Планирование и этапы переговоров

    В общем виде план переговоров должен содержать: место, дату и время встречи; состав участников; вопросы для обсуждения; альтернативы на случай контрпредложений; ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламы); ответственного за встречу и проводы представителя другой стороны; ответственного за организацию угощения в ходе переговоров; ответственного за организацию и проведение приема после переговоров.

    Если  по плану переговоров предусмотрено  угощение в служебном помещении, оно, за исключением чая или кофе, должно быть подготовлено заранее и находиться в комнате переговоров на отдельном столике под салфеткой.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2 Отношения между коллегами 
 

    Деловая этика в широком смысле – это  совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организаций и их членов в сфере управления и предпринимательства. Она включает явления различных порядков: этическую оценку как внутренней, так и внешней политики организации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. профессиональную мораль; моральный климат в организации; нормы делового этикета – ритуализированные внешние нормы поведения.

    В последние годы деловая этика, или  этика бизнеса, заняла свое место в системе бизнес-образования, но отечественные разработки в этой области пока еще слабо отвечают практическим задачам менеджмента. 

    На  службе человек общается с коллегами, партнерами, подчиненными. Такое общение имеет свои позиции, свои правила, свой этикет. Назовем его служебным.

    Служебный этикет – это нормы служебного общения. В основе его лежит деловые  соображения служебной коммуникации. И прежде всего это понимание важности обсуждаемого вопроса.

    Служебное общение любого  уровня должно быть пропитано убеждением, что обсуждаемый вопрос в равной степени важен как для коммуникатора, так и для реципиента. Бытующее мнение о том, что исполнитель не обязан знать о положении вещей в целом, ошибочно. Требование понимания обсуждаемого вопроса предполагает равнозначность осведомленности.

    Следующим правилом служебного общения является создание правильной установки в процессе коммуникаций, т.е. отношения человека к окружающему его миру и к людям, свои коллегам. Дефекты этой установки незамедлительно скажутся и на процессе общения, и на конечном результате деятельности. Для формирования правильной установки требуется преодолеть стереотипы устойчивого, расхожего мнения, предвзятые представления, неправильные отношения.

    Стереотип препятствует коммуникации двояким образом: смысл информации может быть искажен отправителем под воздействием стереотипа, а также получение информации может быть деформировано стереотипным мышлением получателя информации.

    Самое простое правило этикета служебного общения – самому избавиться от стереотипов мышления.

    Предвзятые  представления основываются на простой формуле: «Человек верит в то, во что он хочет верить». Поэтому важным требованием этикета служебного общения будет правило объективности, предписывающие не искать подтверждения правоты своих слов и не отвергать всего того, что им противоречит. Такая позиция неконструктивна, ибо она с ходу отметает все то, что не работает на собственную идею.

    Неправильные  отношения отправителя и получателя информации могут иметь своей причиной различные личные антипатии. Задавая тон служебных отношений, нужно сразу принимать установку, что выше дела и делового сотрудничества ничего быть не может. Этот, конечно, трудно в полной мере реализовать на практике. Но он должен быть основной целью всех тех, кто вступает в служебные отношения.

    Деловое общение должно оптимально соотносить обязанность и интерес, внимание и потребность, ответственность и мотив.

    Паритетные  начала служебного этикета основываются на ряде важных принципов. Первый из них – равенство. Эффективность согласованного действия, делового обсуждения увеличивается тогда, когда перед обсуждением дела все равны, независимо от должности, возраста, статуса, стажа работы и т.п.

    Общий этический принцип общения «по  горизонтали», т.е. между коллегами (руководителями или рядовыми членами  группы), можно сформулировать следующим  образом: «В деловом общении относитесь к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам». Если вы затрудняетесь, как вести  себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги.

    Применительно к коллегам-управляющим следует  иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу  сотрудниками из других подразделений – дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия. В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижении по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.

    Перечисленные ниже правила научат окружающих по-новому относиться к Вам:

    – перестаньте ожидать оскорблений  отовсюду;

    – выработайте для себя свод правил, которого вы будете спокойно придерживаться;

    – постарайтесь при любой возможности  реагировать не словами, а поступками;

    – вы сами виноваты в установлении определенного  порядка общения, если он вам не нравиться, измените его;

    – постарайтесь очистить свой словарь  от разнообразных жалоб;

    – перестаньте надеяться, что все  улучшится само по себе;

    – научитесь идти на риск;

    – применяйте настойчивость повсюду;

    – перестаньте использовать фразы, которые  позволяют окружающим закрепощать  вас;

    – не позволяйте другим чувствовать вину за свою настойчивость;

    – научите других тому, что у вас  имеется право на личное время;

    – обучая других (как с вами надо вести) постарайтесь не злиться;

    – научитесь говорить «нет».

    Принципы  этики делового общения между  коллегами:

    – Не требуйте к себе какого-либо особого отношения или особенных привилегий со стороны другого;

    – попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы;

    – если круг ваших обязанностей пересекается с вашими коллегами, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами;

    – в отношениях между коллегами из других отделов вам следует отвечать самому за свой отдел, а не сваливать вину на своих подчиненных;

    – если вас просят временно перевести в другой отдел вашего сотрудника, не посылайте туда недобросовестных и неквалифицированных – ведь по нему там будут судить о вас и о вашем отделе в целом. Помните, может случиться, что с вами поступят таким же безнравственным образом;

    – не относитесь с предвзятостью к своим коллегам. Насколько возможно отбрасывайте предрассудки и сплетни в общении с ними;

    – называйте своих собеседников по имени и старайтесь делать это почаще;

    – улыбайтесь, будьте дружелюбны и используйте все многообразие приемов и средств, чтобы показать доброе отношение к собеседнику. Помните – что посеешь, то и пожнешь;

    – не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловых возможностей. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины;

    – не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах;

    – старайтесь слушать не себя, а другого;

    – не старайтесь показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все равно выплывет наружу и встанет на свои места;

    – посылайте импульсы ваших симпатий – словом, взглядом, жестом дайте участнику общения понять, что он вас интересует. Улыбайтесь, смотрите прямо в глаза;

    – рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения ваших собственных целей.

    В офисе мы не только работаем, но и  общаемся, и с годами коллеги становятся если не друзьями, то приятелями. Они помогают нам в обычной жизни советами и связями, с ними мы вместе обедаем, а иногда и ужинаем, ходим в кино, а бывает, что приглашаем в гости. Вместе с тем существуют некоторые табу даже в самых теплых отношениях между коллегами, и не все темы следует обсуждать с сослуживцами.

    Определенные  ограничения в отношениях должны быть – работа есть работа. Внутри коллектива, как правило, существует какая-то конкуренция – смесь рыночных и общечеловеческих отношений, и эта смесь может быть крайне взрывоопасной.

    В сравнительно спокойной, стабильной ситуации все хорошо, но когда встает вопрос о сокращении, кадровых перестановках, продвижении кого-то по служебной  лестнице, то именно здесь все эти  открытия и внеслужебные отношения  порой срабатывают как мина замедленного действия.

    Теоретически  говорить можно о чем угодно – от производственных моментов до мужей и детей. Большая часть нашей жизни проходит в офисе - это закон жизни, но не причина сваливать в одну кучу рабочее и дружеское.

    Обсуждая  свою личную жизнь, говорить лучше о ситуации, которая уже разрешилась и знания о которой невозможно будет использовать против вас в дальнейшем.

    Есть  неписаный закон: не говорить с коллегами о здоровье, о политике и о сексе. Разумеется, этот закон не всегда такой уж строгий, иногда его допустимо нарушать, но тоже в разумных рамках.

    Психологи отмечают: если проблемы на работе связаны  с болезнью, разводом, кризисной ситуацией, то поделиться с коллегами и начальством стоит – только без лишних подробностей. Есть искренность, а есть душевный стриптиз, когда выкладывают наружу всю подноготную. Вот душевный стриптиз однозначно недопустим. Идеально говорить правду, только правду, ничего, кроме правды, но не всю правду.

    Вот как комментируют специалисты главные  плюсы и минусы трудовых отношений:

    «+» Дружба помогает накоплению опыта по совместному преодолению трудностей;

    «-» Именно в напряженных профессиональных ситуациях дружба подвергается серьезному испытанию;

    «+» Дружба с коллегами сводит к минимуму бюрократическую волокиту, упрощает и ускоряет решение многих вопросов;

    «-»  Порой «простота – та же глупость», а субординация – это далеко не всегда плохо;

    «+» Ежедневные контакты, возможность поделиться с коллегами всем, что тебя волнует;

    «-» Слишком много времени уходит на разговоры, и пока мы получаем удовольствие от общения, страдают производительность труда, а значит, и зарплата;

    «+» Помощь и взаимовыручка. Прикрыть перед начальником подругу, которая опоздала, подменить ее на время отпуска или отгулов, просто держать друг друга в курсе дел;

    «-» Очень часто коллеги, которые считают вас другом, просят подменить, подстраховать, помочь дописать отчет и т.п. А в итоге ситуация может закончиться тем, что вы будете весь день выполнять чужую работу, а свою основную делать «в свободное от работы время»;

    «+» Нередко важно иметь возможность «поплакаться в жилетку», когда тебе плохо, и кто, как не друг-коллега, подставит тебе плечо? Хотя, если честно, то со своими проблемами все же лучше идти к специалистам;

    «-» Сильная зависимость от эмоционального состояния друзей-коллег. Когда на тебя буквально обрушивается чей-то эмоциональный негатив, ты не можешь сказать ему: «Прости, но мне нужно работать». Планка близости и доверия в дружбе очень и очень высока. И соответствовать ей всегда – задача непростая, далеко не всем она по плечу. И даже у самых неразлучных друзей/подруг бывают ссоры из-за проявлений эгоизма. А если они еще и упрямы, не привыкли уступать, ссора может затянуться. Как результат, настроение «на нуле», работоспособность падает – и хорошо еще, если не весь коллектив втягивается в разборки: кто прав, а кто виноват;