В своей практической работе начальник  ОТЭО руководствуется: действующими на морском транспорте положениями, инструкциями, приказами, соглашениями, договорами, регламентирующими перевалку экспортно-импортных  и каботажных грузов, правилами и  положениями, обеспечивающими безопасную работу на морском транспорте, инструктивными указаниями отдела коммерческой и договорной работы, приказами генерального директора ОАО «НМТП».  

      схема 1. структура ОТЭО

ОТЭО 
 
 
 

Сектор документо-обработки   Сектор по экспедированию грузов

транспортных  средств 
 

2.2 Основные задачи. Связи

      Управление  транспортно-экспедиторскими операциями по передаче грузов между смежными видами транспорта в соответствии с  действующими договорами. Осуществление координации с управлением складского хозяйства, их инструктаж и контроль за правильностью оформления и хранения документов, движения грузов, контейнеров в соответствии с действующими правилами и инструкциями, приказами и договорами.

      Организация и ведение ежесуточной отчетности о движении грузов, контейнеров, а также контроль за правильностью первичного учета на складах и причал ах при приеме и отправлении грузов, контейнеров морским, железнодорожным и автомобильным транспортом. Своевременное обеспечение складского хозяйства порта документами, необходимыми для производства погрузочно-разгрузочных работ. Ведение ежесуточного оперативного учета хода обработки транспортных средств, исполнение поручений и разнарядок в соответствии с заключенными договорами на перевалку экспортно-импортных грузов.

      Разработка  и согласование с отделом коммерческой и договорной работы оформления грузовой документации экспортных, импортных  грузов, а также разработка мероприятий по упрощению и совершенствованию указанной документации и грузового учета. Контроль за своевременным завозом грузов в порт в соответствии с планом завоза. Проведение оперативно-производственных совещаний складских работников по вопросам совершенствования и обмена опытом их работы, входящим в функции ОТЭО.

      Своевременное таможенное  оформление экспортно-импортных грузов. Контроль за соблюдением режимов и сроков хранения грузов на складах в зоне таможенного контроля (ЗТК). Ведение централизованного документационного учета и отчетности о движении грузов.

      Контроль  за соблюдением правил и сроков оформления документов при передаче грузов с  одного вида транспорта на другой. Контроль за своевременной отгрузкой грузов и, в случае необходимости, принятие мер для ускорения вывоза. Решение вопросов отгрузки из порта залежалых грузов грузовладельцами. Оперативная связь и переписка со структурными подразделениями порта, капитанами судов или их агентами, смежными видами транспорта, клиентурой, таможней и урегулирование с ними вопросов, входящих в функции отдела ОТЭО. Организация учебы по повышению квалификации складских работников и персонала ОТЭО совместно с отделом коммерческой и договорной работы и управлением персонала порта.

      В процессе своей деятельности ОТЭО взаимодействует со всеми структурными подразделениями порта, таможней с ОЦУП станции Новороссийск, экспедиторами, грузовладельцами и другими предприятиями (организациями), координирует деятельность структурных подразделений порта в области транспортно-экспедиторской деятельности. Со структурными подразделениями ОАО «НМТП» - по вопросам документационного обеспечения управления. С правовым управлением ОАО «НМТП» - по правовым вопросам,  связанным с подготовкой документов. С управлением персонала- по вопросам подбора и расстановки кадров управления делопроизводства и повышения их квалификации, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами. С Управлением материально-технического снабжения и документов, канцелярскими принадлежностями и пр. С Управлением информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и обработки информации. С финансовым управлением - по вопросам предоставления отгрузочных документов по экспортно-импортным грузам для выставления счетов за ПРР. С Управлением экономики - по вопросам предоставления ежемесячных отчетных данных по переработке экспортно-импортных грузов. С отделом по коммерческой и договорной работе - по вопросам согласования условий приема, хранения и отгрузки экспортно-импортных грузов.

3. Работа в отделе

3.1 Сектор экспедирования экспортных грузов

      Подтверждение плана завоза экспортных грузов и  контроль за его исполнением, согласование дополнительных планов с заинтересованными сторонами. Работа с отчетами по поступлению вагонов за сутки, сводок по подходу, постановке и погрузке судов. Прием от грузовых районов приемных актов и товаро-сопроводительных документов на поступившие экспортные грузы: сортировка по комбинатам, номенклатуре груза, экспортным контрактам и спецификациям.

      Прием и регистрация ГТД, ТД, МТТ, ВТТ, ВПД (на поступившие, на экспорт грузы). Проверка наличия и соответствия в документах отправителя таможенных отметок, направляющих штампов таможни, даты срока доставки, штампов по прибытию, отметок жд. станции, порта и т.д. на груз, прибывший по МТТ, ВТТ, ТД, ВПД, ГТД. Ксерокопирование МТТ, ТД, ВТТ, инвойсов, счетов-фактур, Ж/Д накладных, описей на груз, прибывший ПО МТТ , ВТТ, ТД (для Новороссийской таможни).

      Проверка  соответствия данных в приемных актах порта и Ж/Д накладных" ГТД, ТД, МТТ, ВТТ, ГТД, актах затарки и других товаро-сопроводительных документах.

      Присвоение  номеров ДУ на груз в журнале по учету ЗТК порта, оформление записей  в журнале по учету груза ЗТК порта. Оформление и печать ДУ в электронном виде и на бумажном носителе (ежемесячно около 4000 ДУ), учет ДУ по отправителям, учет ПА порта по отправителям и номенклатуре груза.

      Переписка с экспедиторами, таможней, железной, дорогой, отправителями по приему, хранению, учету и отгрузке экспортных грузов, по ~редоставлению копий ГТД с отметкой о вывозе товара и т.д ..

      Учет  и контроль отгруженных на суда грузов (по поручениям). Работа с СПГ- подбор ПА к СПГ по мере загрузки судов  экспортным грузом. Передача копий СПГ экспедиторам.

      Подготовка  пароходных дел для передачи ВФО: сверка со справками грузового района, проверка правильности оформления тальманских  расписок, оформление справки по судну  для расчетов ВФО по договорам  и количеству ПА порта, оформление справки по отгруженным «опасным» грузам (МОПОГ). Регистрация и передача судовых дел в ВФО в установленные сроки. Подбор и сверка ДУ с экспортными поручениями на отгрузку.

      Выпуск (списание) груза с учета ЗТК  в электронной базе и журнале  ЗТК порта. Формирование и подготовка пароходного дела для хранения, с последующей передачей в архив порта (4-5 судов в сутки). Ежедневная сводка по движению экспортного груза с разбивкой по отправителям, экспедиторам, номенклатуре груза и т.д. Ежедневная передача отработанных документов экспедиторам, передача ГТд, МТТ ВПД, ТД, ВТТ под роспись экспедиторам. Ежемесячный электронный отчет по движению экспортных грузов.

      Прием от экспедиторских фирм копий ГТД (3-х  экземпляров), с отметкой о вывозе товара при реестре. Проверка наличия штампов и печатей о вывозе товара их качества. Передача при реестре (под роспись) финансовому отделу порта - копий ГТД с отметкой о вывозе товара. Учет реестров на передачу ГТД по экспедиторам. Сверка и получение от станции Новороссийск коммерческих актов и АОФ, регистрация и передача оригиналов актов экспедиторам. Переписка с ж/д станциями, экспедиторами и отправителями по прием у груза, поступившего в порт по коммерческим актам. Работа с расходными ордерами: подборка писем, ПА порта, проверка, списание, передача в ВФО и клиентам.

      Функции Экспортного сектора:

1. Подтверждение плана завоза экспортных грузов и контроль за его использованием, согласование дополнительных планов с заинтересованными отделами порта.
2. Переписка с клиентами таможней, ж/д дорогой по вопросам касающимися выгрузки вагонов и отгрузки на суда экспортных грузов.
3. Принимает от грузовых районов приемных актов и товаросопроводительные документы на поступившие в порт грузы, проводит их по учету зоны таможенного контроля (ЗТК). По мере отгрузки грузов из порта, списывает их с учета ЗТК согласно отгруженых документов, поступивших от работников грузовых районов.
4. Формирует пароходные дела и по мере их готовности передает их валютно-финансовый отдел.
5. Контролирует своевременное представление складскими работниками грузовых районов документов на прием и отгрузку экспортных грузов.
6. Осущестляет контроль за исполнением поручений на отгрузку экспортных грузов.
7. Ведет учет погруженных грузов на суда.
8. Своевременная подготовка комплекса грузовых документов и их подписание у капитана судна по мере погрузки коносаментных партий.
9. Составление ежемесячных отчетов для отделов порта.
10. Формирование базы данных по отгруженным судам для нологовой инспекции.
11. Сверка  получение коммерческих актов и АОФ на ж/д станции Новороссийск.

      Документы для прохождения груза через  экспортный сектор: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2 Сектор экспедирования импортных грузов

      Получение от клиента документов (коносаменты, разнарядки, сертификаты) на прибывший импортный груз. Формирование электронной базы данных для оформления приемных и отгрузочных документов в программе «импорт». Формирование пакета документов на выгрузку и отгрузку импортного груза и передача его на грузовой район. Формирование пакета документов на выпуск импортного груза и передача его  на грузовые районы.

      Ведение учета выгруженного и отгруженного импортного груза по коносаментам и получателям. Получение ж/д квитанций на станции Новороссийск. Списание отгруженных грузов в зоне таможенного контроля на бумажном носителе и в электронном виде.

      Оформление  извещений и формирование пакета документов на выгрузку импортного груза и передача их в ВФО. Оформление извещений на отгруженный груз на основании полученных отгрузочных документов с грузовых районов и передача их клиентам. Ежеквартальное оформление извещений на отгруженный груз дЛЯ ВФО с подсчетом сроков хранения.

      Оформление  извещений на закрытие пароходной партии с подсчетом сроков хранения и  передача их с пакетом документов в ВФО. Ведение переписки с клиентами, Новороссийской таможней, желдорогой и другими организациями, задействованными в переработке импортных грузов.