Этический кодекс организации

Одной из явных  предпосылок к созданию кодекса  может стать "феодальная раздробленность" в компании, когда каждый отдел  живет по своим собственным убеждениям и правилам. Подобная ситуация может  спровоцировать раскол и мешать развитию компании. Чем компания крупнее, тем  активнее она стремится к развитию, тем больше она нуждается в  единстве и в осознании корпоративной  философии. Единая корпоративная философия  сплачивает персонал и задает общие  для всех филиалов и подразделений  фирмы принципы ведения бизнеса.

За создание корпоративного кодекса нередко  берутся еще и для того, чтобы  продемонстрировать инвесторам наличие  определенных стандартов корпоративного управления. В маленьких компаниях  корпоративный кодекс чаще работает на внешний имидж компании, например, повышает привлекательность для  целевой аудитории. Если кодекс создается  в качестве инструмента управления внешней репутацией, то его создатели  считают необходимым соблюсти определенные стандарты и догмы, например, зачастую неотъемлемым элементом кодексов такого типа является отражение социальной ответственности бизнеса. А сырьевые компании, например, обязательно упоминают  о своей заботе об окружающей среде, во многих же корпоративных кодексах запечатлены совершенно невероятные заискивания перед конкурентами и клиентами.

Попробуем сформулировать этапы создания корпоративного кодекса.

Итак, когда предпосылки  к созданию кодекса есть. Выяснение  этих предпосылок - важнейших и первый этап создания корпоративного кодекса, образно его можно назвать  этаким "этапом прощупывания почвы"; в технологическом плане это, как правило, получение информации от первых лиц компании и собственное наблюдение.

Дальше нам  необходимо четко сформулировать задачи, которые предполагается решить с  помощью кодекса, а также выяснить мнение топ-менеджмента по ключевым вопросам разработки кодекса. Всё это можно условно назвать этапом постановки задач. На этом этапе определится, какой тип кодекса соответствует поставленным задачам (будет это декларативный вариант или развернутый, или это будет набор мини-кодексов, например).

Дальше необходимо зафиксировать миссию, стратегию  и видение, кредо, базовые ценности, стандарты и принципы - это то, на что не могут повлиять никакая  рыночная ситуация, никакие новые  задачи, то, что сотрудники любят  и ценят в себе и в компании в целом. Сформулированные в корпоративном  кодексе ценности компании зададут  вектор ее развития и будут для  персонала ориентиром для движения вперед. Этот этап можно определить как этап формулировки корпоративной идеологии. То, что мы выясним на этих двух этапах, определит форму и содержание корпоративного кодекса в целом. Технологий же выделения корпоративных ценностей масса, какие-то компании предпочитают доверить формулировку сторонним организациям, а потом утверждают или нет предложенное, какие-то - выводят нечто среднее после нескольких этапов "мозгового штурма" среди топ-менеджеров и специалистов по PR и HR, некоторые выявляют индивидуальные ценности ключевых сотрудников, а затем создают что-то типа "договорной комиссии", другие останавливаются на "антропологической" методике (вовлекается максимально возможное число сотрудников с упором на ключевых и давно работающих, и проводится с ними несколько бесед, в которых проявляются принципы поведения и ценности, присущие компании). Какой бы вариант выяснения и формулировки ценностей мы ни выбрали, при составлении кодекса стоит особое внимание уделить мнению неформальных лидеров коллектива. Зачастую именно они лучше топ-менеджеров осведомлены, на какие психологические рычаги нужно нажать, чтобы эффективно воздействовать на персонал.

За этапом формулировки идеологии следует этап создания стандартов поведения, для которого, как правило, тоже требуется провести несколько сессий с персоналом на предмет выявления этих стандартов. Однако может и быть уже некий предварительный и даже в какой-либо форме существующий вариант-подобие правил поведения, который можно взять за основу. Этот вариант дорабатывается и согласовывается.

Следующий этап может быть составляющим других этапов, а может из-за объема информации и быть выделен в отдельный - это  этап сбора фактической информации. Тут, например, мы можем потратить достаточно много времени на создание истории компании, точной и системной формулировки видов деятельности компании, упорядочения структурной организации компании и др.

Если предшествующие этапы можно образно назвать "креативными", то этап сбора фактической информации и следующий за ним, пожалуй, можно классифицировать как "сводный", так как на этом этапе мы создаем компиляцию всей собранной информации и, по сути, получаем черновой вариант кодекса. Этот черновой вариант проходит согласование с топ-менеджментом, вносятся коррективы, и создается чистовой текстовый вариант. Что касается текста как такового, то необходимо постараться создать кодекс не слишком громоздким и изложить его постулаты понятным языком, стараясь избегать прописных истин и излишне бюрократических оборотов.

Когда текст  готов, наступает этап "придания формы". То, как будет выглядеть кодекс в окончательном варианте, непосредственно форма подачи, дизайн, решается и создается на этом этапе. И в этом аспекте нам должно руководствоваться пожеланиями руководства, бюджетом, спецификой деятельности фирмы и, конечно же, содержанием самого кодекса.

Итак, кодекс как  документ готов. Завершающий этап - "презентационный". Это этап обнародования сотрудникам компании. Презентация кодекса может быть только внутреннего характера (о введении кодекса узнают только сотрудники компании), а может быть и внешнего (широкая информационная кампания в СМИ, информирующая партнеров, клиентов и потенциальных сотрудников).

Этапы создания кодекса  холдинга "Безопасные Технологии" 

Главной предпосылкой к появлению кодекса корпоративной  этики в компании "Безопасные Технологии" явилось само формирование холдинговой структуры (происходило  объединение нескольких производственных компаний). Диверсификация производства, разнесенность производства и управляющей компании территориально, "разношерстность" персонала, отсутствие внутренних способов трансляции информации и пропаганды внедрения ценностей и представлений об основных целях работы (газеты, стенды, информационные доски, внутренний сайт и пр.) - всё это не позволяло полноценно формировать корпоративную культуру и управлять ею, что, в свою очередь, закономерно породило всевозможные слухи и разнотолки среди персонала. Очевидно, что назрела необходимость построения системы внутреннего PR.

Генеральным директором компании была поставлена задача в  первую очередь создать корпоративный кодекс для вновь образовавшейся структуры - холдинга "Безопасные Технологии". На этом этапе был проведен тщательный анализ информации о компании (на корпоративном сайте, из отчетов, бесед со специалистами и пр.), проведены беседы и совещания в топовыми фигурами холдинговой структуры и давно работающими в компании сотрудниками, выделены цели создания кодекса. Уже вот в этих беседах проявлялись принципы поведения и выяснились ценности, присущие компании. Философия компании, ценности и стратегия, символика были зафиксированы, начался этап "формирования корпоративной идеологии", как мы его назвали, то есть создания миссии, видения, кредо, стратегии, толкования символики и дальнейшей их фиксации. На предмет создания стандартов поведения было проведено совещание, на котором пришли к выводу, что правила и принципы поведения будут выделены в отдельный документ, содержащий правила поведения сотрудника, таким образом, исходный кодекс приобрел более декларативный характер. Когда этап создания имиджевых составляющих был закончен, наступил этап сбора фактической информации, которая планировалась к размещению в кодексе (история компании, структура холдинга, основные направления деятельности и др.). На этапе компиляции информации все составляющие кодекса были упорядочены в соответствии с логикой восприятия имиджевой информации о компании и закреплены в письменном виде. Этот вариант прошел согласование и претерпел незначительные изменения. Этап реализации кодекса по форме представлял собой создание кодекса в виде презентации в PowerPoint и подготовки полноцветного буклета (корпоративной книги). На этапе презентации кодекс демонстрировался сотрудникам в виде презентации в PowerPoint.

 

Содержание  корпоративного кодекса 

Очевидно, что  многообразие корпоративных кодексов диктует и разнообразные структуры  их содержаний. Зависят эти содержания от нескольких факторов: размер компании (маленькая фирма или крупное  холдинговое предприятие), структура  компании (например, один-единственный офис или целая сеть филиалов), характер деятельности компании (активная торговля или научно-исследовательский институт), количество персонала (40 человек в штате или несколько тысяч), количество правил, норм, регламентов. Для сложно структурированной компании, как правило, будет создан и сложный по структуре кодекс.

При работе над  содержанием корпоративного кодекса  в первую очередь следует четко  определить читательскую аудиторию  и ожидаемый результат от прочтения. В большинстве случаев сейчас под кодексом подразумевается внутренний документ, который дает возможность  сотрудникам получить всю необходимую  информацию о компании. Но также  возможен и такой вариант, когда  читателями кодекса становятся клиенты, посетители и гости. В этом варианте его можно оформить в виде буклета, содержащего сведения о компании, ее миссии и истории, клиентах, самых  ярких проектах, а вот внутренние нормы и правила в этом случае могут иметь второстепенное значение или не освещаться совсем. Разработка подобного вида кодекса для холдинга "Безопасные Технологии" является предметом курсового исследования, кодекс в этом случае был ориентирован не только на внутреннюю общественность, но и на внешнюю, а регламенты корпоративного поведения были вынесены в отдельный документ.

Существует множество  вариантов расширенного содержания кодекса. Автор данного исследования придерживается твердого убеждения, что  корпоративный кодекс не должен содержать  слишком подробных инструкций на все случаи жизни, так как моменты, требующие соблюдения жестко регламентированных процедур, уже, как правило, либо зафиксированы  в отдельных документах, либо их следовало бы ради разгрузки основного  кодекса сформулировать в отдельные "правила".

Ниже приводится, например, вариант содержания кодекса, предложенный В.В. Музыченко в книге "Управление персоналом":

"1. Общие положения  корпоративной идеологии.

2. История возникновения  и развития Компании.

3. Что ценит  и ожидает Компания от своих  сотрудников.

4. Обязательства  Компании перед сотрудниками.

5. Протокол бизнес-норм.

5.1 Общение сотрудников.

5.2 Внешний вид  сотрудников.

5.3 Этические  нормы общения с Клиентами.

5.4 Поведение  в публичных местах и с представителями  СМИ.

5.5 Протокол совещаний.

5.6 Система коммуникативной  безопасности в Компании (включая  типы информации, не подлежащей  разглашению).

6. Ритуалы и  традиции.

6.1 Ритуал посвящения.

6.2 Этапы роста  сотрудников Компании.

6.3 Поощрения  и взыскания.

6.4 Тренинги, семинары, конференции.

6.5 Корпоративные  праздники.

7. Заключение.

8. Приложение (основные  принципы деятельности персонала  Компании)"[2].

А вот ниже приведен предложенный Марком Фединым вариант  наполнения кодекса (из его статьи "Корпоративная  культура через регламентацию деятельности сотрудников", адрес статьи #"_Toc278797846">Конфиденциальность информации

Отношения с  заказчиками, поставщиками

Раздел II. Правила делового поведения в Компании

Отношения с  коллегами

Отношения между  руководителями и подчиненными

Отношения с  деловыми партнерами компании

Проведение собраний и совещаний

Телефонное общение

Электронные средства связи

Представление коллег и партнеров

Деловая одежда

Электронные пропуска

Режим дня

Командировки

В Компании запрещается

Как нас найти

Где пообедать?

 

Форма КК 

Как уже было сказано, потребителями информации, изложенной в кодексе, могут быть не только сотрудники компании, но и  внешняя общественность. В случае же, когда еще и внутренние потребители  дифференцируются, разделяются на отдельные  группы, когда необходимо подать информацию выборочно, можно сделать несколько  различных экземпляров документа. В этих экземплярах будет присутствовать и общий свод норм и правил, и отдельные, предназначенные для конкретного подразделения или филиала, процедуры, инструкции и т.п. Эти экземпляры кодекса могут быть различны не только по содержанию, но и по форме, например, каким-то группам сотрудников подойдет бумажный вариант, причем, такой, который можно почитать дома, кому-то будет предложен буклет с великолепной полиграфией, а какие-то группы сотрудников предпочтут познакомиться с кодексом в электронном варианте, например, в формате презентации, сделанной в программе PowerPoint.

Автору исследования видится разумным распечатанный  бумажный вариант предлагать к ознакомлению в спокойной обстановке новым  сотрудникам. Вариант кодекса в  виде полноцветного буклета в красивой папке подойдет для хранения в виде эталона в кабинете директора, в приемной, в отделах у руководителей. Доступ к подобного рода кодексу должен быть свободен и у внешней общественности. Оформленный таким образом кодекс должен вызывать особое уважение и у сотрудников компании. Кодекс в формате презентации чрезвычайно удобен для пользования у части сотрудников, имеющей доступ к персональным компьютерам. Файл-презентацию можно разместить на внутреннем сайте компании или на сервере, тогда сотрудники смогут в любое время обратиться к документу, не отходя от ПК.

Автором исследования для холдинга "Безопасные Технологии" предложен бумажный вариант, вариант  в виде буклета и создана презентация  в программе PowerPoint. В буклете имеется возможность изымать листы (буклет на разъемных кольцах), что позволяет оперативно вносить изменения в кодекс, если таковые происходят.