Рабочие документы аудитора

«Текущее  досье» объединяет рабочие документы, имеющие отношение к тому году, когда проводится аудит.

В состав «специального  досье» вводятся документы инструктивно-нормативного характера:

- законодательно-нормативные  акты,

- инструкции,

- методические  указания,

- данные статистических  учреждений,

- данные периодических  изданий (статьи),

- другие вспомогательные  материалы, способствующие успешному  проведению аудита.

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме  того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень  эффективности внутрихозяйственного контроля, поставленного у клиента.

Рабочая документация содержит:

- записи о  планировании аудита;

- записи о  характере, времени проведения  и объеме выполненных аудиторских  процедур;

- выводы, сделанные  на основе полученных в ходе  аудита сведений.

Записи в  документах производятся средствами, обеспечивающими их сохранность  в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

К моменту  представления аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая  документация должна быть создана (получена) и завершена оформлением.

При подготовке уточненного перечня рабочей  документации в графе «примечание» аудитор обязан указать, какие документы  включаются в него в обязательном порядке, а какие в зависимости  от того влияния, которые они оказывают  на выражение мнения аудитора о достоверности  финансовой отчетности.

В особый раздел должны быть выделены вопросы, касающиеся порядка хранения рабочей документации.

По окончании  аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться  в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно.

Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы  постоянных клиентов следует хранить  в одном комплекте в хронологическом  порядке. При этом файлы «постоянного»  и «специального» досье могут  переноситься из года год в состав новой рабочей документации.

Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать  дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей документации, оформление и  передача ее в архив организует ведущий  аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды  напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы.

Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его  подпись указываются в конце  рабочей документации.

Выдача рабочей  документации, фиксирующей текущий  и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым  аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный  доступ к рабочей документации могут  иметь лишь руководители аудиторской  организации, аудиторы, ответственные  за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных  стандартов аудита. В случае пропажи  или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации  назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования  должны быть оформлены соответствующим  актом [9, с. 7-8].

При изъятии  из архива рабочей документации с  целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе «примечание» формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор  отмечает против названия изъятого документа  дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью [9, с. 9].

Каждый рабочий  документ должен иметь идентификационные  параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса).

В рабочих  документах следует проставить идентификационные  индексы и перекрестные ссылки, чтобы  помочь их комплектованию в файлы.

Готовые рабочие  документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную  в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и  имеющие форму меморандума, пометки  процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.

 

3. Документирование и оценка значимых вопросов и процедур

3.1 Документирование идентификационных  признаков отдельных статей или  тестируемых вопросов

При документировании характера, временных рамок и  объема выполненных аудиторских  процедур аудитор должен отражать идентификационные  признаки отдельных статей или тестируемых  вопросов.

Документирование  идентификационных признаков осуществляется для различных целей. Например, это  дает возможность аудиторской группе нести ответственность за свою работу и способствует исследованию нестандартных  ситуаций и несоответствий. Идентификационные  признаки зависят от характера аудиторских  процедур, а также статей или вопросов, подлежащих проверке. Например:

- при детальной  проверке сделанных клиентом  заказов на поставку аудитор  может отразить в рабочих документах  наименование документов, отобранных  для проверки, дату их составления  и номера заказов;

- при проведении  процедур выборочной или обзорной  проверки тех статей, которые  превышают определенную сумму  в данной совокупности, аудитор  может задокументировать объем  процедур и идентифицировать  проверяемую совокупность (например, указать, что все хозяйственные  операции, превышающие определенную  сумму, включены в проверяемую  совокупность);

- при проведении  процедур систематической выборки  из генеральной совокупности  документов аудитор может идентифицировать  и указать в рабочих документах  наименование отобранных документов, их источники, исходную точку  и интервал выборки (например, систематическая выборка накладных  на отгрузку, отобранных из журнала  регистрации накладных за период  с 1 апреля по 30 сентября, начиная  с записи за № 12345 с отбором  каждой 125-й записи);

- при проведении  процедур запроса к определенным  сотрудникам проверяемой организации  аудитор может указать в рабочих  документах дату запроса, имена и должности сотрудников компании;

- при проведении  процедур наблюдения аудитор  может указать в рабочих документах  наблюдаемые процессы или предметы, ответственных лиц, их обязанности,  а также место и дату проведения  наблюдения [9, с. 11-13].

3.2 Значимые вопросы

Оценка значимости того или иного вопроса требует  объективного анализа фактов и обстоятельств. В частности, к значимым вопросам можно отнести

- вопросы,  которые приводят к значительным  рискам;

- результаты  аудиторских процедур, указывающие  на то, что финансовая информация  может быть существенно искажена, или на необходимость пересмотра  аудитором предыдущей оценки  рисков существенного искажения  и ответных действий аудитора  на оцененные риски;

- обстоятельства, которые доставляют аудитору  значительные трудности в применении  необходимых аудиторских процедур;

- выводы, которые  могут повлечь модификацию аудиторского  заключения.

Аудитор может  счесть полезным подготовить и сохранить  как часть аудиторской документации краткий отчет (меморандум), в котором  описываются значимые вопросы, выявленные в ходе аудита, и порядок их рассмотрения или указываются перекрестные ссылки на другие рабочие документы, где  отражена такая информация.

Составление такого меморандума может способствовать эффективности и действенности  обзорной проверки и инспектирования  аудиторской документации, особенно в отношении масштабных и сложных  аудиторских проверок.

В дальнейшем подготовка такого меморандума может  облегчить рассмотрение аудитором значимых вопросов [9, с.14].

Аудитор должен своевременно документировать обсуждение с руководством и иными ответственными лицами значимых вопросов, возникших  в ходе аудиторской проверки [18].

Аудиторская документация включает записи (протоколы) проведенных обсуждений значимых вопросов с указанием того, когда и с  кем проводились обсуждения.

Это могут  быть не только записи, подготовленные аудитором, но и другие соответствующие  записи, например, согласованные протоколы  собраний, подготовленные сотрудниками проверяемой организации.

Под иными  ответственными лицами, с которыми аудитор может проводить обсуждения значимых вопросов, понимаются лица, ответственные  за управление (представители собственника), другие штатные сотрудники организации, сторонние специалисты, к примеру, лица, предоставляющие организации  профессиональные консультации.

Если аудитор  выявил информацию, которая противоречит или не соответствует окончательному выводу в отношении значимых вопросов, то необходимо документальным образом  оформить то, как он обратил внимание на противоречия и несоответствия при  формировании окончательного вывода.

При этом не подразумевается, что аудитору необходимо сохранить  документацию, которая содержала  неверную информацию и подлежала  замене.

4. Формирование окончательного аудиторского файла и внесение изменений в аудиторскую документацию в исключительных обстоятельствах

Аудитор должен своевременно завершить формирование окончательного аудиторского файла  после даты подписания аудиторского заключения.

Завершение  формирования окончательного аудиторского файла после даты аудиторского заключения представляет собой административный процесс, который не требует выполнения новых аудиторских процедур или  формулирования новых выводов. Однако изменения могут быть внесены  в аудиторскую документацию в  процессе формирования аудиторского файла  только в том случае, если они  носят административный характер.

Примерами таких  изменений могут быть:

- уничтожение  или изъятие замененной документации;

- упорядочивание, сверка и проставление перекрестных  ссылок в рабочих документах;

- подписание  завершающих контрольных листов  в связи с завершением процесса  формирования аудиторского файла;

- документирование  аудиторских доказательств, которые  были собраны, обсуждены и согласованы  аудитором с соответствующими  членами аудиторской группы до  даты аудиторского заключения.

После того, как  формирование окончательного аудиторского файла завершено, аудитор не должен уничтожать, или изымать аудиторскую  документацию до истечения срока  хранения.

Если аудитор  считает необходимым изменить существующую аудиторскую документацию или дополнить  ее после завершения формирования окончательного аудиторского файла, он должен, независимо от характера модификаций, внести в  рабочие документы следующие  сведения:

а) когда и  кем были внесены изменения, и, если применимо, когда и кем проверено;

б) конкретные причины внесения изменений (дополнений);

в) влияние  на выводы аудитора.

Если после  даты аудиторского заключения возникают  исключительные обстоятельства, которые  требуют, чтобы аудитор выполнил новые или дополнительные аудиторские  процедуры или сделал новые выводы, он должен документальным образом оформить:

а) возникшие  обстоятельства;

б) вновь выполненные  или дополнительные аудиторские  процедуры, полученные аудиторские  доказательства и достигнутые выводы;

в) когда и  кем внесены изменения в аудиторскую  документацию и когда и кем  проверены.

К исключительным обстоятельствам относят открывшиеся  факты в отношении проверенной  финансовой информации, которые существовали на дату аудиторского заключения и  которые могли оказать влияние  на аудиторское заключение, если бы были известны ранее [12].

 

Заключение

Исследование  основных положений документирования аудита позволяет сделать следующие  выводы:

1. Аудиторская  организация и индивидуальный  аудитор должны документально  оформлять все сведения, которые  важны с точки зрения предоставления  доказательств, подтверждающих аудиторское  мнение, а также доказательств  того, что аудиторская проверка  проводилась в соответствии с  федеральными правилами (стандартами)  аудиторской деятельности.

2. Рабочие  документы используются: при планировании и проведении аудита; при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы; для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

3. Состав, количество  и содержание рабочих документов, входящих в рабочую документацию  аудита, определяются исходя из:

- характера  аудиторского задания;

- формы аудиторского  заключения;

- характера  и сложности деятельности экономического  субъекта;

- состояния  бухгалтерского учета экономического  субъекта;

- необходимого  уровня руководства и контроля  за работой персонала аудиторской  организации при выполнении отдельных  процедур;

- конкретных  методов и приемов, применяемых  в процессе проведения аудита.

4. Рабочая  документация является собственностью  аудиторской организации, которая  вправе по своему усмотрению  совершать в отношении принадлежащей  ей рабочей документации любые  действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной  этике.