Виды анализа документов

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУВПО «Новгородский государственный университет

имени Ярослава Мудрого

Институт непрерывного педагогического образования

Кафедра профессионального педагогического образования

и социального управления

Курсовая работа по дисциплине «Исследование систем управления»

«Виды анализа документов»

Выполнил студент

Группы №9552-зо-8

Муравешкина Полина

Сергеевна

Проверил преподаватель

Артамонова Ольга Евгеньевна

Великий Новгород

2012

Оглавление.

Введение……………………………………………………………………...3

Глава 1.  Основные методы анализов документов………………………...4

1.1      Традиционный анализ документов……………………………...4

1.2      Формализованный анализ документов…………………………11

Глава 2. Основные виды  документов в современных условиях………..16

          2.1. Требования к видам документов на современном этапе……...16

         2.2. Развитие нормативной правовой базы документационного      обеспечения управления и меры по дальнейшему развитию видов документов   РФ…………………………………………………………….21

Заключение………………………………………………………………….28

Список литературы…………………………………………………………30

Введение

Анализ явлений, подразумеваемых тематикой  метода анализа документов особенно актуален в наши дни. Если  анализировать степень научной разработанности анализа документов, сразу можно сказать, что данное явление исследовали как отечественные, так и зарубежные ученые, есть много разработок и в Интернете. Однако, все эти исследования, описанные в периодике, учебниках и монографиях, не создают полной и четкой картины, особенно на сегодняшний день тематики  анализа документов. Научное значение темы  анализа документов определяется в оптимизации и каталогизации имеющейся научной базы по изучаемой научной проблеме, и данное независимое исследование станет еще одним штрихом к созданию полной научной картины по существу  анализа документов. Практическая значимость  анализа документов будет состоять в возможности применения полученных выводов и предложений в реальной жизни и в общественных отношениях.

Данная тематика, несмотря на наличие большого круга научных разработок  и мнений, имеет и ряд отсутствующих разработок и нерешенных вопросов. Логично предположить, что данная работа помимо учебной, будет иметь теоретическую, так и практическую значимость.

Системная значимость и научная неопределенность и стали основой для научной новизны анализа документов.

Объект исследования - документ как форма человеческой коммуникации.

Предмет исследования  -  метод анализа документов в современных условиях.

Цель работы - исследование анализа документов как в пространственном, так и во временном периодах.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть теоретические вопросы   изучения   анализа документов;

2. Изучить  основные виды документов в современных условиях.

3. Проанализировать  требования к видам документов на современном этапе.

4.Рассмотреть развитие документационного обеспечения управления .

Глава 1.Основные методы анализа  документов.

1.1 Традиционный анализ документов.

Трудно представить себе современное  исследование, в котором не использовались бы документальные источники для получения исторической информации. Даже в простейших видах опросов социолог, как минимум, использует статистические документы для обоснования выборочных процедур. Методы анализа документов уступают в популярности только методам опроса, а в некоторых направлениях социологических исследований именно анализ документальных источников является преобладающим. Именно анализ данных служит основой для формирования гипотез, которые затем проверяются методами опроса, наблюдения. Анализ документов дает исследователю возможность увидеть многие важные стороны социальной жизни, помогает установить нормы и ценности, свойственные определенному обществу в определенный исторический период, получить сведения, необходимые для описания тех или иных социальных структур, проследить динамику взаимодействия между различными социальными группами и отдельными людьми и т.д. Вместе с тем, анализ данных как метод сбора первичной  информации в социологическом исследовании обладает и рядом недостатков. Возникают некоторые проблемы при применении данного метода. [1]

Документом называется специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи или хранения информации. Из этого понятия исключены такие серьезные источники информации, как предметы материальной культуры и быта. Ценность этих объектов для получения определенной социальной информации не подлежит сомнению, однако включение предметов материальной культуры и быта в понятие документа привело бы к неправомерному расширению понятия (т.о. документами оказались бы дома, мосты, мебель, авторучка и т.д.).

Различие документации и предметов материальной культуры и быта подтверждает также и тот факт, что методы анализа тех и других существенно отличаются друг от друга. Немаловажным в понимании процесса сбора информации методом анализа документов является их классификация, которая, будучи приведенной в работах различных ученых, не обнаруживает каких-либо жестких противоречий. По способу фиксирования информации различают: рукописные и печатные документы; записи на кино- или фотопленке, на магнитной ленте. По целевому назначению выделяют такие материалы, создание которых провоцировано самим исследователем. Эти документы называют целевыми. Исследователь также может иметь дело с документами, которые были составлены для иных целей. Эти материалы называются документальной информацией в социологическом исследовании. Документы разделяют на личные и безличные, в зависимости от степени их персонификации. Личные: карточки индивидуального учёта, библиотечные формуляры, анкеты, бланки и иные документы, заверенные подписью. Таковыми могут являться характеристики, выданные данному лицу, письма, дневники, и т.п. Безличными документами можно считать статистические архивы, данные прессы, протоколы собраний и т.п. В зависимости от статуса документа: официальные; неофициальные. К официальным документам относятся: правительственные, постановления, заявления, коммюнике, стенограммы официальных заседаний, деловая корреспонденция и т.п. Неофициальными документами можно считать личные материалы, а также составленные частными гражданами безличные документы (например, обобщения, выполненные исследователями на основе собственных наблюдений). Особой группой документов можно считать газеты, журналы, радио, телевидение, кино, видеоматериалы. В зависимости от источника информации документы могут быть: первичными; вторичными. Первичные документы составляются на основании прямого наблюдения или опроса, а также при непосредственной регистрации событий исследователем. Обработка, обобщение или описание, которые сделаны на основе данных первичных источников – называют вторичными документами. Но во всём этом многообразии документов необходимо всё время учитывать – они составлены людьми, и поэтому нет абсолютной гарантии их достоверности. Не стоит путать надёжность и подлинность самого документа с достоверностью сообщаемых в нем сведений. В зависимости от источника документа находится достоверность информации, которая в нём содержится. Разные источники имеют различную степень достоверности сведений. Разумеется, первичные данные являются более надёжными, чем вторичные. Важно установить первоисточник при использовании вторичных документов и степень его достоверности. В работе с документами (да и вообще со всякой информацией) – нужно чётко различать описания событий и их оценку. Мнения и оценки потенциально обладают меньшей достоверностью по сравнению с фактуальной информацией. Нередко в документе отсутствует детальная характеристика ситуации, о которой высказано мнение или оценка. Но именно конкретная ситуация дает ключ к расшифровке смысла высказанных оценок и мнений.[2] Далее следует выяснить, каким намерением руководствовался составитель документа, что поможет выявить умышленные или непроизвольные искажения. Очень важно знать, каков метод получения первичных данных, использованный составителем документа. Всем известно, что сведения «из первых рук» надёжнее, чем информация из неопределенного источника, а записи по свежим впечатлениям отличаются от описания тех же событий спустя какое-то время. Если документ содержит статистическую группировку данных, следует в первую очередь выявить основание классификации. В соответствии с целью исследования возможны перегруппировки данных по иным основаниям. Наконец чрезвычайно важно хорошо уяснить общую обстановку, в которой составлялся документ: располагала ли она к объективности (независимо от целевых намерений автора) или диктовала смещение информации в какую-то сторону. Ядов В.А. пишет: «Немаловажное значение имеет при этом и форма выражения индивидуальных намерений в личных документах. Она обуславливается, по меньшей мере, тремя обстоятельствами: уровнем грамотности тех, кто ведет записи; общим стилем эпистолярной культуры в данной стране и в данной исторической ситуации; соображениями внешней и внутренней цензуры, оказывающими непосредственное воздействие на характер ведения личных документов»[3]. В общем, исходная методическая посылка упомянутых авторов основывается на сведении социального процесса к сумме индивидуальных намерений. Причем нужно иметь в виду, что социолога интересуют эти материалы в массовой форме. Вторая проблема состоит в том, чтобы определить, в какой мере личные документы могут служить в качестве исходного материала для формулировки научной гипотезы или открытия тех или иных социальных законов.

Что касается первой проблемы, были введены и сформулированы 13 групп мотивов, которые побуждают людей заниматься составлением личных документов и которые соответственно по-разному отражаются на достоверности информации: самооправдание собственных поступков и действий; стремление к упорядочению мыслей и поступков; стремление выставить на показ свой внутренний мир; литературное побуждение, стремление отшлифовать стиль письменной речи, желая в дальнейшем стать журналистом или писателем; определение и оформление своих личных планов, более четкая формулировка намерений чего-то достичь или добиться; снижение психологической напряженности, внутреннего конфликта; денежная выгода; психотерапевтические цели; обязательство. Например, необходимости написать автобиографию при поступлении на работу или в порядке выполнения классического задания (школьные сочинения и т.д.); стремление исповедаться перед абсолютным, перед Богом или человеком; научный интерес; общественная польза-урок или пример другим людям; стремление к бессмертию; Второй аспект проблемы анализа личных документов предполагает выяснение мотивов их составления и оценку достоверности документов в соответствии с этими мотивами. Можно ли вообще относиться с доверием к личным документам, в какой степени и при каких условиях? На этот вопрос отвечает профессор Л. Готтшальк, который выделил пять условий доверия личным документам: Осторожное отношение автора к излагаемым фактам, когда сами эти факты ни в какой мере не затрагивают его личных интересов, не являются предметом его пристрастия. Когда свидетельство наносит ущерб автору и сама запись носит характер исповеди. Если данные, сообщаемые в этих документах, являлись в период записи всеобщим достоянием и автор сообщает, следовательно, нечто общеизвестное. Когда сообщение или его часть представляет интерес для исследователя и вместе с тем оказывается не соответствующим точки зрения основного содержания текста личного документа. Заслуживает доверия так же сообщение, которое находится в противоречии с предполагаемыми исследователем установками автора. Наиболее важные недостатки личных документов: отсутствие репрезентативности; лиц, пишущих автобиографии, сам это факт выделяют среди других; трудности получения личных документов; эти документы по разным причинам могут быть необъективными или фальсифицированными; Автобиография может быть близка к литературному вымыслу; описания могут возникать под влиянием настроения пишущего; избирательность памяти может исказить картину описания; описываемые позиции могут подвергаться рационализации пишущего; описание может быть сделано определенным принципам или понятийной неясной исследователю системе.[4] 

Что касается второй стороны дела при анализе личных документов, которая связана с возможными искажениями материала уже не автором документов, а их исследователем, то здесь опасность кроется в характере сбора личных документов. Так в педагогических исследованиях и в исследованиях в области морали и нравственности применяется такая форма сбора личных документов, как сочинение в школе, заданное на определенную тему. Выбор и формулировка этой темы уже во многом предопределяют характер изложения материала, и поэтому оценка дальнейшей информативной емкости полученных документов должна быть соотнесена с предварительной схемой самого исследования. Помимо этого искажение картины может возникнуть за счет определенной направленности исследования при подборе личных документов. К личным документам необходимо относится с некоторой настороженностью и не считать достоверной абсолютно всю информацию, в них содержащуюся. И, если достоинством личных документов действительно делают их большой ценностью в процессе познания социальной действительности, то недостатки подобных документов не позволяют их использовать как единственный источник информации. Официальные документы – это документы, исходящие не от одного лица, а от того или иного учреждения. Наиболее важная проблема при анализе официальных документов состоит также в определении степени доверия к этим документам. То, что они носят официальный характер, еще не является никоим образом условием объективности содержащейся в них информации. В «Рабочей книге социолога»[5] были приведены следующие моменты, которые необходимо знать исследователю, чтобы размышлять о степени доверия к документу: какова была та непосредственная ситуация, в которой составлялся данный документ; каковы цели и задачи составления данного документа; в чем состоит заинтересованность тех, кто составлял этот документ; каков способ обработки информации, применявшийся при составлении данного документа; Особенность анализа текстового материала заключается в потребности исследователя проникать в смысл рассматриваемого им произведения и в акцентировании подвижной структуры текста. Предлагается в процессе анализа теста, для получения семантического представления, рассматривать его как некоторую иерархическую структуру. Как правило, для этого применяется метод шаблонов: входной текст разделяется с помощью шаблонов, затем производится обработка полученных данных. Таким образом, очевидно, что используются различные варианты анализа текстовых материалов документов, в которых выделяют два основных типа:
1.Традиционный анализ документов    
2. Формализованный, или количественный (например, контент-анализ). Различаясь между собой, они не исключают, а взаимно дополняют друг друга, позволяя компенсировать недостатки каждого.