Виды анализа документов

          В.А. Ядов пишет: «Под традиционным (классическим) анализом понимается все многообразие умственных операций, направленных на интерпретацию сведений, содержащихся в документе, с определенной точки зрения принятой исследователем в каждом конкретном случае. Традиционный классический анализ позволяет охватывать глубинные, скрытые стороны содержания документа: этот анализ стремиться   как бы до конца проникнуть вглубь документа, исчерпать его содержание.
Основной слабостью этого метода является субъективность. Как бы ни был добросовестен исследователь, как бы не старался он предельно беспристрастно рассмотреть материал, интерпретация всегда в большей или меньшей степени будет субъективна. Анализ документа в рамках каждого исследования есть самостоятельный творческий процесс, зависящий от формы и содержания самого документа, целей и условий проведения исследования, богатства опыта и творческой интуиции исследователя»[6]. Далее, в «Рабочей книге социолога» мы находим описание внешнего и внутреннего анализов документа: «В традиционном анализе различают внешний и внутренний. Цель внешнего анализа – установить вид документа, но форму, время и место появления, автора, инициатора, цели его создания, насколько он надежен и достоверен. Каков его контекст. Пренебрежение таким анализом во многих случаях грозит неверным истолкованием содержания документа. Цель внутреннего анализа – исследование содержания документа. По существу вся работа социолога направлена на проведение внутреннего анализа документа, включающего выявление различия между фактическим и литературным содержанием, установление уровня компетенции автора документа в делах, о которых он высказывается, выяснение его личного отношения к описываемым в документе фактам»[7]. Предубеждения или симпатии автора часто являются источником намеренных или ненамеренных искажений. Но искажения могут возникать не только в результате личной симпатии или антипатии автора; источником искажения выступает и методологическая позиция автора. Так, авторы, придерживающиеся разных мировоззренческих теорий, могут признать существенным в объяснении конкретного явления два разных факта. К личным документам необходимо относиться серьезно, не пренебрегать проверкой на достоверность содержащихся в них сведений. Поэтому при анализе личных документов основной задачей социолога-исследователя является извлечение из источника только той информации, которая требуется ему в соответствии с решаемыми задачами и проверяемыми гипотезами. Поэтому первоочередной задачей социолога-исследователя, обратившегося к любому виду личных документов, является выяснение возможностей использования их для своих целей. Это предполагает оценку надежности, достоверности и точности документа. Оценка надежности – это прежде всего оценка подлинности документа: установление личности автора, обстоятельств времени и места создания, мотивов, побудивших автора к созданию документа, а также оценка степени сохранности документа с точки зрения его полноты, наличия более поздних направлений, ошибок и т.д. Исследователь-социолог в зависимости от стоящих перед ним задач должен установить не простую достоверность информации, скажем, перепроверив сведения по другим источникам, но также выяснить причины того, почему одни факты в документе опущены, а другим уделено чрезмерно большее внимание; каковы мотивы создания документа; какова природа той или иной оценки происходящего и отражают ли эти оценки исключительно частное мнение автора документа или же служат отображением специальной позиции или мнения более определенного круга людей, начиная от непосредственного окружения и кончая специальной группой, слоем, классом, к которой автор принадлежит. Приведение такого анализа требует определенной подготовленности, методической культуры исследователя. Ретроспективный и хроникальный характер документов и содержащихся в них сведений предполагают у исследователя знаний о той эпохе, к которой относится время создания документа.[8]

Документ может также исходить от культуры или социальной группы, от которых сам исследователь стоит очень далеко. Поэтому следует обращать серьезное внимание на язык, стиль изложения, на мировоззрение и уровень интеллектуального развития, зрелости автора документа, его социально-профессиональное положение, связи, пол, возраст и другие биографические подробности. Анализируя опубликованные в печати личные документы, нельзя упускать из виду то, что на их форме и содержании, кроме личности автора, отражаются действия редактора и цензуры, определённая коньюнктура, распространённые концепции и т.д. Характеристика внутреннего анализа представлена в «Рабочей книге социолога»: «Социолог, обращающийся к личным документам воспринимает их не просто как «хроники эпохи», а прежде всего как преломленное в субъективном восприятии конкретно-историческое отображение тех проблем, общественных отношений, связей, образа жизни, свойственных социальной группе, к которой принадлежит автор документа в период его создания. Такой теоретический и конкретно-исторический подход к документальным источникам, свойственный социологической науке, предполагает особый акцент на направленном или так называемом внутреннем их анализе. Последний же означает выявление социальных факторов, обусловивших появление документа, социального лица автора, а тем самым и социальной ситуации в целом»[9]. Отдельные документы в силу своей специфики требуют специальных методов анализа и привлечения для их выполнения специалистов данных областей знаний. Юридический анализ – применяется для всех видов юридических документов. Его специфика заключается, прежде всего, в том, что в правовой науке разработан особый словарь терминов, в котором значение каждого слова строго однозначно определено. Незнание юридического словаря при анализе юридических документов может привести исследователя к грубым ошибкам.

1.2. Формализованный анализ документов.

Как замечает В.А. Ядов: «Желание избавиться от субъективности традиционного анализа породило разработку принципиально иных, формализованных, или, как часто их называют, количественных методов анализа документов (контент-анализ)»[10]. Суть этих методов сводится к тому, чтобы найти такие легко подсчитываемые, признаки, черты, свойства документа (например, частота употребления определенных терминов), которые с необходимостью отражали бы определенные существенные стороны содержания. Тогда содержание делается измеримым, доступным точным вычислительным операциям. Основные методики были сформулированы английскими социологами Г. Лассуэллом и Б. Бергельсоном. Техника контент - анализа находит широкое распространение в социальных исследованиях. Применявшиеся вначале для изучения эффективности массовой пропаганды, этот прием стал ныне сильным средством анализа всевозможных официальных документов. Контент-анализ применяют также в практике изучения писем, поступающих в различные организации и органы управления, в политологии, в социальной психологии и педагогике и т.д. Хотя контент-анализ представляет собой относительно недорогой метод, опирающийся на доступные базы данных, и хотя при его проведении мы не рискуем столкнуться со сложностями и весьма специфическими проблемами (кроме тех случаев, когда анализу подвергается информация конфиденциальная или засекреченная), нам все же надо проявлять определенную внимательность чтобы избежать кое-каких трудностей, заключенных в этом методе. В практической реализации этой методики возникает ряд методологических проблем. Одна из наиболее существенных – принципы категоризации материала, выяснение оснований для классификации ключевых узлов. Эта задача решается в зависимости от целей конкретного исследования.

Группой эстонских социологов, изучавших эффективность местной прессы, была разработана своя классификация материала, связанного с выделением в сообщаемом тексте: информации, дающей определенные знания; суждения нормативного порядка; суждения ценностного порядка. Хотя границы между этими родами сообщений весьма условны, все же такого рода подход позволяет проанализировать важные проблемы коммуникативного процесса и добиться определенных практических результатов. Одно из необходимых условий реализации данного метода-полнота охвата материала и систематическое его накопление. Важно определять не только те смысловые узлы и ключевые понятия, которые соответствуют гипотезе исследователя. В выделении этих понятий и их классификации следует идти от самого материала. При анализе содержания пропаганды и определении меры ее эффективности существенным моментом оказывается выделение экспрессивной и инструментальной функции коммуникации. В первом случае коммуникация выражает некоторое внутреннее состояние субъекта, коммуникатора, во втором случае непосредственно выражается его ближайшее намерение и цель. Выделение экспрессивной функции позволяет рассмотреть вопросы о соотношении явных и скрытых намерений пропаганды и таким образом более глубоко подойти к пониманию проблем. Одна из наиболее существенных методологических трудностей, связанных с реализацией процедуры контент-анализа, состоит в определении взаимоотношения качественного и количественного подходов.[11] Основная трудность при работе с доступными (т.е. нецелевыми) документами – умение читать данные на языке гипотез исследования. Ведь документ был составлен вовсе не для того, чтобы проверить гипотезы социолога. Поэтому, прежде чем анализировать документальные материалы по существу, социолог вынужден проделать утомительную работу поиска в документе индикаторов (признаков) ключевых понятий исследования. Количественный подход может содействовать выявлению устойчивых тенденций в стратегии пропаганды, определению в ней наиболее важных тем, направлений, задач. Однако здесь возникает опасность просмотреть определенные сдвиги в ее стратегии, которые могут быть выражены в незначительных на первый взгляд высказываниях. Поэтому количественный анализ должен постоянно дополняться качественным. На основании последнего могут быть изложены определенные уточнения и усовершенствованы способы количественного анализа.

Качественный анализ документов – необходимое условие для всех количественных операций. Но прежде следует заметить, что квантификация текстов далеко не всегда целесообразна. Видимо, это неразумно, если мы имеем дело с уникальными документами, где главная цель изучения – всесторонняя содержательная интерпретация материала. Не следует обращаться к количественному анализу, если перед нами описания весьма сложных явлений, если документальных данных недостаточно для обработки или они неполные (нерепрезентативны). Далее, когда достаточно много материала, чтобы оправдать усилия, связанные с его количественной обработкой, и если этот материал репрезентирует области изучения. Квантификация необходима, когда текстового материала не только достаточно, но столь много, что его нельзя охватить без суммарных оценок. Квантификация возможна при условии, что изучаемые качественные характеристики появляются с достаточной частотой. Наиболее целесообразно использовать количественный анализ, если квантифицированные тексты сопоставляются с иными, также количественными характеристиками.[12] Например, выраженные в статистических распределения особенности содержания газетных сообщений сопоставляются с численностью подписчиков, их мнениями об этих материалах, тоже выраженными в числах. Дж.Б.Мангейм пишет: «Возвращаясь к вопросу о трудностях, возникающих при применении количественного контент-анализа, хотелось бы добавить, что исследователю необходимо учитывать, что сообщения публикуются и соответствующим образом составляются не просто так, а с какой-то определенной целью, с целью то ли информирования, то ли описания, то ли призыва, предписания, самозащиты или даже с целью дезинформации! Поэтому при анализе сообщений мы должны стараться интерпретировать их содержание не иначе, как в контексте очевидных целей. Сходным образом и характер распространения того или иного сообщения может неявно выражать многое в его значении. Предвыборная листовка, распространенная по списку адресов избирателей, является примером сообщений с ограниченной или особой сферой распространения. Даже общедоступная газета может иметь ограниченный или особый круг читателей. Следовательно, если мы должны дать адекватную оценку значимости некоторого сообщения, нам зачастую надо при этом знать, кому оно адресуется и как распространяется. Опираясь на чьё-то индивидуальное мнение (например, на мнение хорошо осведомленных лиц), то ли на наведение справок, когда мы пытаемся узнать у отправителей сообщения список его получателей, то ли на самоочевидные свидетельства, когда к документу прилагается список всех ознакомившихся с ним лиц, иногда с их личными подписями, то ли на опрос читательской аудитории (типа тех, которые обычно проводят газеты, чтобы документально их обосновать свои претензии по доставке), мы должны постараться измерить или оценить круг распространения сообщения. Эта информация позволит нам судить о значимости и о важности материала. Мы должны правильно оценить степень доступности интересующих нас сообщений. Обеспечена ли нам возможность свободного отбора материалов для анализа? Доступны ли нам все материалы в неискаженном виде или же нам навязан некий контроль извне? Имеем ли мы доступ, например, только к рассекреченным документам (к газетам, издаваемым в расчете на иностранных читателей; к стенограммам только официальных заседаний правительственных комиссий)? Здесь мы имеем дело с проблемой обобщенности результатов: вопрос в том, на сколько репрезентативна исследуемая совокупность сообщений, не говоря уже о выборке из неё. Если совокупность непредставительна, то исследователь, при отсутствии у него должной бдительности, может быть, самое малое, введен в заблуждение, а то и хуже может стать объектом сознательной манипуляции. В каждом из этих случаев основная сложность заключается в том, что информация, необходимая для адекватной оценки, может быть нам просто недоступна. Мы можем не знать и не иметь возможности уточнить цели сообщений, сферу их распространения и реальную степень своего доступа к ним. За этим скрывается весьма многообразные опасности, и контент-анализ должен быть наготове, чтобы вовремя с ними справиться. Нельзя строить свои оценки на первом впечатлении,- напротив, надо сохранять здоровый скептицизм в отношении имеющихся данных, до тех пор, пока не будут получены ответы на все обсуждавшиеся явления выше вопросы. Всё это, однако, не означает, что в условиях неопределенности проведение контент-анализа исключается; оно значит только, что, приступив к анализу, исследователь не должен забывать об этой неопределенности. Наконец, следует сказать несколько слов о надежности интеркодирования. За исключением полностью компьютеризованных контент-аналитических процедур (существует целый ряд программ, специально разработанных в расчете на составление словарей ключевых слов, а так же на поиск в тексте и числовую обработку последних), контент-анализ целиком опирается на суждение совершенно определенного человека о содержании сообщения.[13] В конце концов, информация сама себя не анализирует. Она изучается, обрабатывается, обсчитывается и классифицируется человеком, в лице конкретного исследователя. При этом разные исследователи могут расходиться между собой в понимании данного сообщения. Однако измерения могут считаться достаточно надежными лишь тогда, когда относительно их содержания между исследователями достигнут определенный уровень консенсуса. Надежность интеркодирования – термин, который используется в политологии для описания степени такого консенсуса. Чем она выше, тем лучше. Повысить надёжность интеркодирования, а вместе с тем и надежность информации получаемой контент-анализом можно следующими способами: К операционализации любой переменной подходить следует с осторожностью и тщательностью. Удостоверьтесь в том, что все значения сформулированы ясно и по возможности недвусмысленно. На деле такая мера поможет формированию общих критериев оценки, которую можно последовательно использовать при классификации и измерении содержания. Обоснование полноты объема выделяемых смысловых единиц осуществлять методом «снежного кома». Это делается следующим способом. Первоначально выделяются все смысловые единицы из первого анализируемого текста, далее из второго текста – те же плюс дополнительные, ранее не встречающиеся, из третьего документа – те же, что уже встречались в двух предыдущих, плюс дополнительные и т.д. После изучения 3-5 текстов, в которых уже не попадается ни одной новой единицы, ранее фиксированной в предыдущих документах, можно полагать что «поле» смысловых единиц из изучаемого массива исчерпано. Контроль на обоснованность содержания смысловых единиц необходимо проводить с помощью судей. Специалисты в этой области обсуждают, насколько предложенные качественные единицы соответствуют поставленным задачам. Обоснованность проверять по независимому критерию. Например, данные контент-анализа дневников или сочинений учащихся с целью выявить их профессиональную склонность выборочно проверяются путем опросов, или по данным наблюдений, или тестом по известной группе .Используйте услуги как можно большего числа наблюдателей кодировщиков. Чем больше людей участвует в достижении консенсуса, тем он более значим. Конечно, это может привести к сильному увеличению объема работы (а в случае если наблюдатели плохо подготовлены, то и к риску увеличения ошибки измерения), но и отдача от этой меры может быть очень велика. Ограничивающим фактором здесь обычно выступает нехватка денежных средств. Устойчивость данных определяется при помощи кодирования одного текста разными кодировщиками на основе единой инструкции. Можно использовать стабильную единицу анализа и разные единицы счета (по частотам смысловых единиц и по физической протяженности одновременно).Всячески способствуйте тому, чтобы наблюдатели как можно больше взаимодействовали между собой. Проводите совместные практические занятия с обязательным обсуждением всех нюансов в интерпретации данных; это приведет к достижению консенсуса не только в отношении самих данных, но и в отношении истинных значений операциональных определений»[14].  Таким образом, мы видим, что контент-анализ – это методика с широким спектром применения, с определенными преимуществами в виде дешевизны, небольшого объема выборки доступности данных. Благодаря ему можно получить достоверные результаты, которые, однако, должны интерпретироваться лишь в контексте. По этой причине этот метод используется чаще всего в сочетании с другими методами сбора данных.

       В целом, анализ документов – очень важный метод сбора информации при формулятивном плане исследования (для выдвижения гипотез и общей разведки темы) и на стадии работы по описательному плану. В экспериментальных исследованиях возникают значительные трудности перевода языка документов на язык гипотез, но, как показывает опыт, и эти затруднения можно преодолеть при умелом обращении с материалом.

Глава 2. Развитие видов документов в современных условиях

2.1. Требования к видам документов на современном этапе

В современных условиях при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

       Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"[15].

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.