Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ   Учреждение  образования «Новогрудский государственный торгово-экономический  колледж»                                                                   2012 год

Вопросы

 

1. Стандартизация, унификация, трафаретизация управленческих  документов.

 

2. Общие требования  к составлению и оформлению  документов.

 

3. Правила составления  и оформления протоколов, постановлений  и решений.

 

4. В целях  заключения договоров, проведения  маркетинговых исследований, а также  изделий оформить приказ по  РУП «Офисмебель» об участии  в Национальной выставке Республики Беларусь, которая состоится в Москве 12 – 15 января 20__ г.: зам. Генерального директора по качеству заключить в установленном порядке договоры с Белорусской торгово-промышленной палатой  на предоставление услуг по участию РУП «Офисмебель» в выставке; зам. Директора по сбыту до 30.12.20__ г.  Подготовить необходимое количество товаров для демонстрации на  выставке; начальнику транспортного отдела обеспечить выделение транспорта для доставки экспонатов и возврата на предприятие, командировать представителей предприятия для работы на выставке. Остальные данные указать самостоятельно.

 

1. Стандартизация, унификация, трафаретизация управленческих  документов.

 

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодности к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, чтобы документ обладал этими качествами он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для приведения документов к единой схеме построения была проведена работа по унификации и стандартизации в области документоведения.

Унификация  документов заключалась в приведении их к единообразию по составу и  форме.

Стандартизация  в области документоведения означает установление общегосударственных норм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями.

Любой документ входит в соответствующую систему  документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированные системы документации созданы, чтобы  привести их к единой схеме, одному образу.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В состав унифицированной  системы входят:

В настоящее  время действует ряд унифицированных  систем документации, например, унифицированная  система плановой документации, унифицированная система отчетно-статистической документации и др. Среди действующих УСД  особое место для реализации общей для вех органов управления функции принадлежит унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСРД).

УСОРД – унифицированная  система документации, устанавливающая  требования к составу, содержанию и  оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления.

Она обеспечивает организацию процессов управления и управленческого труда для всех разновидностей организаций, предприятий и учреждений вне зависимости от форм собственности.

1. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее СТБ 6.38-2004).

2. Методические  указания по применению стандарта  6.38-2004.

3. Классификатор  унифицированных форм организационно-распорядительных  документов.

4. Унифицированные  формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам.

Большая часть организационно-распорядительных документов оформляется на бумаге.  Производство различных механизмов и приспособлений для хранения бумаг и работ с ними (папок, скоросшивателей, конвертов и т.д.) потребовало унификации и форматов бумаги, на  которой печатались документы.

Документы оформляются  на бумаге формата А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Документы, содержащие таблицы и графики (ведомости, планы и т.п.) оформляются на формате А3 (297х420 мм).

В организации  должен быть установлен единый порядок  по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству организации или доведен до сотрудников в виде специальных инструкций, практических занятий.

Применение  компьютерных технологий значительно  облегчает создание документов. Обычно в организациях используются множество  повторяющихся документов: приказы  о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников и т.п. Также документы являются типовыми для данной организации, поэтому создаются специальные формы или шаблоны.

Шаблон –  это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа.

Шаблоны могут  включать в себя:

1. Текст или  элементы форматирования для  однотипных документов;

2. стили;

3. меню и назначенные  клавиши;

4. панели инструментов.

Форма – это  заранее заготовленный шаблон или  текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, т.е. формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т.п.) для ввода данных, а также стандартные фразы. Поля трафаретного документа подсказывают куда и в какой последовательности надо вводить текст. Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.

 

 

 

2. Общие  требования к составлению и  оформлению документов.

 

При оформлении документов его реквизиты можно  разделить на три основные части: заголовок, содержательную и оформляющую.

Все реквизиты  между собой разделяются двумя, четырьмя межстрочными интервалами.

Требование  стандарта к документам, изготавливаемым с помощью технических средств (п.6 СТБ 6.38-2004).

1. Набор текста  с использованием средств вычислительной  техники осуществляется в редакторе Microsoft Word с применением шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифтов установленных нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

2. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

3. Реквизиты  документа отделяют друг от  друга двумя межстрочными интервалами.

4. При оформлении  документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа  отделяют друг от друга полуторным интервалом межстрочным интервалом.

5. Название вида  документов печатаются прописными  буквами.

6. Расшифровку  подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

7. Максимальная  длина строки многострочных реквизитов  «Заголовок к тексту» - 28 знаков, включая пробелы, для пишущей  машинки или 73 мм – на компьютере.

8. При печатании  документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора, при оформлении на компьютере отступы в миллиметрах от границы левого поля.

0 – граница  левого поля;

1 – после  5 печатных знаков от границы  левого поля или 12,5 мм;

2 – после  16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 – после  24 печатных знаков от границы  левого поля или 60 мм;

4 – после  32 печатных знаков от границы  левого поля или 80 мм;

5 – после  40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 – после  48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 – после  56 печатных знаков от границы  левого поля или 140 мм;

9. От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизите «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова: «Верно», «Слушали», «Постановили», «Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю».

10. От первого  положения печатают начало абзацев  в тексте.

11. От четвертого  положения печатают реквизиты  «Адресат».

12. От пятого  положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

13. От шестого  положения печатают расшифровку  подписи в реквизите «Подпись».

14. От седьмого  положения печатают коды по   [1] – [3]/

15. При наличии  нескольких грифов утверждения  и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого до пятого положений.

16. Если заголовок  к тексту превышает пять строк,  допускается его продлевать до  границы пятого положения. Точку  в конце заголовка не ставят.

17. если в  тексте документа имеются примечания или, выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал или 14 пт, для компьютера.

18. При оформлении  документов на двух или более  страницах вторая и последующая  страницы должны быть пронумерованы.  Номера страниц  проставляются  посередине верхнего поля листа  арабскими цифрами.

19. Документы  со сроком хранения до трех  лет допускается печатать на двух сторонах листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правила составления и оформления протоколов, постановлений и решений.

 

Протокол –  это распорядительный документ, в  котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

Протокол ведется  во время заседаний специального назначенным лицом – секретарем.

- в формуляр протокола совещания включены следующие реквизиты:

- наименование  учреждения, автора;

- название вида  документа (протокола);

- дата проведения  совещания;

- гриф утверждения  (в том случае, когда протокол  подлежит утверждению);

- место проведения;

- заголовок;

- повестка дня;

- председатель, секретарь заседания;

- текст;

- слушали –  выступление докладчика;

- выступили – выступление содокладчика;

- постановили  или решили – постановление  или решение коллегиального органа, собрания, совещания;

- подписи председателя  и секретаря.

Рассмотрим  основные составляющие протокола:

- Дата

На протоколе  проставляется дата проведения совещания, а не дата оформления или подписания протокола. Если совещание продолжается несколько дней, сначала указывается дата начала совещания, через тире – его окончания.

- Номер протокола  является порядковым номером  совещания в течение года (исключение составляют учебные заведения, в которых это может быть порядковый номер совещания в течение учебного года).

- Место совещания  – указывается город, в котором  оно состоялось.

- Заголовок  протокола содержит указание  на вид совещания (заседание,  собрание, совещание) и название коллегиального органа, который его проводит, в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы.

- Текст протокола  состоит из двух частей:

- вводной, которая  содержит строго определенную  информацию, располагаемую всегда  в одинаковом порядке;