Внутренний аудит

     3. Схема проведения  аудита

     Шаг 1. Организация проведения аудита.

     Назначение  руководителя аудиторской группы.

     Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы. При проведении совместного аудита до начала аудита важно достичь соглашения между проверяющими организациями относительно обязанностей каждой организации и, в частности, относительно полномочий руководителя аудиторской группы, назначенного на аудит.

     Определение целей, области и критериев аудита.

     Для каждого аудита необходимо определить цели, область и критерии в пределах программы аудита.

     Область аудита описывает содержание и границы  аудита, месторасположение, структурные  подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также  сроки аудита.

     Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

     Цели  аудита определяет заказчик аудита. Область  и критерии аудита определяет заказчик аудита и руководитель аудиторской  группы в соответствии с процедурами  программы аудита. Любые изменения аудита должны быть согласованы с участвующими сторонами.

     Формирование  аудиторской группы.

     После решения о проведении аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

     И заказчик, и проверяемая организация  имеют право требовать замены членов аудиторской группы по объективным  причинам. Причины доводят до сведения руководителя аудиторской группы и  ответственного за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией решение по замене членов аудиторской группы.

     Установление  первоначального контакта с проверяемой  организацией.

     Первоначальный  контакт официального или неофициального характера с проверяемой организацией для проведения аудита устанавливает ответственный за управление программой аудита или руководитель аудиторской группы.

     Цель  первоначального контакта:

     а) определение каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;

     б) подтверждение полномочий для проведения аудита;

     в) предоставление информации по предлагаемому  графику аудита и составу аудиторской  группы;

     г) получение разрешения на доступ к  соответствующим документам, включая  записи;

     д) согласование присутствия наблюдателей и сопровождающих для аудиторской группы.

     Шаг 2. Выполнение анализа документов.

     Прежде  чем начать деятельность по аудиту на месте, анализируют документы проверяемой организации, документы по системе менеджмента, записи, а также отчеты по предыдущим аудитам с целью определения соответствия системы документам и критериям аудита. Анализ должен учитывать размер, вид деятельности и сложность организации, а также цели и область аудита. В некоторых случаях этот анализ может быть отложен до начала проведения аудита на месте, если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита. В других случаях может оказаться необходимым посетить место проведения аудита для получения необходимой информации.

     Если  документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика и проверяемую организацию. Необходимо принять решение по продолжению или приостановке аудита, пока проблемы с документацией не будут разрешены.

     Шаг 3. Подготовка к проведению аудита на месте.

     Подготовка  плана аудита.

     Руководитель  аудиторской группы должен подготовить  план аудита для согласования с заказчиком аудита, аудиторской группой и  проверяемой организацией. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы по мере осуществления аудита на месте при необходимости можно было внести изменения, например в область аудита.

     План  аудита должен включать:

     а) цели аудита;

     б) критерии аудита и ссылочные документы;

     в) область аудита, включая идентификацию  организационных и функциональных подразделений и процессов, которые  будут проверяться;

     г) даты и места проведения аудита;

     д) ожидаемое время и продолжительность  проведения аудита на месте, включая  совещания с руководством проверяемой организации и совещания групп по аудиту;

     е) роли и обязанности членов аудиторской  группы и сопровождающих лиц;

     ж) распределение соответствующих  ресурсов по «критичным местам» проведения аудита.

     План  должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита и представлен проверяемой организации перед началом аудита на месте.

     Распределение работ между членами аудиторской  группы.

     Руководитель  аудиторской группы должен распределить ответственность между членами  группы за аудит конкретных процессов, подразделений, участков, областей или видов деятельности. Такое распределение должно учитывать потребность в независимости, компетентности аудиторов и результативном использовании ресурсов, а также различную ответственность аудиторов, стажеров и технических экспертов. Для достижения целей в процессе аудита могут быть сделаны изменения в распределении ответственности.

     Подготовка  рабочих документов.

     Члены аудиторской группы должны анализировать  информацию, относящуюся к распределению  ответственности, и готовить для регистрации результатов аудита рабочие документы:

     - контрольные листы и планы  выборок для аудита;

     - формы для регистрации данных, таких как подтверждающие свидетельства,  выводы аудита и протоколы  совещаний.

     Шаг 4. Проведение аудита на месте.

     Проведение  предварительного совещания

     Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где  это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или  процессы.

     Обмен информацией в ходе аудита

     В зависимости от сложности аудита может возникнуть необходимость в заключении официального соглашения по обмену информацией в ходе аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией.

     В аудиторской группе периодически проводят обмен информацией, оценивают ход  аудита и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами аудиторской группы.

     Сбор  и верификация информации.

     Во  время аудита информация, относящаяся  к целям аудита, области и критериям  аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

     Формирование  выводов аудита

     Для получения выводов аудита свидетельства  аудита должны быть сопоставлены с  критериями аудита. Выводы аудита указывают  на соответствие или несоответствие критериям аудита.

     Несоответствия  и подтверждающие их свидетельства  аудита должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.

     Подготовка  заключения по результатам аудита.

     Аудиторская группа до заключительного совещания  должна выполнить следующее:

     а) рассмотреть выводы, собранную во время аудита;

     б) согласовать заключения по результатам  аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

     в) подготовить рекомендации, если это  предусмотрено целями аудита;

     г) обсудить действия по результатам аудита.

     Проведение  заключительного совещания.

     Цель  заключительного совещания, председателем  которого является руководитель аудиторской группы, — представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.

     Шаг 5. Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту.

     Подготовка  отчета (акта) по аудиту.

     Руководитель  аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по аудиту. Отчет должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать ответы на следующие вопросы: цели аудита; область аудита; идентификация заказчика аудита; идентификация руководителя и членов аудиторской группы; даты и места проведения аудита; критерии аудита; выводы аудита; заключения.

     Утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту.

     Отчет по аудиту должен быть подготовлен в согласованные сроки. Если это невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить заказчику аудита и согласовать новый срок его подготовки. Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами программы аудита. Отчет по аудиту должен быть разослан получателям. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита.

     Шаг 6. Завершение аудита.

     Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

     Документы, имеющие отношение к аудиту, следует  хранить или уничтожать на основании  соглашения между участвующими сторонами  в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

     Если  это не предусмотрено законом, аудиторская  группа и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика аудита и, где это требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно скорее.[5]

 

      4. Структура и  состав службы  внутреннего аудита

     Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, её величины и конкретных целей её администрации и включает в себя совокупность подразделений, укомплектованных персоналом соответствующей квалификации и полномочий, осуществляющих информационное взаимодействие в виде прямых и обратных связей, имеющих соответствующее материально-техническое и информационное обеспечение и подчиняющихся соответствующему исполнительному органу.