Деловое общение

Во внутренней докладной записке  в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется  прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в  зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки  пишутся на одной строке. Дата оформляется  арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется  либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь  заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной  записки формулируется по общим  правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко  выделяются две части. В первой части  сообщаются факты, послужившие поводом  для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка  о нем делается до оформления подписи.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется  на общем бланке и подписывается  руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

 

39.  Правила составления резюме.

Три ключевых момента:

-У Вас единственный шанс преуспеть  с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз.

-При написании резюме следуйте  принципу избирательности. Информацию  для резюме следует отбирать, исходя из его целей. 

-Удачное резюме может стать  поводом для личной встречи  с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы.

Ваша цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.

Стиль написания резюме:

краткость; конкретность; активность (никогда не пишите участвовал, оказывал помощь и т.п. Это позволяет думать, что Вы лишь оказывали разовые услуги);честность.

Избегайте использовать местоимение  я.

Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок

Не следует писать:

занимался обучением; помогал уменьшить ошибки; быстро усваиваю новые знания.

Пишите:

обучил двух новых служащих; сократил ошибки на 15%, чем сэкономил фирме $50 000;

освоил новые процедуры в  рекордно короткий срок - за две недели.

Не будьте многословны и избегайте  пассивных форм

Не следует писать:

отвечал за выполнение; находил применение следующим возможностям; нес ответственность за.

Пишите:

выполнил; эффективно использовал; отвечал за.

Предпочитайте позитивную информацию негативной

Не следует писать:

улаживал жалобы на; препятствовал снижению доли продаж; перешел с должности.

Пишите:

помогал клиентам в; повысил потенциал продукта на рынке; продвинулся на должность.

Концентрируйте внимание на Ваших  достижениях 

Не следует писать:

проработал там три года; выполнял дополнительную работу.

Пишите:

получил повышение в должности и два повышения оплаты;всегда выполнял работу в срок.

Не надо включать в Ваше резюме:

Всю Вашу трудовую биографию. На самом  деле Вашего потенциального работодателя интересуют только последние 3-5 мест работы и период не более 10 лет.

Ваши физические данные.

Вашу фотографию.

Причины, по которым Вы уходили  с работы.

Требования к зарплате.

Имена людей, которые дают Вам рекомендацию (подготовьте этот список он может  пригодиться на собеседовании).

В заключение обратите внимание на следующие  детали:

-Попросите кого-нибудь, кто хорошо владеет языком, на котором написано резюме, проверить его.

-В описании настоящей работы используйте глаголы в настоящем времени, например, работаю, проектирую; соответственно при описании предыдущих мест работы используйте глаголы в прошедшем времени.

-Будьте последовательны: если Вы один раз использовали сокращение, используйте его во всем резюме (но лучше приводить все наименования полностью).

-Избегайте длинных фраз и мудреных слов.

-Четко выделите необходимые заголовки.

-Проследите, чтобы Ваше резюме было оформлено в одном стиле.

-Выбирайте стиль, который легко читается (большие поля, не мелкий шрифт, достаточное расстояние между строками и т.п.).

-Используйте бумагу белого цвета хорошего качества.

-Очень важно уместить Ваше резюме на одной, максимум, на двух страницах.

-Будьте уверены, что Вы сможете подтвердить всю информацию, которую Вы включили в резюме.

 

40.  Унификация сокращений.

К стандартным аспектам языка деловой  письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.

Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.

На этот счет существуют определенные правила, которые необходимо знать  составителю.

При адресовании писем какой-либо организации следует приводить  название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации-адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения к адресату.

Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо  сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

Отказ от номенклатурных сокращений придает письму строго официальный  характер

Сокращения, представляющие собой  номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а также обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы.

Нельзя  сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Не допускается  сокращение слова, если оно может  повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

 Типов сокращений достаточно много:

-инициальный,  представляющий сокращение по  первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);

-слоговой  тип (техпром, газпром, драгмет);

-простое  усечение (техн., зав., главн. обр.);

-смешанный  тип (Промстройбанк, НИИасбест, финотдел).

В современных  деловых письмах все виды сокращений используются очень широко.

Традиционные  текстовые сокращения

     и т.д. - и так далее; и т.п. - и тому подобное; напр. – например; км – километр; кг – килограмм;  млн. – миллион; млрд. - миллиард

Наименования должностей, ученых званий, степеней

     Зав., зам., и.о., пом., канд. техн. наук, ст. научн. сотрудник, проф., ген. директор.

Номенклатурные  сокращения, обозначающие юридический  статус предприятий

     ОАО - открытое акционерное общество; ЗАО - закрытое акционерное общество; ГП - государственное предприятие; МП - муниципальное предприятие; ЧП - частное предприятие; ИЧП - индивидуальное частное предприятие.