Планирование и этапы переговоров

    Содержание 
 

1 Планирование и этапы переговоров………………………………………...........3

1.1 Подготовка  переговоров………………………………………………………...4

1.2 Проведение  переговоров………………………………………………………...5

1.3 Достижение  согласия……………………………………………………………7

2 Отношения между коллегами……………………………………………………..8

Список использованных источников……………………………………………...13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1 Планирование и этапы переговоров 
 

    В решении принципиальных вопросов главную  роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

    Порядок ведения деловых переговоров.

    О дне и часе переговоров договариваются заранее. Получив согласие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающему Вас лицу, что может повлиять на ход переговоров. В случае непредвиденной и незначительной по времени задержки следует принести свои извинения.

    Рассаживаются за столом переговоров только после  того, как свое место займет хозяин дома. Он может посадить главного гостя по правую руку от себя или напротив себя. Второй вариант встречается наиболее часто, так как в переговорах принимают участие помощники и другие члены делегации.

    Инициатива  ведения беседы всегда принадлежит  главе принимающей стороны. Это принято по законам гостеприимства. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не возникало длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть воспринято как намек на окончание визита. Уважайте мнение своего собеседника. Старайтесь не перебивать его. Говорящий должен оценивать свои слова с позиции слушателей, одновременно отмечая, какую реакцию они вызывают. Не менее важно умение слушать. Слушающий, в отличие от говорящего, не может позволить себе отвлечься даже на мгновение, поскольку произнесенное слово невозвратимо, а с ним утрачивается логическая связь речи. Человек, не умеющий или не желающий слушать, демонстрирует пренебрежение к своему собеседнику.

    Инициатива  окончания любой беседы всегда остается за гостем. Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Полезно научиться выделять и запоминать (записывать) основные моменты в выступлении собеседника, анализировать его предложения, попытаться предугадать дальнейший ход его аргументации и выводы, которые он может сделать. Никогда не следует делать замечания собеседнику и тем более поучать его. Воздерживайтесь от пустых обещаний и заверений. В деловых переговорах не следует пользоваться обращением на «ты». Во время беседы не надо ничего перебирать руками, барабанить пальцами, постукивать рукой или ногой, играть мимикой или другим способом проявлять свои эмоции. Расставаясь, обе стороны должны помнить о взятых на себя обязательствах. Любые переговоры, даже если они не оправдали Ваших надежд, следует заканчивать в доброжелательном тоне.

    По  возвращении с переговоров не следует забывать коротко поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если переговоры были не совсем плодотворными. Этого требуют правила этикета. В деловых отношениях никогда не следует «сжигать мосты» за собой: деловые проблемы могут потребовать новых контактов теми же людьми. Желательно со всеми, с кем Вы общаетесь, поддерживать нормальные отношения и хотя бы раз в год обмениваться поздравительными открытками.

    Переговоры  представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. Проведение переговоров включает три основные стадии: подготовка переговоров, непосредственное их проведение и достижение согласия. 
 

    1.1 Подготовка переговоров 

    Успех переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они будут подготовлены. От этого зависит не только конечный результат, но и сам процесс: длительный, конфликтный или быстрый, без особых помех. Подготовительная стадия включает в себя несколько аспектов.

    Организационные аспекты переговоров:

    – составление программы приема партнеров (порядок встречи коллег, состав встречающих, участие представителей прессы, размещение в гостинице, посещение промышленных и других объектов, культурные мероприятия и т. д.);

    – формирование группы участников переговоров (в состав группы желательно включать не только руководителей предприятия, но и специалистов, которые владеют конкретной информацией и практическими знаниями по интересующим вопросам);

    – определение места и времени проведения (время должно устраивать обе стороны, место желательно выбирать с таким условием, чтобы можно было создать рабочую обстановку);

    – согласование повестки дня для каждого заседания (необходимо составить пошаговое решение проблемы, с обсуждением всех возможных вопросов);

    – согласование с заинтересованными сторонами касающихся их вопросов (в условиях контракта необходимо учитывать интересы сторон, которые на переговорах не присутствуют, но чьи интересы затрагиваются в ходе принятия решения).

    Исследование  проблемы: анализ существа проблемы, учет интересов участников переговоров, формирование подходов к переговорам  и уточнение собственной позиции  в них, оценка возможных вариантов  результатов переговоров. В процессе анализа изучаются все альтернативы решения проблемы. Осуществляется также  сбор и анализ необходимой для  переговоров информации (сведения о  людях, данных компании, имеющих отношение  к предмету разговора и т. п.).

    Подготовка  документов: заявления, проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов. Важно уделить внимание точности формулировок, хорошей аргументированности предложений. Необходимо также составить досье по вопросам, которые намечено затронуть в ходе обсуждения. Необходимы сведения и различные документы о партнере, на основе которых готовятся тексты выступлений и другие документы.

    Определение тактической позиции. Она определяется в зависимости от целей, которые  преследует ваша организация. Профессор Э.А. Уткин выделяет несколько подходов, которые могут быть использованы:

    – уклонение от борьбы – применяется в случаях, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения. Партнера просят перенести рассмотрение вопроса на другое заседание. Применяется также если необходимо согласовать вопрос с другими организациями, оценить новые моменты, связанные с предложением партнера;

    – затягивание – применяется, когда нужно растянуть процесс переговоров или получить дополнительную информацию от партнера;

    – пакетирование – к обсуждению предлагается сразу несколько вопросов. Как правило, в один «пакет» складывают интересные партнеру предложения и не очень. Будучи заинтересован в чем-то одном, партнер может принять все предложения;

    – завышение требований – в состав обсуждаемых проблем включают пункты, которые можно снять, объяснив как уступку. Это позволит надеяться на аналогичные действия с другой стороны;

    – расстановка ложных акцентов в собственной позиции – партнеру демонстрируют заинтересованность в вопросе, который является второстепенным. Сняв его с повестки дня, можно получить положительное решение по интересующему вас вопросу;

    – выдвижение требований в последнюю минуту – новые требования выдвигаются в последний момент, когда согласие почти достигнуто. В итоге, если другая сторона заинтересована в контракте, она может принять новые предложения без детального обсуждения. 
 

    1.2 Проведение переговоров 

    Основная  задача – убедить партнеров делать то, что вам нужно. Сам ход переговоров должен сопровождаться корректным, вежливым и тактичным поведением. В начале переговоров выясняются позиции сторон, на основании которых строится дальнейшая работа. Начинать обсуждение желательно с вопросов, по которым нет существенных разногласий, а лишь затем переходить к спорным моментам. В ходе обсуждения не стоит указывать партнеру на ошибки и неточности. Неприятные слова лучше говорить после похвалы. Критика должна быть деловой и обязательно сочетаться с конструктивными предложениями. Замечания необходимо формулировать корректно, не оскорбляя достоинств партнера.

    Наиболее  сложные проблемы в ходе переговоров возникают тогда, когда стороны занимают принципиальные позиции. Участники переговоров спорят по поводу позиций, тем самым, ограничивая себя ими. Позиционные споры создают неблагоприятную почву для принятия решений. Они часто превращаются в состязания, где одна сторона принуждает другую изменить свою позицию.

    При выдвижении партнером искренних  возражений, прежде всего, демонстрируют их понимание, а затем лишь усиливают свои аргументы. Возражения могут быть и надуманными, что свидетельствует или о недостаточной компетентности партнера, или о его стремлении осложнить ход переговоров. В таких ситуациях партнеры могут использовать следующие приемы, чтобы оказать давление на вас:

    – уклонение от переговоров – применяется для выжидания смены неблагоприятной ситуации, ухода от конфликта и т.д.;

    – преувеличение первоначальных требований;

    – блеф – введение партнера в заблуждение относительно своих реальных намерений и возможностей;

    – тупиковая ситуация – появляется при выдвижении заведомо неприемлемых требований. Расчет делается на то, что дополнительные требования сделают партнера более сговорчивым. Срыв переговоров в такой ситуации свидетельствует о том, что одна из сторон вступила в них просто для получения необходимой информации;

    – имитация ухода с переговоров – одна из сторон делает вид, что хочет уйти с переговоров, хотя в действительности этого не желает;

    – ультиматум – демонстрирует реальную готовность уйти с переговоров, если его условия не будут приняты;

    – выдвижение компромиссных предложений.

    В таких случаях специалист по переговорам  Симон Адамс советует следующее:

    – Никогда не дарите даже маленькую уступку. Упорно торгуйтесь за нее взамен на уступку такой же или большей ценности.

    – Требовать необходимо по максимуму, т.к. спуститься вниз можно всегда, а  подняться вверх – никогда.

    – Следует создать у партнера чувство, что он тоже заключает очень выгодную сделку.

    – Стоит учесть, что: все крайние  сроки можно, договорившись, перенести; противная сторона может выдавать за постоянное то, что является временным; обе стороны обладают правом вето.

    – Не выражайте недовольства ходом  переговоров, не давайте себя запугать.

    – И вообще. Не ведите переговоров, если в этом нет необходимости. 
 
 

    1.3 Достижение согласия 

    Этот  этап включает в себя выявление вариантов  для соглашения и оценку их эффективности. Далее следует окончательное обсуждение вариантов решения с выбором наиболее удачного. На основе выбранного варианта формируется окончательное решение, которое оформляется в виде юридического документа (договора, контракта). Далее обговариваются условия выполнения контракта, и предусматривается процедура контроля за его выполнением.

    Переговоры  не всегда проводятся в служебных помещениях. Встречи с деловыми партнерами, носящие неофициальный характер, возможны в театре, в кафе, на спортивном мероприятии, на пикнике и т.п. Переговоры в неофициальной обстановке требуют особенно тщательной подготовки, ибо желательно не иметь при себе ни плана переговоров, ни документов, подкрепляющих Ваши аргументы. Не исключено, что случайными свидетелями могут оказаться представители конкурирующих фирм.