Деловая беседа

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

Центр дистанционного образования 
 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение.

по теме: Деловая беседа. 
 
 

Исполнитель: студентка

Направление: экономика

Профиль: финансы и кредит

группа  ФК-11 ТД

Резниченко  А.Ю. 
 
 

Екатеринбург

2011 
 

СОДЕРЖАНИЕ.

Введение           3

Особенности деловой беседы и подготовка к  ней    4

Речевые приемы, применяемые в ходе беседы     6

Приемы  активного слушания        8

Заключение          9

Практическое  задание         10

Список  используемой литературы       11    

 

ВВЕДЕНИЕ.

         Деловая встреча и деловые  переговоры, в общем, имеют одно  определение – это деловое  взаимное общение с целью достижения  совместного решения. Но деловую  встречу можно рассматривать  и как первый этап переговорного  процесса или его составную  часть, в процессе которого  уточняется предмет дальнейших  переговоров, решаются организационные  вопросы. От результатов таких  предварительных контактов, от  впечатления, произведенного вами  при «ознакомительной» деловой  встрече, во многом зависит  успех дальнейших переговоров.  Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информации, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем. Подлинное значение такого рода делового общения в нашем обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умение вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального поведения. 
 
 

     Не  существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако готовность к деловой беседе дает вам значительное преимущество. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств. Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Обстановка должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

 Имеет место  быть следующий вариант схемы подготовки к деловой беседе: - планирование;

- сбор материала и его обработка;

- анализ собранного материала и его редактирование.

 Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы. Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В первом случае инициатива может перейти к партнёру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Сбор материала для деловой беседы – очень трудоемкий процесс, требующих значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.д.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме. Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, определить его сильные  и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, хобби. Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой и доработкой. 
 
 
 
 
 
 
 

     Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

 Перечислим  ряд методов, использование которых  эффективно в начале беседы:

- метод снятия  напряженности: использование теплых  слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более  тесного контакта с собеседником;

- метод "зацепки": использование какого-либо события,  сравнения, личного впечатления,  анекдота или необычного вопроса,  позволяющих образно представить  суть проблемы, обсуждению которой  должна быть посвящена беседа;

- метод стимулирования  игры воображения: постановка  в начале беседы множества  вопросов по ряду проблем, которые  должны рассматриваться в ходе  беседы:

- метод "прямого  подхода": непосредственный переход  к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному  вопросу. 

 Основная  часть беседы нацелена на сбор  и оценку информации по обсуждаемой  проблеме; выявление мотивов и  целей собеседника; передачу запланированной  информации. Успешному проведению  этой фазы способствует владение  техникой постановки вопросов, методами  активного слушания и восприятия  сведений и фактов.

 Откровенной,  конструктивно-критической атмосфере  деловой беседы противоречат:

- бестактное  обрывание на полуслове; 

- неоправданное  лишение собеседника возможности  высказать свое мнение;

- навязывание  мнения ведущего беседу;

- игнорирование:  или высмеивание аргументов собеседника; 

- грубая реакция  на высказывание; партнерами противоположных  точек зрения;

- подтасовка  фактов;

- необоснованные  подозрения, голословные утверждения,  окрики за критику; 

- давление на  собеседника голосом, манерами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Активное  слушание помогает понять, оценить  и запомнить информацию, полученную от собеседника. Кроме того, использование  приемов активного слушания может  побуждать собеседника к ответам, направлять беседу в нужное русло  и препятствует неверному пониманию  или ошибочной интерпретации  информации, полученной от собеседника. Цель - получение максимально полной и точной информации для принятия верного решения. Среди основных приемов, используемых при активном слушании, можно выделить следующие:

- поощрение собеседника ("Да-да", "Очень интересно", "Я вас слушаю " и т. п.);

- уточнение ("Что вы имеете в виду, говоря о...?", "Что значит...?" и т. п.);

- дословное или почти дословное повторение слов собеседника ("Если я правильно вас понял, вы предлагаете... ", "То есть вы считаете, что... ");

- выражение сопереживания, понимания чувств собеседника ("Я понимаю ваше состояние ", "Ваше возмущение можно понять ");

- выдвижение гипотез и подведение итогов, позволяющие уточнить, насколько верно были поняты слова собеседника ("Таким образом, можно сделать вывод о том, что...", "Вы хотите сказать, что... ", "Итак, подводя итоги... " и т. д.). 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Деловая беседа - довольно сложное явление, предполагающее органическую связь между своими составными частями. Ее необходимо тщательно  готовить, отрабатывая все узлы. Планирование начала деловой беседы, вхождения в нее, передача информации преследуют свои задачи. Очень важно  нарабатывать опыт осуществления делового контакта. Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:

взаимное общение  работников из одной деловой сферы;

совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка идей и замыслов;

контроль и  координирование уже начатых  мероприятий;

поддержание деловых  контактов;

стимулирование  деловой активности.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и  зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции, с тем, чтобы он с ней  согласился и поддержал ее. Таким  образом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять  конкретное предложение. От результатов  деловой беседы, от впечатления, произведенного вами на делового партнера, будут зависеть успех дальнейших переговоров. 
 
 
 
 

-Добрый день Анастасия! Вы для нас важный клиент! И как особому клиенту наша компания предлагает вам воспользоваться новой программой  страхования от несчастных случаев и болезней. Которая позволит вам чувствовать себя в безопасности и получить вашей семье финансовую помощь при самых драматичных событиях.

-Я думаю, что мне это не нужно;

-Да, Вы правы,  стоит приобретать только то, что нужно. Правильно ли я  понимаю, что вы хотели бы  знать, что вам дает эта программа?

-Хотелось бы, чтобы вы уточнили вопрос о  страховых рисках.

-Это очень  правильный вопрос. Существует два риска: смерть в результате несчастного случая или болезни и постоянная утрата трудоспособности в результате несчастного случая или болезни. Благодаря тому, что вы будете подключены к программе страхования, у вас и ваших близких будут деньги, если по состоянию здоровья вы не сможете зарабатывать. У вас есть возможность обеспечить это, подключив программу защиты, которая позволяет получить финансовую помощь в кратчайшие сроки. Вы согласны, что такая защита важна вам и вашим близким?

-Ваши условия  в целом для меня приемлемы.

-В заключение  беседы я хотела бы выразить  искреннюю благодарность за то, что вы нашли время принять участие в нашей беседе и подарить вам купон, благодаря которому члены вашей семьи могут быть застрахованы со скидкой 10%.

-Как только  у нас появятся интересные  предложения специально для вас,  мы с радостью свяжемся с  вами. Всего доброго, до свидания!

-До свидания! 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика  деловых отношений: Учебник (М.: Инфра-М, 2002. - 367 с.)

2.  Лебедева  М.М. Вам предстоят переговоры.М.,1993. – 258с.

3. Шейнов В.В.  Психология и этика делового  контакта. М.,1996.- 290с.