых возможна печать, шелкография тоже не знает себе равных - бумага и картон любой плотности, ткань, пленка, пластмасса, баннерная  ткань, пластик, металл, стекло и др. К недостаткам шелкографии, можно  отнести ограничения, предъявляемые  к макету, относительно высокую стоимость.

 

Офсетная печать - это  печать на офсетных печатных машинах - для печати каждого цвета в  них предусмотрена отдельная  секция с краской. Производительность такого оборудования, естественно, намного  выше, но и сложность оборудования заметно сказывается на его цене. Офсетная печать состоит из нескольких этапов: фото вывод - изготовление цветоделенных  фотоформ, изготовление печатных форм, приладка форм на печатной машине, непосредственно  сам процесс печати, после печатная обработка (резка, фальцовка…). К недостаткам  можно отнести нерентабельность на маленьких тиражах, долгосохнущие  краски.

 

Преимущества визитки, прежде всего в том, что не надо писать свои координаты и телефон на бумажке, которая, скорее всего, потеряется так  же, как и клиент. Визитка является признаком стабильности и солидности организации. Визитные карточки, обычно, не выбрасывают, и клиенты по этому  возвращаться. Визитки иногда используют, как купон на скидку, для привлечения  клиентов. На другой стороне визитной карточки можно разместить календарь  или другую полезную для Вашего клиента  информацию.

 

Визитная карточка - одна из составляющих имиджа фирмы и личного  имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Визитные карточки рекомендуется заказывать из очень плотной бумаги высокого качества или тонкого картона. В этом случае карточки дольше будут сохранять достойный внешний вид. В начале прошлого ХХ века, по свидетельству Эми Вандербилд, считалось также рациональным, чтобы деловые карточки изготавливались на тонкой и прочной пергаментной бумаге и обязательно имели текст, написанный каллиграфом.

 

О роли и значении визитной карточки хорошо сказано в книге  для бизнесменов «Законы успеха»  под редакцией Кристи Ли: «Визитная  карточка - важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может  быть, ваши услуги не понадобятся ему  еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда  вы понадобитесь, он будет знать, где  вас искать. Кроме того, он порекомендует  вас другим. Карточка - это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали. Не жалейте  карточек… Ответ на вопрос «Чем вы занимаетесь?» должен лежать у  вас в кармане. Разумеется, если вы не забыли свои карточки дома…»

 

Вместе с тем, еще многие недооценивают визитные карточки как  необходимый атрибут делового общения. Я знаю одного известного ученого, оратора  и полемиста, который долго, следуя традиционному менталитету, воспринимал  визитные карточки как нечто из области  официоза и дипломатии, в других случаях как «буржуазные» игрушки, что-то от суетности тусовок «новых русских». Однако оказавшись несколько  раз подряд в ситуации, когда после  выступлений на конференции, симпозиуме, «круглом столе», во время презентации  книги, на приеме не смог предложить визитную карточку тем, кто вручил ему свои для продолжения контактов, он заказал  себе положенные 200 штук.

 

2. Правила оформления  и изготовления визитных карточек

 

Сейчас точных правил в  отношении бумаги, шрифта, формата  визитных карточек больше нет, идет ли речь о карточке женщины или мужчины. На практике наиболее применимым оказался размер кредитной карточки, формат 5 см х 9 см. Соответствующего размера  выпускают и конверты. Визитки  большего размера не помещаются в  стандартную визитницу, в специальные  кармашки бумажников. Их приходится обрезать.

 

Классический вариант - визитная карточка на бумаге, картоне белого цвета с матовой поверхностью, строгим черным шрифтом. Однако в  наши дни карточки перестали быть только белыми. Их печатают на бумаге различных  цветов, активно используют графику, различные шрифты, делают складными, помещают на визитке свою фотографию. Последнее, правда, считается не лучшим стилем. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности ни в выборе материала, ни в цвете. По-прежнему строгие требования предъявляются  к оформлению визитных карточек в  официальной и дипломатической  сферах.

 

При выборе бумаги, шрифта целесообразно  воспользоваться услугами дизайнера-профессионала, посмотреть образцы карточек фирм, подобных вашей, чтобы не ошибиться  в соответствии сделанного вами выбора вашему корпоративному имиджу.

 

В России приняты визитные карточки с двусторонним текстом: на русском с одной стороны и, чаще всего, на английском - с другой. Однако лучше иметь отдельные  комплекты на русском и иностранном  языках. Иностранный может быть все  тем же английским как наиболее распространенным языком межнационального общения. Но в  случае, если вы постоянно сотрудничаете  с представителями какой-либо страны, будет проявлением уважения к  партнерам, если у вас будут визитные карточки на их родном языке. При командировке за границу целесообразно иметь  визитные карточки на языке страны пребывания.

 

Удобство односторонней  визитной карточки проявляется в  том, что на свободной оборотной  стороне можно делать необходимые  дополнения, пометки.

 

Используются визитки  различного вида и назначения. Назовем  наиболее распространенные из них.

 

Деловая стандартная карточка. На ней указаны фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный  телефон, телефакс (телекс).

 

Карточка содержит необходимые  реквизиты для продолжения контактов. Используется в случае состоявшегося  знакомства. Существуют некоторые стандарты  для размещения текста на деловой  карточке. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность - более мелким шрифтом  под именем. Название, адрес фирмы  набираются в левом нижнем углу. Номер телефона, телефакса - в нижнем правом.

 

На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей  должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом  углу его имя, отчество, фамилия. Внизу  справа - номера телефона, телефакса.

 

Сфера применения такого вида карточек исключительно служебная. В светской жизни их использовать не следует никогда.

 

Следует учесть ряд замечаний. При написании должности нужно  указать область полномочий. Например, не просто «проректор», а «проректор по учебной работе», не просто «заведующий  отделом», а «заведующий транспортным отделом» и т.п.

 

Если визитка напечатана на иностранном языке, фамилия и  имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой. В иностранных языках понятие «отчество» отсутствует и его могут воспринять как второе имя.

 

Номер домашнего телефона на стандартной визитке не проставляют. Это информация конфиденциального  характера. При необходимости его  можно написать от руки.

 

Лицам творческих профессий, у которых нет присутственного  офиса, нужно и, может быть, должно указывать на визитной карточке свой домашний телефон.

 

 Представительская карточка. На этой карточке указывают  фамилию, имя, отчество, полное  название фирмы, должности, но  не проставляют координаты - ни  адрес, ни телефон. Карточку  используют для специальных и  представительских целей. Она  облегчает конкретное общение.  Но ее вручение механически  не означает намерение владельца  продолжать контакты с собеседником.

 

Тактичный партнер по общению  должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию  поведения.

 

Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием  адреса, телефона, телефакса (телекса). Применяется для представительских  целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

 

На визитных карточках  официальных лиц, в особенности  дипломатов, проставляются только имя, отчество, фамилия и должность. Дипломаты  используют такие карточки, на которых  указана одна лишь должность, например «Посол». В третьем варианте на визитке, предназначенной для личного  использования, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам.

 

Деловым людям также весьма полезно иметь карточки для неслужебных  ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание  официального статуса может быть не понято и не принято. На таких  карточках могут быть проставлены  профессия, почетные, ученые звания.