Uznemuma X komercdarbibas organizacija

Uzņēmuma nosaukums tika izvēlēts ar nolūku, lai būtu skaidrs un viegli saprotams ne tikai ārzemju, bet arī mūsu tirgū. Vārds „run”, tulkojumā var būt gan darbības vārds, gan īpašības vārds, gan lietvārds un simbolizē dinamismu, virzību uz priekšu. Veidojot to personiskāku, tuvāku cilvēkam, radās nosaukums „X”. Lai būtu skaidri mērķi un darbības virziens, kompānija noteica savu misiju un vīziju, un radīja savu solījumu. Misija – radīt un piedāvāt labāko ceļojumu, lai mūsu klienti būtu skaisti! Cilvēks, kurš domā un mīl ir skaists, apmierināts un veiksmīgs! Mēs vēlamies, lai mūsu klienti būtu veiksmīgi!Vīzija – būt par pirmo izvēli tirgos, kuros sniedzam savus pakalpojumus. Solījums – mēs apsolām Tev iet līdzās un palīdzēt izvēlēties labāko ceļojumu, lai Tu būtu skaists!

  SIA „X” ir tūrisma aģentūra, kas specializējas uz korporatīvo un VIP (īpaši svarīgi klienti) klientu apkalpošanu. Pēdējiem ir ļoti svarīgs ne tikai apkalpošanas līmenis, bet arī gaisotne, kas valda birojā. Iekārtojot ofisa telpas, tika izmantoti stilista pakalpojumi un ievērtos vienots stils. Kā jau tika minēts sadaļā par uzņēmējdarbības veidiem, ir izstrādāta īpaša klientu apkalpošanas programma, kurā ir noteikts cik ātrā laikā ir jāapkalpo klients, kādā veidā tiek sniegta atbilde, kā tā tiek noformēta. Klientu vēlmes laika gaitā var mainīties vai par izzust. Un vienmēr ir jāatceras, ka iegūt jaunu klientu ir daudz grūtāk un laikietilpīgāk kā paturēt esošo. Tamdēļ SIA „X” rūpējas par saviem klientiem regulāri apmācot darbiniekus, ieviešot jauninājumus, kas atvieglo ikdienas darbu un padara to ātrāku un ērtāku, organizējot pasākumus saviem labākajiem klientiem, kā arī vienmēr painteresējoties vai ceļojums ir noritējis veiksmīgi. Liela nozīme tiek pievērsta tam, lai klients tiktu uzklausīts un tiktu atrisinātas radušās problēmas. Uzņēmums pieturās pie vispārzināmas patiesības, ka ienesīgāk ir nevis meklēt jaunu klientu, bet vispirms piedāvāt jau esošajam klientam preci vai pakalpojumu, kas vēl netiek izmantots.

 

Katru gadu 2 reizes gadā notiek kopīgas mācības. Parasti vienreiz tās notiek telpās (lielākoties tie ir pārdot prasmes vai tamlīdzīga veida semināri) un otras apmācības tiek rīkotas izbraukumā, un ir vairāk saistītas ar personīgas izaugsmes un komandas darba treniņiem. Jo uzņēmumam ir svarīgi, lai cilvēks attīstās arī kā indivīds, jo tādā veidā viņam ir lielāka motivācija. Katru gadu vasarā tiek organizēts atpūtas brauciens ar laivām, kas noris neformālā gaisotnē un paredzēts kolektīva saliedēšanai un vienkārši atpūtai. Tāpat kopīgi tiek svinēti visi valsts svētki un darbinieku individuālie svētki, piemēram, dzimšanas dienas, kāzas, diplomdarba aizstāvēšana utt. Ziemassvētkos parasti ir kopīgas svētku vakariņas, bet balle vienmēr tiek rīkota atsevišķi un kopā ar klientiem. Tā kā uzņēmums nav liels, tad karjeras iespējas nav plašas, bet tas tiek kompensēts ar to, ka katram darbiniekam tiek dota iespēja iesaistīties gan īstermiņa, gan ilgtermiņa uzņēmuma mērķu plānošanā. Kā arī darbiniekiem papildus tiek piedāvātas apmaksātas kvalifikācijas celšanas iespējas - dažādu kursu un semināru apmeklējumi, komandējumi.

Grāmatvedības reģistri tiek kārtoti latviešu valodā, izņemot līgumus ar sadarbības partneriem, kad tiek izmantota angļu vai krievu valoda. Visiem kodiem un saīsinājumiem tiek doti skaidrojumi. Ieraksti grāmatvedības reģistros tiek izdarīti, ir pilnīgi un precīzi, un sistemātiski sakārtoti. Netiek pieļauti ieraksti, kuri nav pamatoti ar attaisnojuma dokumentu un kuru saturs vai mērītāji atšķiras no attaisnojuma dokumenta. Ja ieraksti grāmatvedības reģistros un dokumentos tiek laboti, tas tiek darīts tā, lai ir redzams to sākotnējais saturs un katrs labojums ir apstiprināts ar parakstu. Visa ienākošā un izejošā korespondence, ienākošie un izejošie rēķini un komandējumu atskaites tiek reģistrētas un katram dokumentam tiek piešķirts savs numurs.

 

Secinājumi

1. Uzņēmumam ir radīta sava misija, vīzija un solījums.
2. Ir noteikti iekšējie klientu apkalpošanas noteikumi.
3. Notiek regulāras darbinieku apmācības, kopīgi izklaides pasākumi neformālā gaisotnē, kolektīva saliedēšanai.

 

4. Organizācijas darbību nodrošinošie materiālie resursi

 

Piegādātāja izvēle ir nozīmīga un uzņēmuma veiksmīga darbība lielā  mērā ir atkarīga no tiem, jo pilda starpnieka funkcijas. Uzņēmumam ar daudziem piegādātājiem ir izveidojusies ļoti veiksmīga sadarbība, kas ļauj saņemt speciālas cenas vai atlaides „X” klientiem. Organizācija rūpējas par klientu labklājību, izvēloties stabilus un uzticamus partnerus.

Galvenie piegādātāju meklēšanas etapi:

• potenciālā piegādātāja meklēšana:
• izstāžu, gadatirgu apmeklēšana;
• reklāmas materiālu izpēte;
• internets;
• sarakste un personīgie kontakti ar iespējamiem piegādātājiem.
• potenciālo piegādātāju analīze,
• rezultātu novērtēšana darbam ar piegādātājiem.

Meklēšanas rezultātā  veidojas potenciālo piegādātāju saraksts, kas tiek izanalizēts un veikta piegādātāju atlase. Izejošā tūrisma departamenta piegādātāji ir dažāda veida ar tūrismu saistītie uzņēmumi Baltijas valstīs. Kā jau iepriekš tika minēts, tie ir: viesnīcas, gidi, tulki, transporta kompānijas, ēdināšanas uzņēmumi, naktsklubi, izklaides parki, operas, pilis, muzeji, suvenīru izgatavošanas kompānijas un sporta klubi. Pirms tiek slēgts sadarbības līgums, SIA „X” pārstāvis klātienē iepazīstas ar piegādātāja piedāvāto pakalpojumu kvalitāti. Tiek sekots, lai piegādātāju klāsts ir pēc iespējas dažādāks, lai varētu izpildīt klientu vēlmes. Tā kā nepieciešamais preces vai pakalpojuma daudzums iepriekš nav paredzams, tad iepriekš netiek pasūtīti nekādi krājumi, tas tiek darīts tikai pēc apstiprinājuma saņemšanas no klienta. Vienīgais izņēmums ir naktsmītnes un izklaižu pasākumu vietas. Ja iepriekš ir zināms, ka konkrētā laika periodā ir paredzēts kāds liels pasākums un pieprasījums var pārsniegt piedāvājumu, tad laicīgi tiek rezervētas kvotas.

Savukārt, ienākošā tūrisma departamenta piegādātāji ir aviokompānijas, tūroperatori, reisa autobusu, vilcienu un prāmju kompānijas, viesnīcas, citas tūrisma kompānijas gan Latvijā, gan ārpus tās, apdrošināšanas kompānijas un auto īres kompānijas, koncertu un citu izklaides pasākumu organizatori. Arī šajā departamentā nekādi uzkrājumi netiek veikti. Vienīgi jāņem vērā, ka birojā atrodas piegādātāju biļetes vai vaučeri, kas tiek izmantoti pēc nepieciešamības. Nav noteikts nekāds laika vai daudzuma limits, līdz kuram datumam vai kādā skaitā biļetes vai vaučeri jāizmanto, bet ir jāievēro secība un tie nedrīkst tikt pazaudēti, jo katru mēnesi piegādātājam tiek nodota atskaite par pārdotajām biļetēm un vaučeriem. Tāpat kā izejošā departamenta kolēģi, arī ienākošā departamenta pārstāvji iepazīstas ar piegādātāju produktiem klātienē.

 

Galvenie uzņēmuma piegādātāju izvēles kritēriji:

• klientu jeb tūristu apkalpošanas kvalitāte;
• klientu drošība;
• pasūtījuma apstrādes ātrums;
• cena, atlaides, komisijas maksa;
• plašs sortiments;
• pasūtījuma atcelšanas iespējas;
• apmaksas termiņi un veidi;
• dokumentu saņemšanas, izsniegšanas un piegādes ātrums un kvalitāte (vai darbinieks pats var izrakstīt biļeti vai jāiet pakaļ pie piegādātāja, cik ātri tiek apstrādāti dati pēc pieprasījuma saņemšanas);
• piegādātāja reaģēšanas spējas un fleksibilitāte nestandarta situācijā.

Kā  jau darbā ir minēts, tad uzņēmums pārsvarā apkalpo korporatīvos klientus, VIP (klienti ar īpašām prasībām) un sadarbojas ar ārzemju partneriem, tad apkalpošanas kvalitāte ir ļoti būtiska nozīme. Darbinieki regulāri tiek apmācīti pārdot prasmes kursos, uzņēmumam ir savi iekšējie kārtības noteikumi, kuros ir atzīmēti arī punkti par klientu apkalpošanas kvalitāti. Katram klientam ir savs ceļojumu konsultants, kurš nepieciešamības gadījumā pieejams jebkurā diennakts laikā. Atbilde klientam jāsniedz 1 stundas laikā, gadījumā, ja pasūtījums vēl ir apstrādes procesā, klients par to tiek informēts un tiek noteikts laiks, līdz kuram tiks dota atbilde. Autoram šķiet, ka vislabākais darba kvalitātes rādītājs ir tā saucamā „no mutes mutē” reklāma, ar kuras palīdzību SIA „X” ir iegūti daudzi jauni klienti. Jāņem vērā arī fakts, ka darbinieki ir ar lielu pieredzi tūrisma sfērā.

 

Ikdienā  līgumus, kas attiecās uz katru departamentu atsevišķi, izskata un vīzē departamenta vadītājs, bet paraksta valdes priekšsēdētāja. Uzņēmuma departamentu vadītāji ir arī valdes locekļi ar paraksta tiesībām. Gadījumā, ja valdes priekšsēdētāja ir ārpus biroja vai Latvijas, tad steidzami parakstāmos dokumentus paraksta departamentu vadītāji – uz katra dokumenta jābūt diviem parakstiem.

Ikdienā  uzņēmuma darbinieki visu laiku saskaras ar darījumu slēgšanas dokumentāciju, jo tiek izrakstītas un klientiem izsniegtas biļetes, vaučeri, apdrošināšanas polises un rēķini. Ar katru klientu tiek slēgts apkalpošanas līgums, jo uzņēmums sniedz pakalpojumu un tādējādi tiek norādīts precīzs pakalpojuma sniegšanas veids un produkta apraksts, kā arī ar līguma palīdzību, tiek sargātas tūrista tiesības un noteikta abu pušu atbildība. Tā kā sistēma automātiski veic datu bāzes un statistikas funkcijas, tad papildus pārdošanas atskaites darbiniekiem nav jāpilda.

Secinājumi

1. Tiek rūpīgi izvēlēti sadarbības partneri, pārbaudot to piedāvāto produktu kvalitāti klātienē.
2. Ir izstrādāti piegādātāju meklēšanas etapi un to izvēles kritēriji.
3. Paraksta tiesības ir valdes priekšsēdētājai un departamentu vadītājiem.

5. Grāmatvedības politika

 

„Grāmatvedības politika ir kompānijas pieņemtie principi, pamatnostādnes, nosacījumi, noteikumi un prakse finanšu pārskatu sagatavošanai un iesniegšanai.” (Grāmatvedības pamati, 2007, 198). Latvijā grāmatvedības uzskaiti reglamentē likumi “Par grāmatvedību”, “Par uzņēmuma gada pārskatiem”, nodokļu likumi, Ministru kabineta noteikumi un Valsts Ieņēmumu dienesta norādījumi.

Izstrādājot SIA “X” grāmatvedības politiku (5. pielikums), tiek ņemts vērā:

• gada pārskatu likuma prasības;
• Latvijas grāmatvedības standartos minētās prasības;
• Latvijas grāmatvedības standarti, kas aplūko līdzīgus jautājumus, gadījumos, ja kāds specifisks jautājums normatīvos dokumentos nav aplūkots;
• pieņemtā prakse attiecīgajā nozarē, ja tā nav pretrunā ar normatīvo dokumentu prasībām

SIA “X” gada pārskats atspoguļo uzņēmuma gada darba vispārējos rezultātus un paredzēts:

• uzņēmuma aplikšanai ar nodokļiem;
• uzņēmuma darbības analīzei;
• īpašnieku dividenžu (ienākumu) noteikšanai.

Gada pārskats kā vienots kopums sastāv no:

• bilances (tiek sastādītas pamatojoties uz LR likuma “Par uzņēmumu gada pārskatiem” 10.pantu, atspoguļo uzņēmuma līdzekļus, kapitālu un saistības);
• peļņas vai zaudējumu aprēķina (tiek sastādīts pēc apgrozījuma izmaksu metodes, iekļauj visas vērtības samazināšanās un nolietojuma summas, visus ieņēmumus un izdevumus) ;
• pašu kapitāla izmaiņu pārskata (bilances posteņu skaidrojums par apmaksāto kapitālu, ko investējuši īpašnieki un par kapitālu, kas iegūts darbības rezultātā);
• naudas plūsmas pārskata (tiek sastādīts uz datu pamata, kuri tiek uzrādīti parastajos grāmatvedības kontos vai apgrozījumu sarakstā);
• pielikuma;
• uzņēmuma vadības ziņojuma par uzņēmuma attīstību pārskata gadā (informē par vadības viedokli attiecībā uz kompānijas nākotni).

Pamatlīdzekļi ir uzņēmuma materiāli lietiskie ilgtermiņa ieguldījumi, kam lietošanas termiņš ilgāks par gadu. Visi pamatlīdzekļi sākotnēji novērtēti iegādes vērtībā un uzrādīti tiek iegādes vai pārvērtētā vērtībā, atskaitot nolietojumu. Finanšu grāmatvedības vajadzībām nolietojumu aprēķina pēc lineārās metodes, ņemot vērā, ka uzņēmuma līdzekļu lietderība samazinās vienmērīgi. Gada nolietojumu aprēķina pamatlīdzekļa amortizējamo summu dalot ar lietošanas gadiem:

• ēkas un būves – 5% gadā
• mēbeles un aprīkojums – 20% gadā
• datori un elektroniskās iekārtas – 33.33% gadā
• mobilie telefoni – 50% gadā
• transporta līdzekļi – 20% gadā
• pārējie pamatlīdzekļi – 20% gadā
• īrēto telpu kapitālās izmaksas – īres perioda laikā.

Ja uzņēmumam nav izdevīgi kādu pamatlīdzekli turpmāk izmantot, to izņem no darbības un izslēdz no pamatlīdzekļu sastāva. Tā uzskaites vērtība tiek norakstīta no attiecīgajiem grāmatvedības kontiem.

Krājumu uzskaites metodes:

• FIFO (first in first out)  - uz ražošanas izmaksām vispirms tiek attiecinātas pirmās iegādātās materiālu partijas izmaksas, pēc tam nākošās – to iegādes secībā.
• Vidējās svērtās cenas metodes – paredz, ka visas materiālu izmaksas uz ražošanas izmaksām tiek attiecinātas atbilstoši svērtajām izmaksām.
• LIFO (last in first out) – uz ražošanas izmaksām vispirms tiek attiecinātas pēdējās iegādātās partijas materiāli, pēc tam atpakaļejošā secībā.

Tā kā uzņēmums sniedz pakalpojumus, tad krājumi netiek veikti un krājumu uzskaiti kā tādu veikt nav nepieciešams. Tomēr tiek veikti avansa maksājumi par pakalpojumiem. Tas nozīmē, ka ir klienti, kuru sadarbības līgums paredz pēcapmaksu, tādā gadījumā uzņēmums iegulda savus līdzekļus, lai pakalpojuma sniedzējs laikā saņemtu apmaksu. Tas ir ne visos gadījumos, jo lielākoties arī ar piegādātājiem tiek slēgti pēcapmaksas līgumi. Bilancē šāda veida avansa maksājumi tiek uzrādīti pie apgrozāmajiem līdzekļiem.

Debitoru parādi bilancē tiek uzrādīti neto vērtībā. Identificētie bezcerīgie debitoru parādi tiek norakstīti pārskata gada zaudējumos. Tā kā lielākajai daļai uzņēmuma klientiem ir sadarbības līgums ar pēcapmaksu, tad ir ļoti augsts risks iegūt debitoru parādus. Parasti pēcapmaksa tiek noteikta 3 darba dienu laikā pēc rēķina saņemšanas. Patstāvīgajiem klientiem ar lielu apgrozījumu pēcapmaksa ir noteikta 10 darba dienu laikā pēc rēķina saņemšanas. Speciālistiem, kas apkalpo klientus, darba aprakstos ir atzīmēts punkts – darbs ar debitoriem. Respektīvi, katrs darbinieks ir atbildīgs par to, lai viņa izrakstītie rēķini tiktu apmaksāti laicīgi.

Šaubīgo debitoru summu aprēķināšanas metodes:

• parādu noteikšana procentos no neto realizācijas (pēc iepriekšējo gadu pieredzes);
• parādu uzskaite pēc apmaksas termiņiem;
• katra debitora individuāla izvērtēšana.

„Saimnieciskās darbības reģistrācija notiek, izmantojot grāmatvedības kontus. Parasti vienā operācijā piedalās divi konti. Uz grāmatvedības kontos uzkrātās informācijas pamata sastāda bilanci, peļņas vai zaudējumu aprēķinu, pārskatu par kapitāla kustību, naudas plūsmas pārskatu u.c.” (Grāmatvedības pamati, 2007, 98.)

SIA „X”, veidojot kontu plānus, ievēro visus likumā noteiktos punktus. Grāmatvedības reģistri tiek kārtoti divkāršā ieraksta sistēmā, kuras sistēmas pamatā ir princips, ka katrs grāmatvedības ieraksts sastāv no vienādu summu debeta un kredīta ierakstiem. Tas nozīmē, ka viens un tas pats saimnieciskais darījums tiek ierakstīts vismaz divas reizes savstarpēji saistītā grāmatvedības kontu sistēmā - viena konta debetā, otra konta kredītā, ievērojot noteikto kontu plānu un saimnieciskā darījuma būtībai atbilstīgu kontu korespondenci. Divkāršais ieraksts nodrošina ierakstu pareizības pārbaudi. Tipveida kontu plāns sastāv no 8 grupām, kuras klasificētas pēc uzskaites objektu ekonomiskajām pazīmēm:

Bilances konti

Aktīvs – līdzekļi

1.grupa Ilgtermiņa ieguldījumi

Datorprogrammas, garantijas, licences, patenti, tehnoloģiskās iekārtas un mašīnas, to nolietojums, mēbeles, to nolietojums, mobilie telefoni, to nolietojums.

2. grupa Apgrozāmie līdzekļi

Avansa maksājumi par pakalpojumiem, norēķini ar pircējiem un pasūtītājiem, pārmaksātie nodokļi, kase, norēķinu konts Swedbank.

Pasīvs – līdzekļu rašanās avoti

3. grupa Pašu kapitāls

Pamatkapitāls, nesadalītā peļņa

4. grupa Uzkrājumi

5. grupa Kreditori

Ilgtermiņa un īstermiņa aizņēmumi no kredītiestādēm , no pircējiem saņemtie avansi, norēķini ar piegādātājiem un darbiniekiem, norēķini par nodokļiem  un valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām.

Operāciju konti

6. grupa Ieņēmumi no saimnieciskās darbības

Ieņēmumi no pakalpojumu pārdošanas un sniegšanas.

7. grupa Izdevumi saimnieciskajai darbībai

Pārdošanas un administrācijas izmaksas (elektroenerģija, kases aparātu un tehnoloģiju apkalpošana, apsardze tekošie remonti, degviela, reklāmas izdevumi), pārējās saimnieciskās darbības izmaksas, procentu maksājumi

8.grupa Citi ieņēmumi un izdevumi, peļņa un zaudējumi

Kontu plāns satur gan bilances, gan operācijas kontus.

Izpilddokumenti jeb attaisnojošie dokumenti - apliecina saimniecisko operāciju izpildīšanas faktus. Attaisnojuma dokumenti var būt:

• EKA vai EKS čeks;
• pavadzīme;
• rēķins – faktūra;
• importa, eksporta, tranzīta u.c. muitas deklarācija;
• maksājuma uzdevums bezskaidras naudas norēķinam;
• kases ieņēmumu un izdevumu orderi;
• numurēta un VID teritoriālajā iestādē reģistrēta kvīts vai biļete.

Glabāšanas laiks ir:

• attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem — 75 gadi;
• pārējiem attaisnojuma dokumentiem — 5 gadi.(likums “Par grāmatvedību”)

SIA “X”  visi grāmatvedības ieraksti ir saskaņoti ar attaisnojuma dokumentiem, kā arī visi saimnieciskie darījumi ir apliecināti ar attaisnojuma dokumentiem un ieraksti grāmatvedības reģistros tiek veikti, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem un saskaņā ar tiem. Šie dokumenti var būt ārējās vai iekšējās izcelsmes un, atkarībā no to nozīmes, var būt sastādīti vienā vai vairākos eksemplāros. Dokumentam ir obligātas satura sastāvdaļas, tie ir rekvizīti. Visi SIA “X” uzņēmuma saimnieciskie darījumi ir dokumentēti, novērtēti naudas izteiksmē un iegrāmatoti grāmatvedības reģistros sistemātiskā kārtībā un ievērojot hronoloģiju. Ieraksti grāmatvedības reģistros ir pilnīgi un precīzi. Nav pieļaujami ieraksti, kuru saturs vai izmantotie mērķi atšķiras no attaisnojuma dokumenta. Nepareizi aizpildīts dokuments var zaudēt savu juridisko spēku. Dokumentu sagatavošanā SIA “X” vadās pēc likuma “Par grāmatvedību” Latvijas Republikas Finanšu ministrijas norādījumiem “Norādījumi par grāmatvedības dokumentiem un to apgrozību”.

Katrs dokuments uzņēmumā tiek apstrādāts pēc noteiktas shēmas:

• dokumenta sagatavošana (dokuments tiek izveidots un sagatavots nākamajam etapam);
• dokumenta pārbaude (atbildīgā persona (nodaļas vai departamenta vadītājs, administrators, izpilddirektors vai valdes priekšsēdētāja) pārbauda dokumenta pareizību un atbilstību);
• dokumenta apstrāde (tiek veiktas korekcijas, tiek dots apstiprinājums izpildei, dokuments tiek iegrāmatots);
• glabāšanas vieta un termiņš (tiek noteikts, vadoties pēc Latvijas Republikas likumdošanas un iekšējiem noteikumiem);
• nodošana arhīvā.